El embudo de admisiones
Cómo avanza una solicitud por Fuxam Apply: las cinco etapas desde la configuración hasta la inscripción, los estados de la solicitud y las transiciones habituales.
El embudo de admisiones es el camino que sigue cada solicitud en Fuxam Apply: desde la configuración y el portal Apply público, pasando por la revisión y la decisión del personal, hasta Enrolled. El personal trabaja el embudo en Gestión del campus → Applications (visible solo cuando Application Management está activado para su institución).
Por qué es importante
Las admisiones no son un solo clic sino un embudo gobernado: ventanas de admisión, cuestionarios estructurados, revisión en varias etapas, ofertas condicionales, contratos y, por último, colocación en una cohorte. Apply mantiene configuración, datos de solicitantes, decisiones y notificaciones en un solo sistema, en lugar de hojas de cálculo y hilos de correo dispersos. Las actualizaciones de estado indican a los solicitantes dónde están, activan correos de revisión en los momentos adecuados y muestran a los compañeros qué expedientes requieren atención.
Antes de empezar
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Application Management | Activado para su institución. Consulte Ajustes del portal Apply. |
| Permisos | Según la tarea, permiso para ver programas y formularios de solicitud, o para ver envíos individuales de solicitantes en perfiles de usuario. |
| Programas de estudios y cohortes | Deben existir para las admisiones que planea abrir. Consulte Programas de estudios y cohortes. |
Las cinco etapas
Un recorrido típico por Apply se ve así:
Configurar — Active Application Management, establezca la marca del portal, cree programas de solicitud vinculados a programas de estudios, elabore y publique formularios de solicitud y comparta la URL del portal Apply desde ajustes del portal Apply.
Solicitar — Los solicitantes exploran programas en el portal público, seleccionan una cohorte de admisión, completan el formulario (con guardado de borrador opcional) y envían. Reciben un correo de confirmación y pueden seguir los envíos bajo My Submissions.
Revisar — El personal abre el área de Solicitantes, filtra la pestaña Pending, revisa respuestas de campos, solicita cambios si hace falta y se comunica fuera de los correos automáticos cuando proceda.
Decidir — Los evaluadores aprueban o rechazan, establecen estados como Conditionally accepted y mueven solicitantes por etapas hacia Accepted o Rejected.
Inscribir — Tras cumplir condiciones (contrato de estudios, documentos, etc.), el estado pasa a Enrolled, lo que puede activar el aprovisionamiento de usuario y la asignación de cohorte — el traspaso de admisiones a gestión de usuarios y programas de estudios y cohortes.
No todo envío recorre todos los estados. Su institución puede omitir etapas, usar Conditionally accepted antes de Accepted o apoyarse en el área Pending requirements (cuando sea visible) para seguir elementos pendientes.
Estados de la solicitud
Progresión típica (su institución puede omitir o reordenar etapas):
| Estado | Significado |
|---|---|
| Draft | El solicitante comenzó pero no ha enviado |
| Pending | En espera de procesamiento inicial |
| Submitted | Solicitud recibida, aún no en revisión |
| In review | El equipo de admisiones evalúa la entrega |
| Needs update | El solicitante debe corregir o completar respuestas |
| Conditionally accepted | Aceptado con condiciones pendientes (documentos, contrato, etc.) |
| Accepted | Oferta extendida |
| Enrolled | Solicitante inscrito en la cohorte o institución |
| Rejected | Solicitud rechazada |
| Withdrawn | El solicitante retiró la solicitud |
Transiciones habituales
| Desde | Etapas siguientes habituales | Notas |
|---|---|---|
| Draft / Pending | Submitted (acción del solicitante) | El personal rara vez establece estos salvo corrección de datos. |
| Submitted | In review | Indica que comenzó la evaluación. |
| In review | Needs update, Accepted, Rejected, Conditionally accepted | Rama de decisión o corrección. |
| Needs update | Submitted (tras reenvío) | El solicitante edita campos elegibles. |
| Conditionally accepted | Accepted, Enrolled | Condiciones cumplidas → avance. |
| Accepted | Enrolled | Puede solicitar cuadros de contrato/cohorte. |
| Cualquier etapa activa | Withdrawn | Iniciado por el solicitante o registrado por el personal según política. |
Las instrucciones paso a paso para cambiar un estado están en Pasar a la siguiente etapa; para cambiar varios solicitantes a la vez, consulte Procesar solicitudes en lote.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Qué hacer |
|---|---|---|
| Establecer Enrolled antes de completar la incorporación | Enrolled puede activar creación de cuenta y asignación a cohorte | Verifique primero el contrato de estudios (consulte la advertencia en Aprobar o rechazar) |
| Expedientes Submitted obsoletos | Las admisiones de alto volumen se acumulan sin clasificación | Pase en lote a In review para mostrar procesamiento activo |
| Esperar un correo para cada estado | No se envían correos de revisión para Draft o Pending | Use la comunicación manual cuando el solicitante deba saber de usted |
| Actualizar en lote a solicitantes inscritos | Las entregas en Enrolled no se actualizan en lote | Gestiónelas individualmente |
Preguntas frecuentes
¿Podemos definir nombres de etapa personalizados?
El proceso usa valores fijos de estado de solicitud. Su proceso se mapea a estos estados; no puede añadir nombres de etapa arbitrarios más allá del conjunto admitido.
¿Dónde aparecen los solicitantes aceptados en la tabla?
Las entregas aceptadas e inscritas aparecen en la pestaña Accepted de la lista de Solicitantes y también en filtros de estado en Pending cuando aún están a mitad del proceso.
¿Qué ocurre en Enrolled?
El estado Enrolled indica que el solicitante se colocó en la cohorte o institución. Puede activar aprovisionamiento de cuenta de usuario, finalización del contrato de estudios y asignación de código de sistema según la configuración.
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Primeros pasos con Apply
Conceptos clave, roles y por dónde empezar con las admisiones.
Pasar a la siguiente etapa
Cambie el estado de un solicitante y comprenda las reglas de transición.
Revisar una solicitud
Evalúe las respuestas antes de avanzar el estado.
Aprobar o rechazar
Correos de decisión y salvaguardas de inscripción.