Revisar una solicitud
Abrir una solicitud de solicitante en la hoja de detalle, inspeccionar respuestas y archivos subidos, y completar la revisión por campo antes de una decisión.
Revisar una solicitud significa abrir una solicitud en la hoja de detalle del solicitante, leer cada respuesta y documento subido y — cuando el formulario usa revisión estructurada — marcar cada campo como aceptado, rechazado o que necesita actualización antes de registrar la decisión final.
Es el paso evaluativo del embudo de admisiones: tras el envío por el portal Apply y la aparición del expediente en la pestaña Pending de Solicitantes, el personal debe verificar que las respuestas cumplen los requisitos del programa antes de aprobar o rechazar o pasar a la siguiente etapa.
Por qué es importante
Las decisiones de admisión deben ser trazables y justas. La hoja de detalle concentra todo lo que necesitan los evaluadores: identidad del solicitante, contexto de programa y cohorte, información de plazos, cada campo del formulario y el estado de revisión por campo, para que la revisión sea sistemática y no improvisada. La revisión por campo, cuando está habilitada, permite dar retroalimentación precisa sobre qué respuestas corregir en lugar de rechazar toda la solicitud por un solo documento faltante.
Una revisión exhaustiva también protege a la institución: se confirma la calidad de los datos antes de que los flujos de inscripción creen cuentas de usuario o coloquen estudiantes en cohortes.
Cómo encaja
La solicitud se creó a partir de un formulario de solicitud publicado dentro de un programa de solicitud. La revisión ocurre íntegramente en OrgHub; el solicitante ve el resultado y los comentarios por campo mediante cambios de estado y correos de revisión.
También puede llegar a una solicitud desde la tabla Submissions de un formulario del programa (programa → formulario → vista Submissions) — útil al revisar todos los solicitantes de un formulario de admisión.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Hoja de detalle | Panel lateral derecho abierto desde una fila: información del solicitante, respuestas, progreso de revisión y controles de estado. |
| Estado de revisión por campo | Marcador por campo: aceptado, rechazado o necesita actualización — usado cuando la revisión estructurada está habilitada en el formulario. |
| Resumen de revisión | Progreso global de los pasos de revisión obligatorios antes de que Complete review esté disponible. |
| Request changes | Acción global para pedir al solicitante que corrija respuestas; se combina con el estado de solicitud Needs update. |
| Plazo de envío | Plazo del formulario o programa mostrado cuando está configurado — ayuda a saber si las solicitudes tardías entran en el alcance. |
Cómo abrir un solicitante
Vaya a OrgHub → Management → Applications → Pending (o Accepted).
Use filtros para encontrar la solicitud si hace falta.
Seleccione el nombre del solicitante o abra las acciones de la fila para ver detalles. Se abre la hoja de detalle del solicitante a la derecha.
También puede abrir una solicitud desde la tabla de envíos de un formulario del programa seleccionando una fila.
Qué se puede revisar
La hoja de detalle muestra:
- Información del solicitante — nombre, correo, programa de estudios, cohorte y estado actual
- Plazo de envío — plazo del formulario o programa cuando está configurado
- Respuestas del formulario — todos los campos y archivos subidos
- Estado de revisión por campo — marcadores de aceptar, rechazar o solicitar cambios por campo cuando se usa revisión por campo
- Resumen de revisión — progreso global de los pasos de revisión obligatorios
Expanda los campos de subida de archivos para verificar el tipo de documento y su legibilidad. Contraste las respuestas con los requisitos del programa definidos en los ajustes del programa de solicitud.
Cómo completar la revisión por campo
Para formularios con revisión estructurada:
Expanda cada fila de campo en la hoja de detalle.
Establezca un estado de revisión por campo (aceptado, rechazado o necesita actualización).
Añada comentarios donde el solicitante deba corregir respuestas concretas.
Cuando todos los campos obligatorios estén revisados, complete la revisión para notificar al solicitante (consulte Aprobar o rechazar).
Los comentarios por campo incluidos en el flujo de revisión se envían al solicitante al Complete review — aparecen en el correo de revisión junto al resumen de la decisión.
Cómo solicitar cambios
Si las respuestas deben corregirse antes de una decisión:
Marque campos como Needs update o use Request changes para un mensaje global.
Establezca el estado de la solicitud en Needs update para que el solicitante pueda editar y reenviar los campos elegibles.
Tras el reenvío del solicitante, la solicitud suele volver a un estado revisable (a menudo Submitted o Under review según el flujo). Vuelva a abrir la hoja de detalle y continúe la evaluación.
Buenas prácticas
- Revisar en orden del flujo — Confirme primero identidad y adecuación al programa, luego documentos, luego preguntas complementarias.
- Usar marcadores de campo coherentes — Acuerden en el equipo cuándo usar rechazado frente a necesita actualización (rechazado = no cumple el requisito; necesita actualización = carencia subsanable).
- Comprobar plazos — El campo Submission deadline ayuda a decidir si las solicitudes tardías deben continuar o rechazarse según la política.
- Comunicar fuera de la revisión cuando haga falta — Para preguntas que no forman parte de la revisión por campo, use Comunicarse con un solicitante en lugar de solo actualizar el estado.
Errores frecuentes
- Decidir sin abrir la hoja de detalle — Los cambios de estado desde la tabla sola omiten la verificación de respuestas y los requisitos de revisión por campo.
- Revisión por campo incompleta — Complete review puede bloquearse hasta que todos los campos obligatorios estén marcados; termine cada fila primero.
- Confundir correo de revisión con correo manual — La retroalimentación por campo sale con Complete review / estado de decisión; los mensajes del compositor manual son independientes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo revisar solicitudes en la pestaña Accepted?
Sí. Abra Accepted cuando deba releer respuestas de candidatos ya admitidos — por ejemplo, antes de pasar a Enrolled o verificar requisitos condicionales.
¿Qué si el solicitante subió el archivo incorrecto?
Marque el campo de subida como Needs update, añada un comentario describiendo el documento correcto, establezca el estado en Needs update y, opcionalmente, envíe un correo manual con orientación sobre el plazo.
¿Qué permisos necesito para revisar?
Ver la lista de solicitantes requiere permiso para ver programas de solicitud. Abrir el detalle completo de una solicitud en el perfil de un usuario requiere permiso para ver solicitudes de solicitantes — consulte al administrador si falta el detalle.
Páginas relacionadas
Aprobar o rechazar
Finalizar una decisión tras la revisión y enviar el correo de revisión.
Pasar a la siguiente etapa
Avanzar el estado por el flujo de admisiones.
Comunicarse con un solicitante
Enviar un correo manual fuera del flujo de revisión.
Descripción general de solicitantes
Filtrar y organizar la tabla de solicitudes.