Crear un documento
Cree una plantilla Smart Document subiendo un PDF, seleccionando un tipo de objeto y abriendo el editor de documentos para asignar variables.
Crear un smart document significa registrar una plantilla PDF en Fuxam: le da un nombre, elige a qué tipo de registro aplica (Object type), sube el PDF de fondo y llega al editor de documentos para asignar variables. Hasta que exista una plantilla en Settings → Documents, los administradores no pueden generar PDF rellenados desde perfiles de usuario ni ofrecer descargas de autoservicio.
Por qué es importante
Cada certificado, contrato o carta oficial que su institución emite desde Fuxam empieza como plantilla. Invertir tiempo al inicio — tipo de objeto correcto, diseño PDF limpio, nomenclatura coherente — evita retrabajo cuando secretaría genera cientos de confirmaciones de inscripción cada ciclo de admisión o cuando las secciones de contrato de estudios entran en vigor a mitad de año.
Las plantillas son activos reutilizables: un mismo diseño de certificado de inscripción puede servir a cada cohorte mientras los campos asignados extraigan datos de usuario y programa mantenidos en User Management y Programas de estudios y cohortes.
Cómo encaja
La creación es el paso uno del ciclo de vida de smart documents. Le sigue la asignación de variables (Usar una plantilla de documento), la configuración opcional de autoservicio en la misma página de ajustes, y la generación diaria desde OrgHub → User Management → [Usuario] → Documents. Las plantillas de tipo módulo y plan de estudios se relacionan con registros en Estructura académica; las de tipo usuario son las más habituales para documentación de inscripción y contratos.
Para qué puede extraer cada campo asignado, consulte Variables de documento y fuentes de datos. Para los botones de creación de contrato de estudios y certificado, consulte Contratos de estudios y certificados.
Antes de empezar
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Función | La función Smart Documents debe estar activa para su institución. |
| Permiso | Necesita permiso para read users para acceder a la página de ajustes Documents. |
| PDF de origen | Un PDF listo para impresión con espacio para valores dinámicos. Fuxam no rediseña su maquetación — superpone campos sobre su archivo. |
| Decisión de Object type | Elija el tipo que coincida con los datos que necesita. Los tipos equivocados limitan qué claves de Fuxam aparecen en el editor. |
| Columnas personalizadas listas | Si la carta necesita atributos específicos de la institución (ID de estudiante, indicador de visado), cree esas columnas personalizadas primero. |
Conceptos clave
Object type define el universo de datos para la asignación:
| Object type | Datos típicos inyectados | Ejemplos habituales de documento |
|---|---|---|
| User | Atributos de perfil, campos institucionales personalizados, resúmenes de registro de tiempo y metadatos de la institución | Confirmaciones de inscripción, contratos de estudios, acuerdos de personal, atestaciones de autoservicio |
| Module | Campos de versión de módulo de curso desde Módulos | Fichas de descripción de módulo para manuales o acreditación |
| Curriculum | Metadatos de plan de estudios y programa de estudios desde Planes de estudios | Descripciones generales y exportaciones de estructura del plan de estudios |
| Room | Detalles de sala y ubicación desde Salas | Fichas de instalaciones o salas de examen |
| Certificate | Datos de certificado de finalización de curso | Certificados de finalización tras terminar un curso o itinerario |
Template name es cómo los administradores identifican la plantilla en listas, menús desplegables y flujos de generación — use nombres que el personal reconocerá («Certificado de inscripción 2025», no nombres de archivo internos).
Cómo abrir el flujo de creación
Vaya a Settings → Documents (bajo Communication & Documents).
En la sección de plantillas, seleccione Create template (o use un botón de creación específico de sección para certificados o contratos de estudios).
Se abre el panel Create template.
Cómo rellenar los detalles de la plantilla
Introduzca un Template name — cómo los administradores identificarán esta plantilla en listas y menús desplegables.
Seleccione un Object type que defina qué datos inyecta Fuxam al generar el documento:
- User — perfil, campos personalizados, resúmenes de registro de tiempo y datos de la institución.
- Module — campos de versión de módulo de curso.
- Curriculum — metadatos de plan de estudios y programa de estudios.
- Room — detalles de sala y ubicación.
- Certificate — datos de certificado de finalización de curso.
Suba el PDF file que sirve como fondo de la plantilla.
Seleccione Create. Fuxam almacena la plantilla y abre el editor de documentos para que pueda asignar variables (consulte Usar una plantilla de documento).
Tras la creación, la tabla de plantillas muestra un recuento Fields de los campos que asignó en la plantilla. Un recuento de cero significa que el PDF generará marcadores de posición vacíos — termine la asignación antes de habilitar autoservicio o solicitudes masivas.
Opcional: empezar desde una plantilla existente
Algunos flujos permiten duplicar una plantilla existente como PDF de partida. Cuando se ofrezca, elija Start from template en lugar de subir un archivo nuevo. Es útil cuando un nuevo año de admisión necesita la misma maquetación con ajustes menores de asignación — duplique, renombre y ajuste campos en lugar de reconstruir desde cero.
Elegir las primeras plantillas a crear
Un conjunto inicial práctico para la mayoría de instituciones de educación superior:
- Confirmación de inscripción / estudio (User) — mayor volumen, a menudo autoservicio después.
- Contrato de estudios (User, cuando la gestión de matrícula está habilitada) — consulte Contratos de estudios y certificados.
- Certificado de finalización de curso (Certificate, cuando esa función está habilitada).
- Una ficha de Module o Curriculum si acreditación u oficinas de programa necesitan exportaciones estructuradas.
Posponga diseños exóticos hasta que las asignaciones centrales y la calidad de datos en perfiles de usuario sean sólidas.
Buenas prácticas
- Coincida el tipo de objeto con la audiencia. Las cartas de inscripción y contratos de estudios son casi siempre tipo User porque extraen del perfil del estudiante e inscripción en el programa. Las fichas de módulo deben usar Module; las descripciones generales del plan de estudios usan Curriculum.
- Use PDF institucionales diseñados para campos de datos. Deje espacio claro donde el editor colocará campos; las maquetaciones apretadas dificultan la asignación y la lectura del resultado.
- Nombre las plantillas para el personal, no para sistemas de archivos. Incluya propósito del documento y año o versión cuando las plantillas cambien anualmente.
- Asigne variables inmediatamente tras la creación. Fuxam abre el editor al guardar — completar la asignación con el contexto fresco evita plantillas huérfanas con recuento Fields de cero.
- Coordine con columnas personalizadas. Si las plantillas dependen de campos de usuario específicos de la institución, asegúrese de que esas columnas existan en User Management antes de asignar.
- Diseñe pensando en la privacidad. Deje en el PDF solo espacio para datos que el destinatario pueda ver; no invente asignaciones «ocultas» para campos personales no usados.
Errores frecuentes
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Tipo de objeto equivocado | No puede asignar campos solo de usuario en una plantilla Room. Elimine y recree, o cree una plantilla nueva con el tipo correcto. |
| Subir un origen que no es PDF | Solo el PDF file subido se convierte en fondo de la plantilla. Exporte diseños de Word a PDF primero. |
| Omitir el editor | Una plantilla sin campos asignados produce PDF vacíos. Complete siempre la asignación en Usar una plantilla de documento. |
| Nombres duplicados | Varias plantillas con nombres similares confunden los menús de generación. Use valores Template name distintos. |
| Crear antes de que existan columnas personalizadas | Objetivos de asignación ausentes → valores vacíos en el PDF. Cree columnas personalizadas primero. |
Preguntas frecuentes
¿Necesito una plantilla separada por programa de estudios?
No necesariamente. Un solo certificado de inscripción tipo User puede asignar nombre de programa y campos de cohorte desde el registro del usuario. Cree plantillas separadas solo cuando la maquetación PDF o el texto legal difieran por programa.
¿Pueden los estudiantes ver la plantilla antes de que esté asignada?
No. Los estudiantes interactúan con PDF generados o reglas de autoservicio configuradas tras la asignación. Termine la asignación de variables antes de habilitar autoservicio.
¿Dónde ocurre la generación después de crear la plantilla?
Los administradores generan desde OrgHub → User Management → [Usuario] → Documents. Los usuarios finales elegibles usan Dashboard → Management → Documents cuando el autoservicio está configurado. Para muchos usuarios a la vez, consulte Generar documentos en bloque.
¿Puedo cambiar el tipo de objeto más adelante?
El tipo de objeto se elige en la creación y delimita las claves de datos disponibles. Si eligió el tipo equivocado, cree una plantilla nueva con el tipo correcto en lugar de intentar reutilizar la antigua.
Páginas relacionadas
Usar una plantilla de documento
Asigne campos y genere PDF rellenados.
Variables de documento y fuentes de datos
Qué datos de estudiante y programa pueden rellenar una plantilla.
Editar un documento
Actualice una plantilla existente tras la creación.
Descripción general de Smart Documents
Inicio de la sección — conceptos, roles y catálogo.