Usar una plantilla de documento
Asigne variables de plantilla a datos de Fuxam en el editor de documentos y genere PDF rellenados para usuarios, módulos, planes de estudios, salas o certificados — incluido el autoservicio.
Usar una plantilla de smart document es un proceso en dos partes: configurar asignaciones en el editor de documentos para que cada campo del PDF se resuelva en una clave de datos de Fuxam, y luego generar un PDF rellenado para un usuario u objeto concreto. La generación extrae datos en vivo — atributos de perfil, campos institucionales personalizados, metadatos de módulo, detalles del plan de estudios, resúmenes de registro de tiempo y más — en los lugares marcados en la plantilla.
Esta página cubre la generación impulsada por administradores desde perfiles de usuario y flujos de autoservicio para usuarios finales elegibles. Para un catálogo más profundo de fuentes de datos, consulte Variables de documento y fuentes de datos. Para muchos usuarios a la vez, consulte Generar documentos en masa.
Por qué es importante
Las variables asignadas son lo que hace «inteligente» un PDF estático. Sin ellas, el personal seguiría exportando datos manualmente. Con ellas, una confirmación de inscripción siempre muestra el nombre actual del programa desde el registro del estudiante, una hoja de módulo refleja la versión activa del módulo y los informes de tiempo resuelven horas del periodo seleccionado en el servidor. El modelo de asignación es el puente entre los registros de Gestión de usuarios y la documentación oficial.
Cómo encaja
Las plantillas se crean en Crear un documento y se mantienen en Editar un documento. Las plantillas de tipo usuario suelen extraer datos mantenidos mediante la inscripción en Programas de estudios y cohortes y columnas personalizadas. Las plantillas con campos de tiempo se integran con Registro de tiempo. Seguro médico (GKV) usa avisos XML separados para informes a Krankenkassen — los smart documents complementan ese flujo con cartas PDF y formularios internos, no sustituyen exportaciones Meldegrund.
Conceptos clave
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Campo de formulario | Una región interactiva o de visualización colocada en el PDF en el editor donde debe aparecer un valor dinámico. |
| Clave de datos | El atributo de Fuxam asignado a cada campo — atributos estándar de usuario, campos institucionales personalizados, claves específicas del objeto o campos de periodo de registro de tiempo. |
| Condiciones de campo | Reglas opcionales que muestran u ocultan secciones según la lógica de la plantilla. |
| Campos asignados / recuento de Campos | Los campos asignados en la plantilla; la tabla de plantillas lo muestra como recuento de Campos. |
| Asignación rellenable | Un documento generado que puede requerir que el usuario complete o firme antes de finalizar el flujo de trabajo. |
Cómo asignar variables en el editor
Al crear o editar una plantilla, el editor de documentos se abre sobre el PDF subido:
Coloque campos en el PDF donde deban aparecer valores dinámicos.
Asigne cada campo a una clave de datos de Fuxam — atributos estándar de usuario, campos institucionales personalizados, claves específicas del objeto (módulo, plan de estudios, sala, certificado) o campos de periodo de registro de tiempo cuando la plantilla incluya rangos de informe.
Opcionalmente defina condiciones de campo para que las secciones se muestren u oculten según las reglas de la plantilla.
Guarde y vuelva a Ajustes → Documentos.
La tabla de plantillas muestra un recuento de Campos para los campos asignados en la plantilla.
Asignación por tipo de objeto
| Tipo de objeto | Claves habituales a asignar |
|---|---|
| User | Nombre, correo electrónico, direcciones, contexto de cohorte/programa, columnas personalizadas, resúmenes de periodo de registro de tiempo |
| Module | Metadatos de versión del módulo de Módulos |
| Curriculum | Plan de estudios y estructura del programa de Planes de estudios |
| Room | Atributos de sala y ubicación de Salas |
| Certificate | Campos del certificado de finalización del curso |
Detalle conceptual (estudiante frente a programa frente a fechas): Variables de documento y fuentes de datos.
Cómo generar para un usuario (administrador)
La mayoría de cartas del día a día se producen de una en una desde el perfil:
Vaya a OrgHub → Gestión de usuarios → [Usuario] → Documentos.
En la sección de smart-document, elija Añadir documento o seleccione una plantilla del flujo de generación.
Seleccione la plantilla y complete los valores de formulario adicionales que requiera la plantilla.
Confirme la generación. Fuxam produce un PDF rellenado y lo adjunta a la lista de documentos del usuario o a asignaciones de documento rellenable.
Ver o Descargar el resultado desde la tabla de documentos, o solicite al usuario que complete/firme una asignación rellenable cuando se requieran firmas.
También puede iniciar la generación desde Ajustes → Documentos usando las acciones de exportar/generar en una tarjeta de plantilla al previsualizar con su propio contexto de usuario.
Cuándo generar desde el perfil
| Situación | Por qué encaja la generación individual |
|---|---|
| Corregir un PDF incorrecto tras una corrección de datos | Reemitir solo a ese estudiante tras actualizar el perfil |
| Contratos sensibles que requieren revisión | Comprobar el PDF rellenado antes de enviar o solicitar firma |
| Validación de plantilla por primera vez | Demostrar asignaciones en un registro conocido antes de masa |
| Solicitud puntual del estudiante | Una carta de inscripción para un arrendador o autoridad |
Generación de autoservicio
Los administradores configuran documentos de autoservicio en la misma página de ajustes — vinculando una plantilla de tipo usuario a roles elegibles. Los usuarios elegibles crean esos PDF desde Panel → Gestión → Documentos sin que un administrador inicie cada solicitud. Consulte la pestaña Gestión para cómo los estudiantes descubren las secciones disponibles.
El autoservicio es apropiado para documentos repetibles de bajo riesgo (confirmaciones de inscripción, certificaciones estándar) donde la institución confía en los datos asignados sin revisión por estudiante.
Contratos de estudios y certificados
Cuando la gestión de matrícula o las funciones de certificado están activadas, secciones adicionales en Ajustes → Documentos y la pestaña Documentos del usuario gestionan plantillas de contrato de estudios y certificados de finalización de curso con el mismo patrón de asignación de variables y conjuntos de campos específicos del dominio. Estos se vinculan a la inscripción en programa gestionada en Programas de estudios y cohortes y, para matrícula, datos de la pestaña Matrícula del perfil de usuario cuando esa pestaña está activa.
Capítulo completo: Contratos de estudios y certificados.
Buenas prácticas
- Asigne solo campos que el PDF muestre. Claves asignadas de más añaden carga de mantenimiento sin beneficio visible.
- Use condiciones de campo con moderación. La lógica condicional compleja es más difícil de probar entre cohortes y variantes de programa.
- Valide con usuarios reales. Pruebe con estudiantes de distintas cohortes para que nombre de programa, fecha de admisión y columnas personalizadas se rellenen correctamente.
- Documente los periodos de tiempo con claridad. Para plantillas de registro de tiempo, confirme qué rango predeterminado (por ejemplo, mes anterior) coincide con expectativas de nómina o cumplimiento.
- Separe XML GKV de cartas PDF. Los avisos estatutarios de seguro médico usan la integración Dakota e historial de Avisos enviados — no asuma que un smart document sustituye el informe Meldegrund 20 o 30.
- Minimice datos personales en la cara del PDF. Prefiera campos exigidos por el propósito de la carta; consulte las notas de protección de datos en la descripción general de Smart Documents.
Errores frecuentes
| Error | Resultado | Prevención |
|---|---|---|
| Campos sin asignar | Áreas en blanco en el PDF generado | Compruebe el recuento de Campos en la tabla de plantillas antes del lanzamiento |
| Tipo de objeto incorrecto al crear | Claves de datos ausentes en el editor | Vuelva a crear la plantilla con el tipo correcto — consulte Crear un documento |
| Esperar editar valores de tiempo calculados | El servidor ignora anulaciones del cliente | Ajuste el periodo de informe o las entradas de tiempo de origen en Registro de tiempo |
| Datos de columna personalizada ausentes | Marcadores vacíos | Asegure que existan valores en el perfil de usuario antes de generar |
| Esperar que los PDF antiguos cambien tras reasignar | Los archivos almacenados permanecen como se generaron | Edite la plantilla y vuelva a generar — consulte Editar un documento |
Preguntas frecuentes
¿Por qué un campo asignado está vacío en el PDF?
El registro de usuario u objeto puede no tener valor para esa clave de datos, o el campo se añadió al perfil tras la última actualización de datos. Verifique el perfil en Ver un usuario y confirme que las columnas personalizadas estén rellenadas.
¿Puede una plantilla servir para varios tipos de documento?
Cada plantilla tiene un tipo de objeto. Diseños o ámbitos de datos distintos necesitan plantillas separadas, aunque el nombre y las reglas de autoservicio puedan agruparlas para el personal.
¿Cuál es la diferencia entre smart documents y archivos subidos en la pestaña Documentos?
Los smart documents se generan desde plantillas asignadas. Los archivos subidos son documentos adjuntados manualmente que los administradores pueden eliminar cuando tengan permiso. Ambos aparecen en la pestaña Documentos del usuario — consulte Gestionar documentos.
¿Quién puede abrir la pestaña Documentos?
El personal necesita permiso para ver documentos de usuario, y la función Smart Documents debe estar activada para la institución. Los ajustes de perfil de rol pueden ocultar la pestaña aunque se cumplan esas condiciones — consulte Permisos y funciones.