Permisos, funciones y visibilidad
Cómo los permisos de rol, los paquetes de funciones y los ajustes institucionales se combinan para controlar qué páginas y secciones de OrgHub puede ver cada persona — en lenguaje llano para personal universitario.
OrgHub muestra un conjunto distinto de páginas a cada persona según dos compuertas independientes: los permisos asociados a su rol y los paquetes de funciones activados para la institución. Una página es visible solo cuando se cumplen ambas condiciones. Algunas capacidades añaden una tercera compuerta — un ajuste institucional que debe activarse aunque el paquete esté presente.
Este modelo es fundamental para FuxamCMS. Si se malinterpreta, el resto de capítulos de OrgHub parecerán incoherentes: los colegas parecen tener menús «secretos», Database desaparece para todo un campus o Exam Center se muestra para un rol y no para otro por razones que parecen fallos. Suelen ser comportamiento correcto.
Por qué es importante
Las universidades separan lo que la institución compró y activó de lo que cada función puede hacer. Los paquetes de funciones responden a la primera pregunta; los permisos de rol a la segunda. Mantener esas compuertas separadas significa:
- Una institución puede licenciar Planning sin dar a todo el personal acceso a planificación.
- Un rol puede incluir permisos de exámenes sin mostrar Exam Center antes de que la institución esté lista para activarlo.
- Auditores y personal a tiempo parcial pueden recibir porciones de solo lectura de OrgHub sin ver Applications, Statistics o Database.
Diseñe roles y active funciones de forma deliberada. La visibilidad es producto de la política, no de marcadores personales. Para un catálogo de dónde los administradores activan estos interruptores, véase Descripción general de ajustes institucionales.
Cómo encaja
Los permisos se configuran en Settings → Roles & Permissions (documentado en Base). Los paquetes de funciones son contractuales y para toda la institución. Los ajustes institucionales viven en Settings (por ejemplo Exam Center, Report, Application Management). OrgHub solo evalúa los tres al construir la barra lateral.
Lectura relacionada: Conceptos básicos de OrgHub, Descripción general de ajustes institucionales, Roles y permisos y la descripción general de FuxamCMS.
Conceptos clave
| Término | Significado en lenguaje llano |
|---|---|
| Permission | Derecho granular en un rol — por ejemplo, permiso para ver planes de estudios. Sin permiso → página oculta, sin error. |
| Role | Conjunto nombrado de permisos asignado a personas. El acceso efectivo es la combinación de permisos del rol asignado (más asignaciones con alcance). |
| Feature package | Paquete de capacidad a nivel contractual (por ejemplo, Exam Management). Sin paquete → sección ausente para todos. |
| Institution setting | Interruptor de administrador que activa además una función empaquetada (Exam Center, Statistics / Report, Application Management y similares). |
| Sidebar group | Management, Exam Center, Statistics Center o Database. Oculto por completo cuando no tiene hijos permitidos y con función activada. |
| Access packages | Conjuntos de permisos empaquetados ligados a paquetes de producto Fuxam, gestionados junto a roles en Ajustes. |
| User Information | Elecciones por rol de qué pestañas de perfil y secciones de inicio aparecen — separado de permisos de barra lateral de OrgHub. |
Permisos de rol
Cada página o sección de OrgHub requiere al menos un permiso. Si su rol no tiene el permiso requerido, la página está oculta — no verá un error, simplemente no aparece en la barra lateral.
Qué puede ver y hacer el personal (por elemento de barra lateral)
| Elemento de barra lateral | Qué suele necesitar el rol |
|---|---|
| Users | Permiso para ver usuarios y grupos de usuarios |
| Courses | Permiso para ver gestión de cursos y estructura de cursos |
| Planning | Permiso para ver módulos de curso (requiere función Planning) |
| Programs | Permiso para ver programas de estudios (institución completa o individual) |
| Curricula | Permiso para ver planes de estudios (o un plan individual) |
| Modules | Permiso para ver módulos de curso (o un módulo individual) |
| Rooms | Permiso para ver y actualizar salas |
| Chronology | Permiso para ver periodos académicos |
| My Exams | Permiso para ver exámenes (o un examen individual) |
| Exam Types | Permiso para ver tipos de examen |
| University Statistics | Permiso para ver estadísticas |
| Your Reports | Permiso para ver informes |
| Applications | Permiso relacionado con programas de solicitud (Apply debe estar activado) |
Alcance de toda la organización frente a limitado
Algunos derechos aplican a toda la institución (por ejemplo, ver todos los usuarios). Otros solo aplican cuando el rol está asignado en un curso, cohorte o programa concreto. Por eso dos coordinadores pueden «tener acceso a Programs» y ver listas distintas — uno puede tener derechos de visualización de toda la institución, el otro solo acceso con alcance a admisiones asignadas.
Prefiera permisos de visualización de toda la institución para coordinadores que deban explorar entre programas, y asignaciones con alcance cuando el acceso deba limitarse a entidades asignadas.
Cómo revisar su propio acceso
Normalmente no puede ampliar su propia visibilidad de OrgHub sin un administrador. Cuando falte algo:
Confirme con un colega que debería tener la misma función si ve la página. Si tampoco la ve, sospeche un paquete de funciones o ajuste institucional.
Si sí la ve, pida a un administrador que abra Settings → Roles & Permissions, seleccione su rol y compruebe la pestaña Permissions para los derechos de la tabla anterior.
Tras guardar permisos, vuelva a abrir OrgHub (una actualización completa de página puede ayudar si la barra lateral sigue igual).
Paquetes de funciones
Algunas secciones de OrgHub solo están disponibles cuando el paquete de funciones correspondiente está activado para su institución. Los paquetes de funciones se acuerdan a nivel contractual entre su institución y Fuxam.
| Sección / página OrgHub | Función que necesita su institución |
|---|---|
| Planning | Planning |
| Programs (programas de estudios y cohortes) | Study Programs and Cohorts |
| Modules y Curricula | Modules and Curricula |
| Rooms | Room Management |
| Chronology | Planning |
| Exam Center | Exam Management |
| Exam Types | Exam Types |
| Statistics Center | Statistics Center |
| Applications | Application Management (Fuxam Apply) |
Las áreas CMS ampliadas documentadas en otras partes de este manual siguen la misma idea — paquete más ajustes y permisos — aunque no sean pares permanentes de los cuatro grupos principales de la barra lateral:
| Área | Qué significa para el personal | Hogar en el manual |
|---|---|---|
| Seguro médico (GKV) | Informes Krankenkasse cuando la capacidad Health Insurance está disponible y totalmente configurada | Seguro médico |
| Smart documents | Plantillas PDF y certificados o contratos generados | Smart documents |
| Registro de tiempo | Registros de horas de trabajo, modelos y exportaciones | Registro de tiempo |
Ajustes institucionales
Algunas funciones están además restringidas por un interruptor a nivel institucional — aunque el paquete de funciones esté activo, un administrador debe activar explícitamente la función en ajustes institucionales. Hasta que el ajuste esté activo, espere que la sección permanezca oculta para todos los roles, con independencia de los permisos.
| Función | Qué activan los administradores |
|---|---|
| Exam Center | Exam Center activado para la institución |
| Statistics Center | Report en Settings → Report (y configuración del Statistics Engine para University Statistics) |
| Applications | Application Management en Settings → OrgHub → Application Management |
Las áreas opcionales suelen necesitar paquete y configuración completada:
| Área | Más allá del paquete |
|---|---|
| Registro de tiempo | Enable time tracking en Settings → Time Tracking |
| Seguro médico | Complete y guarde Settings → Krankenkassen Integration para que la integración esté totalmente configurada y activada |
| Smart documents | Plantillas en Settings → Documents, más visibilidad de pestañas por rol |
Catálogo completo: Descripción general de ajustes institucionales.
Cómo se construye la barra lateral
Al abrir OrgHub, Fuxam evalúa cada grupo y elemento de la barra lateral frente a los permisos de su rol y las funciones y ajustes activos de la institución. Los grupos sin hijos permitidos se ocultan por completo. Los elementos dentro de un grupo visible se ocultan si falla la comprobación de permiso o función solo para ese elemento.
Esto significa que dos administradores en la misma institución pueden ver barras laterales distintas si sus roles tienen permisos distintos — y todos los usuarios en una institución sin paquetes FuxamCMS verán solo los elementos básicos de Management (Users y Courses), no Database ni Planning.
Guía de decisión cuando falta algo
| Qué falta | Comprobar primero | Luego comprobar |
|---|---|---|
| Exam Center / Statistics Center / Applications enteros | Paquete de funciones + ajuste institucional | Permisos de rol para exámenes, informes o solicitudes |
| Grupo Database entero | Paquetes Modules and Curricula, Room Management y Planning | Permisos para ver planes de estudios, módulos, salas y periodos |
| Solo Planning o Programs | Paquete Planning o Study Programs and Cohorts | Permiso para ver módulos de curso / programas de estudios |
| Una sola página dentro de un grupo visible | Fila de permiso de esa página en la tabla anterior | Si el elemento necesita su propio paquete (por ejemplo, Exam Types) |
| La entrada OrgHub en sí | Cualquier permiso relacionado con OrgHub en el rol | Cuenta activa e institución correcta seleccionada |
| Pestaña de perfil (Documents, Time Tracking y similares) | Paquete de funciones + configuración institucional | Visibilidad de pestañas User Information del rol |
Favoritos
Con independencia de qué páginas tenga en su barra lateral, puede fijar cualquier página visible de OrgHub en sus Favoritos para acceso rápido. Seleccione el icono de estrella junto al título de la página en la barra lateral para añadirla. Las páginas favoritas aparecen arriba en la barra lateral, por encima de los grupos de navegación estándar.
Los favoritos nunca eluden permisos, paquetes de funciones ni ajustes institucionales. Son solo atajos.
Buenas prácticas
- Documente una matriz de roles. Liste funciones frente a los elementos de barra lateral anteriores antes de crear roles en Ajustes — luego asigne los permisos mínimos que coincidan.
- Separe «puede gestionar exámenes» de «Exam Center está en vivo». Conceda permisos de examen cuando el personal esté formado; active el ajuste institucional Exam Center cuando el proceso esté listo para producción.
- Espere barras laterales solo básicas en inquilinos nuevos. Users y Courses sin Database o Planning suele significar que los paquetes FuxamCMS aún no están activados, no que solo fallen los permisos.
- Vuelva a comprobar tras cambios de rol. La composición de la barra lateral se evalúa al acceder; tras editar un rol, pida a la persona que vuelva a abrir OrgHub antes de concluir que el cambio falló.
- Recuerde las pestañas de perfil. Los ajustes User Information del rol pueden ocultar Documents o Time Tracking aunque existan permisos.
Errores frecuentes
| Error | Por qué ocurre | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Asumir que una página faltante es un fallo | Las páginas ocultas no producen mensaje de error | Enseñe al personal el modelo de dos (o tres) compuertas |
| Copiar un rol superadmin para todos | Concede en exceso Statistics, Applications y Database | Cree roles específicos por función |
| Activar un paquete pero no el ajuste | Exam Center / Statistics / Applications siguen ocultos | Complete la tabla de ajustes institucionales |
| Comparar barras laterales entre instituciones | Contratos distintos producen paquetes distintos | Compare solo dentro de la misma institución |
| Ignorar User Information | Permiso concedido pero la pestaña sigue oculta | Compruebe ajustes de pestañas de perfil del rol |
Preguntas frecuentes
¿Por qué no hay error cuando me falta acceso?
OrgHub oculta páginas no autorizadas o no licenciadas en lugar de mostrar errores de prohibido en la barra lateral. Eso mantiene la navegación limpia pero significa que «no encuentro X» es el síntoma habitual de una laguna de permisos, funciones o ajustes.
¿Puede una persona tener dos roles y combinar permisos?
El acceso efectivo sigue los permisos del rol asignado a la persona (y asignaciones con alcance) según la configuración de su institución. Gestione la asignación de rol desde User Management y el contenido de permisos desde Roles y permisos.
¿Quién puede activar un paquete de funciones?
Los paquetes de funciones se acuerdan a nivel contractual con Fuxam. Los administradores institucionales o su representante de cuenta Fuxam gestionan la activación — no es un interruptor de autoservicio en la barra lateral para usuarios finales.
¿Statistics Center respeta permisos dentro de la sección?
Sí. Statistics Center requiere la función Statistics Center y el ajuste institucional Report. Dentro del centro, las páginas individuales se filtran además por los permisos de informes de su rol (por ejemplo, permiso para ver estadísticas frente a permiso para ver informes).
¿Dónde aprendo qué controla cada página de Ajustes?
Vea Descripción general de ajustes institucionales para un catálogo de roles, interruptores OrgHub, exámenes, documentos, registro de tiempo, seguro médico y ajustes a nivel de curso.
Temas relacionados
Descripción general de ajustes institucionales
Catálogo de áreas de Ajustes que gestionan los administradores y qué controla cada una.
Roles y permisos
Cree y configure roles, asigne permisos y gestione Home Tabs.
Conceptos básicos de OrgHub
Recorrido por las cuatro secciones de la barra lateral y para qué sirve cada página.
User Management
Cree usuarios, invitaciones, grupos y asigne roles en Fuxam Base.