Roles y permisos

Guía de referencia sobre roles institucionales, derechos de acceso, asignaciones con alcance, visibilidad de pestañas del perfil y cómo interactúan los roles con los paquetes de producto en Fuxam Web.

Los roles y permisos son la base del control de acceso en Fuxam Web. Un rol es un conjunto con nombre de derechos que determinan qué puede ver y hacer una persona. Cada usuario tiene al menos un rol, y su acceso efectivo es la combinación de los derechos otorgados por ese rol, más las asignaciones con alcance en cursos, cohortes, programas de estudios o usuarios concretos.

Este capítulo es el punto de referencia del acceso en todo el manual. La visibilidad de la barra lateral de OrgHub, las pestañas del perfil de usuario, el contenido de las invitaciones y las asignaciones a nivel de cohorte derivan del mismo modelo descrito aquí. Para saber cómo se combinan los derechos de acceso con los paquetes de producto en OrgHub, consulte Permisos, funciones y visibilidad.

Por qué importa

Las universidades funcionan con separación de funciones. El personal de admisiones necesita datos de solicitantes; los organizadores de módulos necesitan herramientas de planificación; los estudiantes necesitan sus propias calificaciones, pero no las de los demás. Los roles permiten expresar esos límites en el software sin crear un tipo de cuenta distinto para cada puesto.

Sin un diseño deliberado de roles, aparecen dos problemas predecibles: sobrepermisos (demasiadas personas pueden modificar registros que solo deberían leer) y poca visibilidad (los colegas no encuentran los menús que necesitan para su trabajo). Ambos parecen fallos del producto, pero suelen ser carencias de configuración. Invertir tiempo en los roles al principio compensa en Gestión de usuarios, Programas de estudios y cohortes, gestión de cursos y en cualquier otro módulo que compruebe el acceso antes de mostrar una página.

Cómo encaja

Los roles están en el centro del modelo de acceso de Fuxam. Los paquetes de funciones determinan qué ha contratado la institución; los roles determinan qué puede hacer cada persona con esas capacidades.

Orden habitual del flujo de trabajo para una institución nueva:

1. Revise qué paquetes de producto Fuxam están activados (Base, CMS, LMS, Apply).
2. Defina roles institucionales que reflejen funciones reales: Estudiante, Profesor, Coordinador de curso, personal de secretaría académica y similares.
3. Asigne derechos de acceso por rol, empezando por Gestión de usuarios y las áreas de OrgHub que necesite cada función.
4. Asigne roles al crear usuarios o ajústelos después desde la pestaña Acceso del perfil.
5. Para estructuras académicas, añada asignaciones de rol con alcance en cohortes o cursos cuando el acceso a toda la organización sería demasiado amplio.

Conceptos clave

Acceso de toda la organización frente a acceso con alcance

Algunos derechos se aplican a toda la organización; por ejemplo, el permiso para ver usuarios permite ver a todos los usuarios de la institución. Otros tienen alcance en un curso, cohorte, programa de estudios o persona concretos. Los derechos con alcance solo surten efecto cuando el rol está asignado a esa entidad.

La pestaña Acceso del perfil de un usuario muestra las asignaciones de rol generales y con alcance. Esto es especialmente importante para el personal de cohorte y de programa que necesita derechos de planificación o inscripción en un grupo de ingreso pero no en toda la institución.

Abrir la configuración de roles

Los roles se gestionan en los Ajustes de la institución, no en OrgHub.

La página incluye tres secciones:

• Superadmins — usuarios con acceso administrativo completo.
• Roles y permisos — la lista de roles institucionales.
• Paquetes de acceso — conjuntos agrupados de derechos vinculados a paquetes de producto Fuxam.

Crear un rol

Asignar derechos de acceso

Los derechos de acceso son aditivos dentro de un rol: todo lo activado se concede a los usuarios con ese rol asignado.

Derechos habituales de Gestión de usuarios

Muchas otras categorías cubren planificación de OrgHub, planes de estudios, exámenes, cursos y ajustes. El capítulo Permisos, funciones y visibilidad relaciona elementos habituales de la barra lateral de OrgHub con el acceso que requieren.

Derechos de visualización relacionados con el perfil

Al configurar quién puede abrir qué áreas del perfil, piense en resultados concretos:

Combine cada derecho de visualización con el paquete de producto correspondiente (véase más abajo) para que las pestañas aparezcan realmente.

Visibilidad de pestañas del perfil de usuario

Cada rol tiene ajustes de Información del usuario que controlan qué pestañas aparecen en los perfiles de usuario (para usuarios con ese rol) y en la pantalla de inicio del panel. Esto es independiente del acceso a la barra lateral de OrgHub: un profesor puede ver Calificaciones en perfiles de estudiantes sin tener acceso al Centro de exámenes completo.

Algunas pestañas también requieren un paquete de producto (FuxamCMS, FuxamLMS, FuxamApply) o un ajuste institucional activado antes de que aparezcan. Una página o pestaña solo es visible cuando el rol del usuario tiene el acceso requerido y la institución tiene activada la función correspondiente.

Consulte Ver un usuario para saber cómo se muestran las pestañas del perfil en cuentas individuales.

Paquetes de acceso y paquetes de producto

Los paquetes de acceso en la página de ajustes Roles y permisos vinculan roles con paquetes de producto Fuxam (Base, CMS, LMS, Apply). Los paquetes de funciones activados para su institución determinan qué secciones de OrgHub y qué pestañas del perfil de usuario existen.

Piense en la relación así:

Las cuatro capas pueden aplicarse a la vez. Consulte Permisos, funciones y visibilidad para el mapa completo de la barra lateral de OrgHub.

Asignar un rol a un usuario

Asigne roles cuando:

• Cree un usuario — elija un rol general inicial en el formulario Añadir usuario.
• Edite un usuario — cambie el rol general (principal) en la tabla de Usuarios o en las pestañas Descripción general / Acceso.

Para personal académico que necesita derechos en una cohorte o programa de estudios concreto en lugar de a toda la institución, use asignaciones con alcance en la pestaña Acceso o mediante las opciones Acceso de Acciones masivas. También puede revocar una asignación con alcance sin cambiar el rol principal de la persona.

Ajustes de invitación por rol

Los roles individuales pueden sustituir el idioma, el asunto, el texto y el vídeo de introducción por defecto de las invitaciones. Cuando se configuran en un rol, esos valores reemplazan los valores por defecto de la institución para los usuarios invitados con ese rol. Si no se configuran, se aplican los valores por defecto de Ajustes del correo de invitación.

Es útil cuando estudiantes y personal deben recibir un tono de incorporación distinto; por ejemplo, un vídeo de bienvenida para estudiantes de primer curso frente a un mensaje breve de orientación para el personal. Configure las sustituciones en cada rol en Ajustes → Roles y permisos, en la sección de incorporación o invitación de ese rol.

Las invitaciones pendientes siguen vinculadas al correo y al rol del invitado hasta que la persona active la cuenta o se cancele o reenvíe la invitación; consulte Reenviar una invitación.

Buenas prácticas

• Refleje funciones reales. Empiece con un conjunto pequeño de roles (Estudiante, Profesor, Personal, Administrador) y divídalos solo cuando los derechos de acceso difieran de verdad.
• Prefiera el acceso con alcance para estructuras académicas. Un organizador de módulos de una cohorte rara vez necesita permiso de toda la organización para ver todos los programas de estudios. Asigne el rol en la cohorte o el programa.
• Separe lectura y escritura. Conceda al personal de secretaría académica permiso para ver usuarios antes que permiso para actualizar usuarios hasta estar seguro de que la definición del rol es correcta.
• Documente su matriz de roles. Mantenga una tabla interna de qué roles corresponden a qué capacidades; auditores y nuevos administradores lo preguntarán.
• Pruebe con un colega. Tras cambiar un rol, pida a alguien con ese rol que inicie sesión y confirme que la visibilidad de OrgHub coincide con lo esperado antes de desplegarlo ampliamente.
• Revise los Superadmins periódicamente. El acceso administrativo completo debe limitarse a quienes lo necesiten activamente.
• Alinee las sustituciones de invitación con el público. El tono de invitación para estudiantes frente a personal debe coincidir con el rol asignado al enviar.

Errores frecuentes

Preguntas frecuentes

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