Generar documentos en masa
Solicite el mismo Smart Document para muchos usuarios a la vez desde acciones masivas de Gestión de usuarios — para admisión, cumplimiento y campañas de asignación rellenable.
La generación masiva de documentos consiste en pedir a Fuxam que produzca o solicite el mismo documento inteligente para muchos usuarios seleccionados en una sola acción, en lugar de abrir cada perfil. Cuando Smart Documents está activado, las acciones masivas de la tabla de Usuarios pueden incluir Solicitar documento. Es la vía principal para cohortes de admisión, campañas de firma y oleadas de cumplimiento.
Por qué es importante
Un responsable de matrícula puede necesitar paquetes de inscripción o contratos rellenables para toda una admisión en pocos días. Generar un perfil cada vez es lento e inconsistente: el personal puede elegir plantillas distintas u omitir personas. La solicitud masiva aplica el mismo flujo de plantilla a una población definida para que cada usuario seleccionado reciba la misma solicitud de documento en la misma campaña.
Cómo encaja
La solicitud masiva se apoya en plantillas que ya creó y asignó:
- Crear un documento
- Asignar variables — Usar una plantilla de documento y Variables de documento y fuentes de datos
- Opcionalmente configurar autoservicio para documentos que los estudiantes deban crear ellos mismos (la masa es para campañas impulsadas por el personal)
- Ejecutar Solicitar documento desde acciones masivas
Los archivos generados o asignados siguen llegando a la pestaña Documentos de cada usuario — consulte Gestionar documentos.
Individual frente a masivo frente a autoservicio
| Modo | Quién lo inicia | Mejor para | Riesgo si los datos son incorrectos |
|---|---|---|---|
| Individual (perfil) | Personal en un usuario | Correcciones, revisión sensible, pilotos | Limitado a una persona |
| Solicitud masiva | Personal en muchos usuarios seleccionados | Admisión, campañas, muchas asignaciones rellenables | Se multiplica en la selección |
| Autoservicio | Usuario final elegible | Certificaciones de bajo riesgo bajo demanda | El usuario ve datos incorrectos de inmediato — corrija las asignaciones primero |
Antes de empezar
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Función | Smart Documents debe estar activado para su institución (si no, Solicitar documento no aparece en acciones masivas). |
| Plantilla lista | Plantilla objetivo asignada; recuento de Campos mayor que cero. |
| Calidad de datos | Columnas personalizadas, pertenencia a cohorte y campos de contacto rellenados para la población — consulte Variables de documento y fuentes de datos. |
| Permisos | Necesita acceso a acciones masivas de Gestión de usuarios y permiso para trabajar con documentos de usuario de las personas seleccionadas. |
| Piloto | Genere una vez para un usuario de muestra y revise el PDF antes de seleccionar cientos de filas. |
Cómo solicitar un documento en masa
Vaya a OrgHub → Gestión → Usuarios.
Filtre la población objetivo (por ejemplo un rol, grupo de usuarios o estado). Confirme que la lista coincide con la campaña.
Seleccione las filas de usuario a incluir (casillas de fila o la casilla del encabezado de página según corresponda).
Abra acciones masivas y elija Solicitar documento (figura junto a otras acciones condicionadas por función como Solicitud masiva de seguro cuando el seguro médico está activo).
Complete el flujo de solicitud para la plantilla y las opciones requeridas, luego confirme.
Compruebe al azar varias pestañas Documentos de usuario en busca de archivos generados o estado de asignación rellenable (pendiente, completado, firmado).
Patrones de campaña (orientación)
Cartas de inscripción en admisión
- Asegúrese de que la plantilla de inscripción esté asignada y probada.
- Filtre estudiantes de nueva admisión (a menudo por grupo o estado pendiente).
- Solicitar documento en masa para la confirmación de inscripción.
- Opcionalmente active autoservicio después para nuevas descargas, para que el personal no vuelva a ejecutar masa por cada carta a un arrendador.
Contratos de estudios rellenables
- Confirme plantillas de contrato de estudios y ajustes relacionados con matrícula — Contratos de estudios y certificados.
- Solicite en masa solo después de que se acepten las ofertas y los datos de perfil/matrícula sean estables.
- Supervise el estado de Documentos rellenables asignados hasta firmado o completado.
Oleadas de cumplimiento o RR. HH.
Use masa para acuerdos de personal o PDF de resumen de tiempo cuando aplique un plazo común. Para plantillas de registro de tiempo, acuerde el periodo de informe antes de la campaña para que cada PDF cubra la misma ventana.
Tras la acción masiva: supervisión
| Dónde mirar | Qué comprobar |
|---|---|
| Documentos del usuario → Smart documents | PDF generado presente |
| Documentos rellenables asignados | Pendiente frente a completado frente a firmado |
| Descargas de muestra | Nombre, programa y fechas correctos |
| Recuento de Campos de la plantilla | Sigue coincidiendo con las asignaciones previstas si alguien editó a mitad de campaña |
Si muchos PDF muestran IDs en blanco, detenga la campaña, corrija columnas personalizadas o datos de cohorte y vuelva a solicitar para los usuarios afectados.
Buenas prácticas
- Pilote con diez usuarios antes de una cohorte completa. Detecte problemas de asignación y datos con bajo coste.
- No edite la plantilla a mitad de campaña a menos que acepte diseños mezclados en la misma oleada — consulte Editar un documento.
- Separe seguro masivo de documento masivo. Solicitud masiva de seguro pertenece a Seguro médico; no sustituye PDF de smart-document.
- Comunique a los estudiantes cuando aparezcan asignaciones rellenables para que los estados pendientes no queden sin atender.
- Prefiera grupos y filtros frente a multiselección manual para admisiones repetibles.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Qué hacer |
|---|---|---|
| Masa con plantilla sin asignar | PDF vacíos o inútiles a escala | Compruebe el recuento de Campos; termine la asignación primero |
| Filtro incorrecto | La población equivocada recibe la solicitud | Limpie la selección, vuelva a filtrar, verifique el recuento |
| Datos de perfil obsoletos | Las cartas muestran direcciones o programas antiguos | Corrija datos y vuelva a solicitar para esos usuarios |
| Esperar ediciones retroactivas de plantilla | Los archivos ya generados no cambian | Vuelva a generar tras actualizar la plantilla |
Preguntas frecuentes
¿La acción masiva es lo mismo que el autoservicio?
No. La masa la inicia el personal para un conjunto seleccionado de usuarios. El autoservicio permite a roles elegibles generar desde Panel → Gestión → Documentos en su propio calendario.
¿Puedo generar en masa plantillas de módulo o sala desde la tabla de Usuarios?
Solicitar documento en la tabla de Usuarios apunta a usuarios. Las plantillas de módulo, plan de estudios y sala se generan en flujos ligados a esos tipos de objeto — no como acción masiva de la tabla de usuarios.
¿Qué pasa si algunos usuarios ya tienen el documento?
Revise la pestaña Documentos de cada perfil. Las políticas de duplicados son institucionales — decida si volver a solicitar (nueva instantánea) u omitir usuarios que ya completaron una asignación rellenable.