Publicar un programa de solicitud

Publicar formularios de solicitud y compartir el portal Apply para que los solicitantes exploren programas de estudios, seleccionen cohortes y envíen solicitudes.

Publicar es el paso que conecta el programa de solicitud configurado con el portal Apply público, donde los futuros estudiantes exploran programas de estudios, seleccionan una cohorte de admisión y envían formularios de solicitud. En Fuxam Apply, la publicación ocurre a nivel de formulario dentro de un programa: un programa queda disponible para solicitantes cuando está Active y contiene al menos un formulario published y public vinculado a las cohortes correctas.

Hasta publicar, el programa existe solo en OrgHub para configuración del personal. Tras publicar y compartir la URL del portal, las solicitudes fluyen hacia el área Solicitantes para revisión.

Por qué es importante

La configuración sin publicación deja los canales de captación desconectados: los solicitantes no pueden llegar a los formularios por muy pulido que esté el cuestionario. Publicar bloquea el diseño del formulario que ven los solicitantes (evitando que cambios de campos a mitad de ciclo rompan borradores en curso) y hace la admisión visible en el portal o mediante enlaces directos a formularios.

Para las universidades, publicar es el momento formal de «puesta en marcha». Debe ir precedido de comprobaciones deliberadas: cohortes correctas, plazos, marca del portal y preparación del personal en el espacio de trabajo Solicitantes.

Cómo encaja

Publicar llega tarde en el ciclo de vida del programa de solicitud — tras crear y configurar, antes de archivar cuando termina el ciclo.

Dependencias aguas arriba:

• Programas de estudios y cohortes en FuxamCMS
• Formularios de solicitud construidos dentro del programa
• Ajustes del portal Apply — Application Management habilitado

Efectos aguas abajo:

• Las solicitudes aparecen en Solicitantes
• Los correos de confirmación se envían tras un envío correcto
• Los correos por cambio de estado siguen las reglas de notificaciones por correo cuando el personal decide

Requisitos previos

Antes de publicar, confirme:

• Application Management está habilitado para la institución.
• El programa de solicitud está Active.
• Al menos un formulario está construido y asignado a las cohortes previstas.

Lista de comprobación previa al lanzamiento

Cómo publicar un formulario

La publicación en Fuxam Apply ocurre a nivel de formulario dentro de un programa de solicitud.

Compartir el portal Apply

También puede copiar un enlace público al formulario desde el diálogo de compartir del constructor tras publicar.

La URL del portal Apply de la institución sigue el patrón descrito en Ajustes del portal Apply — normalmente /{language}/apply/{institutionId}. Use el control de compartir de la barra de herramientas para el enlace exacto en lugar de construirlo manualmente.

Qué ven los solicitantes

En el portal Apply, los solicitantes:

• Exploran programas de estudios vinculados a programas de solicitud activos.
• Seleccionan una cohorte de admisión.
• Completan el formulario de solicitud publicado (o guardan un borrador para terminar después).
• Reciben un correo de confirmación tras un envío correcto.

Los solicitantes siguen sus solicitudes enviadas en My Submissions en el portal. Las actualizaciones de estado del personal aparecen allí según avanzan las decisiones — consulte Revisar una solicitud y Aprobar o rechazar para el lado del personal.

Buenas prácticas

• Previsualice antes de publicar — recorra Previsualizar el formulario con admisiones y coordinadores de programa.
• Empiece por plantillas cuando sea posible — las plantillas de formulario de solicitud reducen errores de configuración; verifique igualmente cohorte y plazos por admisión.
• Comparta una URL canónica del portal — prefiera el enlace del portal Apply de la institución frente a varios enlaces directos a formularios salvo que las campañas apunten a un formulario concreto.
• Dotar de personal la cola de Solicitantes — antes de compartir externamente, confirme que los evaluadores pueden acceder a Solicitantes y entienden el flujo de estados (Pasar a la siguiente etapa).
• Documente la hora de lanzamiento — alinee el momento de publicación con anuncios de marketing y la configuración de plazos.

Errores frecuentes

• Published pero Private — un formulario publicado que no está Public no aparece en la ruta de exploración del portal.
• Public pero no Published — la visibilidad no puede ser pública hasta que el formulario esté publicado primero.
• Programa activo con cohortes incorrectas — los solicitantes seleccionan una cohorte que no coincide con los materiales de captación.
• Despublicar durante admisión activa — fuerza formularios a private y puede bloquear solicitantes a mitad de envío.
• Olvidar la ruta de confirmación — los correos de confirmación son automáticos al enviar; los correos de decisión son independientes (Notificaciones por correo).

Permiso necesario

Publicar formularios requiere permiso para editar programas de solicitud.

Preguntas frecuentes

Páginas relacionadas