Ausencias y saldos
Comprenda tipos y solicitudes de ausencia, derecho a vacaciones, pausas frente a ausencias, y cómo aparecen saldos y saldo con registros de tiempo y exportaciones PDF mensuales.
Las ausencias registran tiempo aprobado o solicitado fuera del trabajo — vacaciones, enfermedad u otros tipos definidos por la institución — junto a los registros diarios de tiempo en la pestaña Registro de tiempo del usuario. Junto con el derecho a vacaciones y el saldo mensual, ofrecen a los responsables un único lugar para ver tanto las horas trabajadas como las no trabajadas de la misma persona.
Esta página cubre cómo se relacionan las ausencias con las sesiones registradas, qué significan los saldos en Fuxam y cómo mantener limpios los datos de ausencia antes de exportar a nómina o auditoría. No sustituye la política de permisos de su institución ni las normas nacionales sobre baja por enfermedad y vacaciones.
Por qué es importante
La documentación del tiempo de trabajo está incompleta si solo muestra fichajes. Auditores, nómina y responsables de línea también necesitan saber por qué un día tiene poco o ningún tiempo registrado: ¿estaba la persona de vacaciones? ¿Enferma? ¿Sin justificar? Los tipos de ausencia y los flujos de aprobación responden a esa pregunta dentro del mismo registro de identidad que las horas.
Los saldos — especialmente el derecho a vacaciones y el saldo mensual — conectan entonces los registros diarios con la planificación de plantilla a más largo plazo. En la práctica habitual de RR. HH., las cuentas de permisos y de tiempo van juntas para que horas extra, déficit y vacaciones no se cuenten dos veces ni se ignoren en silencio.
Cómo encaja
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Gestionar entradas de tiempo | Las ausencias aparecen en la tabla de registros; los responsables aprueban solicitudes en la misma pestaña. |
| Modelos de tiempo de trabajo y horas previstas | Los modelos sustentan las horas previstas y el contexto de vacaciones. |
| Exportar datos de tiempo | El PDF de descripción general incluye resumen de ausencias y contexto de saldo de vacaciones; las columnas pueden incluir ausencias. |
| Ajustes de parada automática | El umbral de ausencia injustificada en ajustes generales es un control de notificación distinto — no es lo mismo que aprobar una solicitud de ausencia. |
| Gestión de usuarios | Las ausencias residen en la pestaña Registro de tiempo del perfil de usuario. |
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Tipo de ausencia | Categoría definida por la institución de tiempo fuera (configurada en Ajustes → Registro de tiempo). |
| Solicitud de ausencia | Un periodo de permiso enviado que los responsables pueden aprobar o rechazar cuando tienen permiso de revisión. |
| Derecho a vacaciones | Contexto de saldo de vacaciones vinculado a los modelos del usuario en la pestaña Registro de tiempo. |
| Pausa | Un descanso dentro de una sesión de trabajo — no una ausencia del lugar de trabajo durante un día completo de permiso. |
| Umbral de ausencia injustificada | Ajuste general que activa un trabajo de notificación distinto cuando alguien parece ausente sin excusa — distinto del flujo de solicitud de ausencia. |
| Saldo | Saldo acumulado de horas registradas frente a previstas en los KPI del PDF mensual de descripción general, junto a resúmenes de vacaciones y ausencias. |
Pausas, ausencias y notificaciones de injustificadas
| Mecanismo | Para qué sirve | Para qué no sirve |
|---|---|---|
| Pausa | Descanso o comida durante una jornada registrada | Vacaciones o baja por enfermedad de día completo |
| Solicitud de ausencia | Permiso formal de un tipo definido con aprobación | Sustituto de fichar la salida de una sesión abierta |
| Umbral de ausencia injustificada | Activa notificaciones cuando la ausencia puede no estar explicada | Aprobación o creación automática de un registro de ausencia |
Tipos de ausencia y configuración
Los administradores de la institución definen tipos de ausencia en Ajustes → Registro de tiempo junto a modelos de tiempo de trabajo y plantillas de marca de tiempo. Los tipos deben reflejar el vocabulario de RR. HH. para que personal y responsables elijan la categoría correcta a la primera.
Los nombres y campos exactos dependen de la institución. Enmarque tipos nuevos como decisiones de política; no invente tipos que su pantalla de ajustes no ofrezca.
Cómo revisar ausencias en un usuario
Abra OrgHub → Gestión de usuarios y seleccione el usuario.
Abra la pestaña Registro de tiempo.
Revise Solicitudes de ausencia para elementos pendientes de aprobación o rechazo (requiere permiso de revisión).
En la tabla de registros, use la vista Semana o Mes y expanda días para ver ausencias junto a sesiones, pausas y marcas de tiempo.
Compruebe Derecho a vacaciones para el contexto de saldo de vacaciones vinculado a los modelos del usuario.
Los responsables con permiso para ver el registro de tiempo de otra persona pueden abrir la pestaña; aprobar solicitudes requiere además permiso de revisión de ausencias.
Cómo interactúan las ausencias con el tiempo registrado
| Situación | Orientación |
|---|---|
| Día completo de permiso aprobado | Prefiera una solicitud de ausencia de ese tipo; no confíe solo en cero horas registradas. |
| Medio día (mañana de trabajo, tarde de permiso) | Registre la parte trabajada; registre la parte de permiso mediante el flujo de ausencia según la política institucional. |
| Olvidó fichar la salida en un día de permiso | Cierre o corrija la sesión suelta en gestionar entradas de tiempo; no deje una sesión Auto-stopped nocturna en un día de vacaciones. |
| Las horas previstas siguen mostrando déficit en permiso | Confirme que la ausencia está aprobada y visible para esa fecha; confirme que la asignación del modelo de tiempo de trabajo es correcta. |
Saldos: vacaciones y saldo
| Saldo | Dónde se ve | Papel en la revisión |
|---|---|---|
| Derecho a vacaciones | Sección de la pestaña Registro de tiempo | Planificación de permisos y contexto de vacaciones restantes. |
| Diferencia diaria | Tabla de registros / columnas de exportación | Horas extra o déficit de un día. |
| Saldo mensual | KPI del PDF de descripción general al exportar | Saldo acumulado del periodo junto a resúmenes de ausencias y vacaciones. |
Lea el saldo junto con las ausencias: una diferencia negativa en un día de vacaciones puede ser esperada una vez registrado el permiso; la misma diferencia negativa en un día laboral programado sin ausencia es señal para investigar.
Buenas prácticas
- Envíe y apruebe ausencias con prontitud — Las aprobaciones tardías distorsionan PDF mensuales ya enviados a nómina.
- Forme al personal en los tipos — Un tipo incorrecto (vacaciones frente a permiso especial) es más difícil de corregir tras archivar exportaciones.
- Revise ausencias en la misma pasada semanal que sesiones auto-stopped — Un solo ritmo del responsable cubre ambos.
- Exporte cuando registros y ausencias estén validados — Consulte exportar datos de tiempo.
- Mantenga separados en su modelo mental los ajustes de umbral injustificado — Notifican; no sustituyen el flujo de solicitud de ausencia.
Errores frecuentes
| Error | Resultado |
|---|---|
| Editar sesiones en lugar de registrar permiso | Los saldos y resúmenes de ausencia no coinciden con RR. HH. |
| Confundir pausa con ausencia | Los descansos de comida aparecen como permiso — o el permiso como pausa corta. |
| Confundir umbral injustificado con auto-stop | Esperar que las sesiones se cierren cuando solo hay notificaciones configuradas (o al revés). |
| Exportar antes de terminar aprobaciones | El resumen de ausencias del PDF del mes queda incompleto. |
Preguntas frecuentes
¿Quién puede aprobar solicitudes de ausencia?
Los responsables que pueden abrir la pestaña Registro de tiempo del usuario y que tienen permiso de revisión de ausencias. La asignación exacta por rol se controla en Roles y permisos.
¿Las ausencias aparecen en la exportación PDF?
Sí. Puede incluir ausencias en las columnas seleccionadas, y el PDF mensual de descripción general incluye un resumen de ausencias junto al saldo y el contexto de vacaciones.
¿El derecho a vacaciones es lo mismo que el saldo?
No. El derecho a vacaciones es contexto de saldo de permisos. El saldo es la comparación acumulada de horas registradas frente a horas de trabajo previstas. Ambos aparecen en el PDF mensual de descripción general pero responden a preguntas distintas.
¿Qué pasa si alguien está ausente pero nunca envió una solicitud?
Siga el proceso institucional: los responsables pueden necesitar crear o solicitar la ausencia por el flujo admitido, e investigar si aplican las notificaciones del umbral de ausencia injustificada. No invente botones no documentados — use la sección Solicitudes de ausencia y su política de RR. HH.
Páginas relacionadas
Gestionar entradas de tiempo
Tabla de registros, aprobaciones y correcciones.
Modelos de tiempo de trabajo y horas previstas
Horas previstas, diferencia y saldo.
Exportar datos de tiempo
PDF mensual con KPI de ausencias y vacaciones.
Descripción general del registro de tiempo
Mapa de sección y contexto de cumplimiento.