Aprobar o rechazar
Registrar una decisión de admisiones estableciendo el estado de la solicitud, completar la revisión de campos y enviar el correo automático de revisión al solicitante.
Aprobar o rechazar una solicitud significa establecer un estado de decisión en una entrega — Accepted, Conditionally accepted, Rejected, Needs update u otro valor del proceso — tras completar la revisión. Fuxam envía un correo de revisión y una notificación en la aplicación al solicitante para la mayoría de los estados de decisión, con un resumen del resultado y comentarios a nivel de campo cuando corresponda.
Este es el punto formal de decisión en el embudo de admisiones. Todo lo anterior — formularios de solicitud, envío por el portal, revisión en la hoja de detalle — conduce aquí. Todo lo posterior — avance de etapa, estado Enrolled, aprovisionamiento de usuarios, asignación a cohorte — depende del estado que establezca ahora.
Por qué es importante
Los solicitantes necesitan decisiones oportunas y documentadas. Los cambios de estado en OrgHub son el registro del sistema: actualizan lo que los solicitantes ven en My Submissions, activan notificaciones por correo y pueden iniciar flujos de inscripción. Una decisión clara de aceptación, rechazo o aceptación condicional cierra el ciclo de evaluación y permite a los equipos de admisiones pasar a la incorporación o liberar capacidad para candidatos en lista de espera.
Para el personal, el selector de estado de decisión y la acción Complete review garantizan que la retroalimentación capturada durante la revisión de campos llegue al solicitante en un único mensaje estructurado, en lugar de correos manuales dispersos.
Cómo encaja
La comunicación manual es paralela a este flujo: úsela para mensajes informativos, no como sustituto de registrar el estado de decisión oficial.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Decision status | El estado de la solicitud que establece para registrar el resultado — p. ej. Accepted, Rejected, Conditionally accepted. |
| Review email | Correo automático enviado cuando los administradores establecen un estado de decisión (no para Draft ni Pending). |
| Complete review | Acción tras revisar todos los campos obligatorios: confirma la notificación con resumen de decisión y comentarios por campo. |
| Confirmation email | Recibo automático separado enviado cuando el solicitante envía el formulario por primera vez. |
| Enrollment workflows | Procesos que pueden iniciarse cuando el estado llega a Enrolled: creación de cuenta de usuario, firma de contrato de estudios, asignación de código de sistema. |
Comportamiento del correo de confirmación
| Evento | Correo |
|---|---|
| El solicitante envía el formulario | Confirmation email automático (recibo) |
| El administrador establece un estado de decisión | Review email con decisión y retroalimentación |
| Estado establecido en Draft o Pending | No se envía correo de revisión |
Los correos de revisión incluyen el título del formulario, el nombre del programa, la decisión y los comentarios por campo configurados en el flujo de revisión.
Cómo establecer el estado desde la hoja de detalle
Abra al solicitante en la detail sheet (consulte Review an application).
Use el selector Status en la cabecera para elegir una decisión — por ejemplo Accepted, Conditionally accepted, Rejected o Needs update.
Confirme los cuadros de diálogo que aparezcan. Los flujos de aceptación pueden solicitar vista previa del contrato de estudios o asignación de cohorte cuando esté configurado.
Elija Needs update cuando el solicitante pueda corregir respuestas concretas en lugar de cuando la solicitud se rechace de forma definitiva; combínelo con comentarios por campo de la revisión.
Cómo completar la revisión de campos y notificar
Cuando se usa revisión por campo:
Finalice la revisión de todos los campos obligatorios.
Seleccione Complete review (o la acción equivalente en la hoja de detalle).
Confirme el envío de la notificación. Fuxam envía por correo al solicitante el resumen de la decisión y la retroalimentación por campo.
Complete review es el camino adecuado cuando su formulario exige marcar cada campo antes de notificar. Si solo necesita un cambio de estado simple sin revisión de campos, el selector Status por sí solo puede bastar; no omita nunca la revisión de campos obligatoria cuando el formulario la exija.
Guía de decisiones
| Estado | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Accepted | El solicitante cumple todos los requisitos; oferta incondicional. |
| Conditionally accepted | Oferta extendida pero quedan documentos, contrato u otras condiciones. |
| Rejected | La solicitud no cumple los requisitos y no puede subsanarse. |
| Needs update | El solicitante puede corregir o completar respuestas y reenviar. |
| Enrolled | Incorporación completada — el solicitante se asigna a la cohorte (consulte la advertencia de inscripción más abajo). |
Para el proceso completo y el orden recomendado entre estados, consulte Move to next stage.
Buenas prácticas
- Revise antes de decidir — Abra y evalúe las respuestas en la detail sheet antes de establecer Accepted o Rejected.
- Use aceptación condicional para carencias subsanables — Conditionally accepted mantiene el proceso abierto mientras se hace seguimiento del contrato y la documentación; use Pending requirements (cuando sea visible) para plazos.
- Procese en lote con cuidado — Bulk process applications envía correos de revisión a cada fila seleccionada; verifique la selección antes de confirmar.
- Alinee con la política de correo — Comprenda qué notificaciones son automáticas en Email notifications para que los solicitantes no reciban mensajes manuales duplicados.
Errores frecuentes
- Establecer Enrolled demasiado pronto — La inscripción puede crear usuarios y asignar cohortes; confirme contratos y condiciones primero.
- Esperar correo para Draft o Pending — Esos estados no activan correos de revisión; el solicitante puede seguir editando.
- Rechazar sin comentarios — Cuando se usa revisión por campo, los comentarios ayudan al solicitante a entender el resultado incluso en rechazos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Rejected y Needs update?
Needs update invita al solicitante a corregir respuestas concretas y reenviar. Rejected cierra la solicitud como rechazada. Use Needs update solo cuando el reenvío esté permitido y tenga sentido.
¿Puedo cambiar una decisión después de enviar el correo de revisión?
Puede actualizar el estado de nuevo desde la hoja de detalle, lo que puede enviar otro correo de revisión (excepto para Draft o Pending). Considere comunicar el contexto en reversiones sensibles.
¿La aceptación inscribe automáticamente al solicitante?
No necesariamente. Muchas instituciones usan primero Accepted o Conditionally accepted y pasan a Enrolled tras los pasos de incorporación. Los cuadros de diálogo de aceptación pueden solicitar asignación de cohorte cuando esté configurado.
Páginas relacionadas
Move to next stage
Comprenda el proceso completo de estados y la progresión recomendada.
Email notifications
Tipos de notificación y preferencias para solicitantes.
Bulk process applications
Aplique decisiones a varias entregas a la vez.
Review an application
Evalúe las respuestas antes de finalizar una decisión.