Berechtigungen, Funktionen und Sichtbarkeit

Wie Rollenberechtigungen, Funktionpakete und Institutionseinstellungen gemeinsam steuern, welche OrgHub-Seiten und -Abschnitte jede Person sieht — in klarer Sprache für Hochschulmitarbeitende.

OrgHub zeigt jeder Person ein anderes Set an Seiten, abhängig von zwei unabhängigen Toren: den Berechtigungen ihrer Rolle und den für die Institution aktivierten Funktionpaketen. Eine Seite ist nur sichtbar, wenn beide Bedingungen erfüllt sind. Manche Fähigkeiten fügen ein drittes Tor hinzu — eine Institutionseinstellung, die eingeschaltet sein muss, auch wenn das Paket vorhanden ist.

Dieses Modell ist grundlegend für FuxamCMS. Missverstehen Sie es, wirkt jedes andere OrgHub-Kapitel inkonsistent: Kolleginnen und Kollegen scheinen „geheime“ Menüs zu haben, die Datenbank verschwindet für einen ganzen Campus, oder das Prüfungszentrum erscheint für eine Rolle und nicht für eine andere aus Gründen, die wie Fehler wirken. Meist ist das korrektes Verhalten.

Warum das wichtig ist

Hochschulen trennen was die Institution gekauft und aktiviert hat von was jede Aufgabe tun darf. Funktionpakete beantworten die erste Frage; Rollenberechtigungen die zweite. Diese Tore getrennt zu halten bedeutet:

Eine Institution kann Planung lizenzieren, ohne jeder Mitarbeitenden Planungszugriff zu geben.
Eine Rolle kann Prüfungsberechtigungen enthalten, ohne das Prüfungszentrum zu zeigen, bevor die Institution bereit ist, es einzuschalten.
Prüfende und Teilzeitmitarbeitende können Nur-Lesen-Ausschnitte von OrgHub erhalten, ohne Bewerbungen, Statistik oder Datenbank zu sehen.

Gestalten Sie Rollen und aktivieren Sie Funktionen bewusst. Sichtbarkeit ist das Produkt von Politik, nicht von persönlichen Lesezeichen. Für einen Katalog, wo Administratorinnen und Administratoren diese Schalter umlegen, siehe Institutionseinstellungen Übersicht.

Einordnung

Berechtigungen werden unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen konfiguriert (dokumentiert unter Base). Funktionpakete sind vertraglich und institutionsweit. Institutionseinstellungen liegen unter Einstellungen (zum Beispiel Prüfungszentrum, Bericht, Bewerbungsmanagement). OrgHub wertet beim Aufbau der Sidebar lediglich alle drei aus.

Wichtige Begriffe

Begriff	Bedeutung in klarer Sprache
Berechtigung	Ein feingliedriges Recht an einer Rolle — zum Beispiel die Berechtigung, Curricula einzusehen. Fehlende Berechtigung → Seite ausgeblendet, kein Fehler.
Rolle	Benanntes Set von Berechtigungen, das Personen zugewiesen wird. Effektiver Zugriff ist die Kombination der Berechtigungen in der zugewiesenen Rolle (plus ggf. eingeschränkte Zuweisungen).
Funktionpaket	Vertragsfähigkeitsbündel (zum Beispiel Prüfungsverwaltung). Fehlendes Paket → Abschnitt für alle abwesend.
Institutionseinstellung	Admin-Schalter, der eine paketierte Funktion weiter freischaltet (Prüfungszentrum, Statistik / Bericht, Bewerbungsmanagement und Ähnliches).
Sidebar-Gruppe	Verwaltung, Prüfungszentrum, Statistics Center oder Datenbank. Ganz ausgeblendet, wenn sie keine erlaubten, funktionsaktivierten Unterseiten hat.
Zugangspakete	Gebündelte Berechtigungssätze, die mit Fuxam-Produktpaketen verknüpft sind und neben Rollen in den Einstellungen verwaltet werden.
Nutzerinformationen	Pro Rolle festgelegte Auswahl, welche Profil-Tabs und Startbereiche erscheinen — getrennt von OrgHub-Sidebar-Berechtigungen.

Rollenberechtigungen

Jede OrgHub-Seite oder jeder Abschnitt erfordert mindestens eine Berechtigung. Hat Ihre Rolle nicht die erforderliche Berechtigung, wird die Seite ausgeblendet — Sie sehen keinen Fehler, sie erscheint einfach nicht in der Sidebar.

Sidebar-Eintrag	Was die Rolle typischerweise braucht
Nutzer	Berechtigung, Nutzer und Nutzergruppen einzusehen
Kurse	Berechtigung, Kursverwaltung und Kursstruktur einzusehen
Planung	Berechtigung, Kursmodule einzusehen (Funktion Planung erforderlich)
Programme	Berechtigung, Studiengänge einzusehen (institutionsweit oder einzeln)
Curricula	Berechtigung, Curricula einzusehen (oder ein einzelnes Curriculum)
Module	Berechtigung, Kursmodule einzusehen (oder ein einzelnes Modul)
Räume	Berechtigung, Räume einzusehen und zu aktualisieren
Chronology	Berechtigung, akademische Semester einzusehen
Meine Prüfungen	Berechtigung, Prüfungen einzusehen (oder eine einzelne Prüfung)
Prüfungstypen	Berechtigung, Prüfungstypen einzusehen
Universitätsstatistik	Berechtigung, Statistik einzusehen
Ihre Berichte	Berechtigung, Berichte einzusehen
Bewerbungen	Berechtigung im Zusammenhang mit Bewerbungsprogrammen (Apply muss aktiviert sein)

Institutionsweit vs. begrenzter Umfang

Manche Rechte gelten für die ganze Institution (zum Beispiel alle Nutzer einsehen). Andere gelten nur, wenn die Rolle auf einem bestimmten Kurs, einer Kohorte oder einem Programm zugewiesen ist. Deshalb können zwei Koordinatorinnen bzw. Koordinatoren beide „Programmzugriff haben“ und doch unterschiedliche Programmlisten sehen — eine kann institutionsweite Ansichtsrechte haben, die andere nur eingeschränkten Zugriff auf zugewiesene Aufnahmen.

Bevorzugen Sie institutionsweite Ansichtsberechtigungen für Koordinatorinnen und Koordinatoren, die über Programme hinweg browsen müssen, und eingeschränkte Zuweisungen, wenn der Zugriff auf zugewiesene Einheiten begrenzt bleiben soll.

So prüfen Sie Ihren eigenen Zugriff

Sie können Ihre eigene OrgHub-Sichtbarkeit typischerweise nicht ohne Administratorin bzw. Administrator erweitern. Wenn etwas fehlt:

Klären Sie mit einer Kollegin bzw. einem Kollegen, die bzw. der dieselbe Aufgabe haben sollte, ob sie die Seite sehen. Sehen sie sie auch nicht, vermuten Sie ein Funktionpaket oder eine Institutionseinstellung.

Sehen sie sie, bitten Sie eine Administratorin bzw. einen Administrator, Einstellungen → Rollen & Berechtigungen zu öffnen, Ihre Rolle zu wählen und den Tab Berechtigungen auf die Rechte in der Tabelle oben zu prüfen.

Nachdem Berechtigungen gespeichert sind, öffnen Sie OrgHub erneut (ein vollständiger Seiten-Refresh kann helfen, wenn die Sidebar noch unverändert wirkt).

Funktionpakete

Manche OrgHub-Abschnitte sind nur verfügbar, wenn das entsprechende Funktionpaket für Ihre Institution aktiviert ist. Funktionpakete werden auf Vertragsebene zwischen Ihrer Institution und Fuxam vereinbart.

OrgHub-Abschnitt / Seite	Funktion, die Ihre Institution braucht
Planung	Planung
Programme (Studiengänge und Kohorten)	Studiengänge und Kohorten
Module und Curricula	Module und Curricula
Räume	Raumverwaltung
Chronology	Planung
Prüfungszentrum	Prüfungsverwaltung
Prüfungstypen	Prüfungstypen
Statistics Center	Statistics Center
Bewerbungen	Bewerbungsmanagement (Fuxam Apply)

Erweiterte CMS-Bereiche, die anderswo in diesem Handbuch dokumentiert sind, folgen derselben Idee — Paket plus Einstellungen und Berechtigungen —, auch wenn sie keine dauerhaften Peers der vier Haupt-Sidebar-Gruppen sind:

Bereich	Was das für Mitarbeitende bedeutet	Handbuch-Zuhause
Krankenversicherung (GKV)	Krankenkasse-Meldung, wenn die Fähigkeit Krankenversicherung verfügbar und vollständig eingerichtet ist	Krankenversicherung
Smart Documents	PDF-Vorlagen und erzeugte Bescheinigungen oder Verträge	Smart Documents
Zeiterfassung	Arbeitszeitprotokolle, Modelle und Exporte	Zeiterfassung

Institutionseinstellungen

Manche Funktionen werden zusätzlich durch einen institutionsweiten Schalter gesteuert — auch wenn das Funktionpaket aktiv ist, muss eine Administratorin bzw. ein Administrator die Funktion in den Institutionseinstellungen ausdrücklich aktivieren. Bis die Einstellung an ist, bleibt der Abschnitt für alle Rollen ausgeblendet, unabhängig von Berechtigungen.

Funktion	Was Administratorinnen und Administratoren einschalten
Prüfungszentrum	Prüfungszentrum für die Institution aktiviert
Statistics Center	Bericht unter Einstellungen → Bericht (und Statistics-Engine-Konfiguration für Universitätsstatistik)
Bewerbungen	Bewerbungsmanagement unter Einstellungen → OrgHub → Bewerbungsmanagement

Optionale Bereiche brauchen oft sowohl ein Paket als auch eine abgeschlossene Einrichtung:

Bereich	Über das Paket hinaus
Zeiterfassung	Zeiterfassung aktivieren unter Einstellungen → Zeiterfassung
Krankenversicherung	Einstellungen → Krankenkassen Integration vollständig ausfüllen und speichern, damit die Integration vollständig eingerichtet und eingeschaltet ist
Smart Documents	Vorlagen unter Einstellungen → Dokumente, plus Tab-Sichtbarkeit der Rolle

Vollständiger Katalog: Institutionseinstellungen Übersicht.

Wenn Sie OrgHub öffnen, prüft Fuxam jede Sidebar-Gruppe und jeden Eintrag gegen die Berechtigungen Ihrer Rolle und die aktiven Funktionen und Einstellungen der Institution. Gruppen ohne erlaubte Unterseiten werden ganz ausgeblendet. Einzelne Einträge innerhalb einer sichtbaren Gruppe werden ausgeblendet, wenn die Berechtigungs- oder Funktionsprüfung nur für diesen Eintrag scheitert.

Das bedeutet, dass zwei Administratorinnen bzw. Administratoren an derselben Institution unterschiedliche Sidebars sehen können, wenn ihre Rollen unterschiedliche Berechtigungen haben — und alle Nutzerinnen und Nutzer an einer Institution ohne FuxamCMS-Pakete nur die Kern-Verwaltungseinträge (Nutzer und Kurse) sehen, nicht Datenbank oder Planung.

Entscheidungsleitfaden, wenn etwas fehlt

Was fehlt	Zuerst prüfen	Dann prüfen
Ganzes Prüfungszentrum / Statistics Center / Bewerbungen	Funktionpaket + Institutionseinstellung	Rollenberechtigungen für Prüfungen, Berichte oder Bewerbungen
Ganze Datenbank-Gruppe	Pakete Module und Curricula, Raumverwaltung und Planung	Berechtigungen, Curricula, Module, Räume und Semester einzusehen
Nur Planung oder Programme	Paket Planung oder Studiengänge und Kohorten	Berechtigung, Kursmodule / Studiengänge einzusehen
Einzelne Seite in sichtbarer Gruppe	Berechtigungszeile dieser Seite in der Tabelle oben	Ob der Eintrag ein eigenes Paket braucht (zum Beispiel Prüfungstypen)
OrgHub-Eintrag selbst	Beliebige OrgHub-bezogene Berechtigung an der Rolle	Konto aktiv und richtige Institution ausgewählt
Profil-Tab (Dokumente, Zeiterfassung und Ähnliches)	Funktionpaket + Institutionseinrichtung	Tab-Sichtbarkeit Nutzerinformationen der Rolle

Favoriten

Unabhängig davon, welche Seiten in Ihrer Sidebar sind, können Sie jede sichtbare OrgHub-Seite an Ihre Favoriten für den schnellen Zugriff anheften. Wählen Sie das Sternsymbol neben einem Seitentitel in der Sidebar, um sie hinzuzufügen. Favorisierte Seiten erscheinen oben in der Sidebar über den Standard-Navigationsgruppen.

Favoriten umgehen nie Berechtigungen, Funktionpakete oder Institutionseinstellungen. Sie sind nur Verknüpfungen.

Best Practices

Eine Rollenmatrix dokumentieren. Aufgabenfunktionen gegen die Sidebar-Einträge oben listen, bevor Sie Rollen in den Einstellungen anlegen — dann die minimalen passenden Berechtigungen zuweisen.
„Kann Prüfungen führen“ von „Prüfungszentrum ist live“ trennen. Prüfungsberechtigungen vergeben, wenn Mitarbeitende geschult sind; Institutionseinstellung Prüfungszentrum umlegen, wenn der Prozess produktionsreif ist.
Auf Kern-only-Sidebars bei neuen Mandanten rechnen. Nutzer und Kurse ohne Datenbank oder Planung bedeuten meist, dass FuxamCMS-Pakete noch nicht aktiviert sind, nicht dass allein Berechtigungen falsch sind.
Nach Rollenänderungen erneut prüfen. Die Sidebar-Zusammensetzung wird beim Zugriff ausgewertet; nach dem Bearbeiten einer Rolle die Person OrgHub erneut öffnen lassen, bevor Sie schließen, dass die Änderung gescheitert ist.
Profil-Tabs bedenken. Rollen-Nutzerinformationen-Einstellungen können Dokumente- oder Zeiterfassungs-Tabs ausblenden, auch wenn Berechtigungen existieren.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Warum das passiert	Vermeiden durch
Fehlende Seite als Fehler annehmen	Ausgeblendete Seiten erzeugen keine Fehlermeldung	Mitarbeitenden das Zwei-Tore- (oder Drei-Tore-) Modell vermitteln
Superadmin-Rolle für alle kopieren	Übervergibt Statistik, Bewerbungen und Datenbank	Zweckgebundene Rollen anlegen
Paket aktivieren, aber nicht die Einstellung	Prüfungszentrum / Statistik / Bewerbungen bleiben ausgeblendet	Institutionseinstellungen-Tabelle abschließen
Sidebars über Institutionen vergleichen	Unterschiedliche Verträge ergeben unterschiedliche Pakete	Nur innerhalb derselben Institution vergleichen
Nutzerinformationen ignorieren	Berechtigung vorhanden, Tab trotzdem ausgeblendet	Profil-Tab-Einstellungen der Rolle prüfen

FAQ

Warum gibt es keinen Fehler, wenn mir Zugriff fehlt?

OrgHub blendet unberechtigte oder unlizenzierte Seiten aus, statt Verboten-Fehler in der Sidebar zu zeigen. Das hält die Navigation klar, bedeutet aber, dass „Ich finde X nicht“ das übliche Symptom einer Berechtigungs-, Funktions- oder Einstellungslücke ist.

Kann eine Person zwei Rollen haben und Berechtigungen kombinieren?

Der effektive Zugriff folgt den Berechtigungen der zugewiesenen Rolle der Person (und ggf. eingeschränkten Zuweisungen) wie an Ihrer Institution konfiguriert. Rollen zuweisen über die Nutzerverwaltung, Berechtigungsinhalt über Rollen und Berechtigungen.

Wer kann ein Funktionpaket aktivieren?

Funktionpakete werden auf Vertragsebene mit Fuxam vereinbart. Institutionsadministratorinnen bzw. -administratoren oder Ihre Fuxam-Ansprechpartnerin bzw. Ihr Fuxam-Ansprechpartner übernehmen die Freischaltung — es ist kein Selbstbedienungs-Sidebar-Schalter für Endnutzerinnen und Endnutzer.

Respektiert das Statistics Center Berechtigungen innerhalb des Abschnitts?

Ja. Das Statistics Center erfordert die Funktion Statistics Center und die Institutionseinstellung Bericht. Innerhalb des Centers werden einzelne Seiten zusätzlich nach den Berichtsrechten Ihrer Rolle gefiltert (zum Beispiel Berechtigung, Statistik einzusehen vs. Berechtigung, Berichte einzusehen).

Wo erfahre ich, was jede Einstellungsseite steuert?

Siehe Institutionseinstellungen Übersicht für einen Katalog von Rollen, OrgHub-Schaltern, Prüfungen, Dokumenten, Zeiterfassung, Krankenversicherung und Kurseinstellungen.