Bericht teilen

Benutzerdefinierte Berichte mit Kolleginnen und Kollegen teilen, indem Sie Anzeige- oder Exportzugriff nach Rolle oder Nutzer über Berichtsberechtigungen vergeben — mit datenschutzbewussten Vorgaben.

Berichte unter Ihre Berichte sind standardmäßig nur für die Erstellerin bzw. den Ersteller sichtbar. Über Berichtsberechtigungen teilen Sie einen Bericht mit bestimmten Rollen oder Nutzern, ohne vollständigen Bearbeitungszugriff zu geben. Teilen macht eine persönliche Berichtsdefinition zur Teamressource — Studierendensekretariat, Fakultätsverwaltung und Programmverantwortliche können denselben Kohorten-, Einschreibungs- oder Bestehensquoten-Bericht jedes Semester ausführen, ohne die Abfrage doppelt aufzusetzen.

Berechtigungen sind feingliedrig: Kann ansehen erlaubt Ausführen und Ergebnisse in der Oberfläche sehen; Kann exportieren erlaubt zusätzlich CSV- und Excel-Downloads. Diese Trennung unterstützt Datenschutzregeln, bei denen Aggregate in Fuxam sichtbar sein dürfen, Offline-Kopien aber ausdrücklich freigegeben werden müssen.

Warum das wichtig ist

Institutionelles Berichtswesen ist selten eine Einzelaufgabe. Wer die Abfrage baut, braucht oft nicht jedes Semester die Ausgabe. Ohne Teilen bräuchte jede Person die Berechtigung, Berichte zu schreiben, und würde doppelte Definitionen pflegen, die auseinanderlaufen.

Berichtsberechtigungen bündeln den Zugriff bei der Berichtseignerin bzw. dem Berichtseigner (oder einer Administratorin bzw. einem Administrator, der Berichtsberechtigungen verwalten darf). Freigegebene Personen sehen den Bericht unter Ihre Berichte, öffnen den Tab Bericht, setzen Pflichtfilter und führen aus — genau wie unter Bericht ausführen und exportieren beschrieben. Export bleibt pro Freigabe optional.

Für wiederkehrende Fragen wie Kopfzahlen und Notenzusammenfassungen teilen Sie einen kanonischen Bericht aus dem Katalog gängiger Berichte, statt jede Fakultät eigene Varianten erfinden zu lassen.

Einordnung

Verwandter Bereich	Beziehung
Bericht erstellen	Bericht vor dem Teilen aufbauen
Bericht ausführen und exportieren	Was Freigegebene nach der Freigabe tun
Statistik und Berichte	Zugriffsübersicht für das Statistics Center
Berechtigungen, Funktionen und Sichtbarkeit	Wer Berichtsberechtigungen und verwandte Rollenfreigaben verwalten darf

Das Teilen benutzerdefinierter Berichte unterscheidet sich von anderen Exportkanälen. Exporte der Universitätsstatistik unterliegen der Berechtigung, Statistik einzusehen; Krankenversicherung und Zeiterfassung folgen eigenen Zugangsmodellen. Berichtsberechtigungen gelten nur für Einträge unter Ihre Berichte.

Wichtige Begriffe

Begriff	Bedeutung
Berichtsberechtigungen	Blatt mit Freigaben und ihren Einstellungen Kann ansehen / Kann exportieren
Nach Rolle	Zugriff für alle Inhaberinnen und Inhaber einer gewählten Rolle
Nach Nutzer	Zugriff für eine oder mehrere benannte Personen
Bericht ansehen	Bericht auf dem Tab Bericht öffnen und ausführen
Bericht exportieren	CSV und Excel aus der Ergebnistabelle herunterladen
Berichtseigner	Erstellerin bzw. Ersteller mit vollem Zugriff — bearbeiten, ausführen, exportieren, teilen, löschen (vorbehaltlich Rollenberechtigungen)

Sichtbarkeit im Überblick

Zugriffsebene	Was die freigegebene Person kann
Kein Berechtigungseintrag	Sieht den Bericht unter Ihre Berichte nicht, sofern sie ihn nicht selbst erstellt hat
Kann ansehen	Bericht öffnen, ausführen und Ergebnisse sehen
Kann exportieren	CSV oder Excel aus der Ergebnistabelle herunterladen (setzt in der Praxis Anzeigezugriff voraus)
Berichtseigner	Voller Zugriff — bearbeiten, ausführen, exportieren, teilen und löschen (vorbehaltlich Rollenberechtigungen)
Berechtigung, Berichte zu schreiben (Rolle)	Berichte erstellen und bearbeiten; teilt sie nicht automatisch mit anderen
Berechtigung, Berichtsberechtigungen zu verwalten (Rolle)	Berechtigungen an jedem Bericht verwalten, nicht nur an eigenen

So öffnen Sie Berichtsberechtigungen

Gehen Sie zu OrgHub → Statistics Center → Ihre Berichte.

Finden Sie den Bericht, den Sie teilen möchten, und öffnen Sie das Zeilenmenü Aktionen (⋯).

Wählen Sie Berechtigungen. Das Blatt Berichtsberechtigungen öffnet sich.

Das Blatt listet jede freigegebene Rolle oder Person mit den aktuellen Einstellungen Kann ansehen und Kann exportieren.

So fügen Sie eine Berechtigung hinzu

Wählen Sie im Berechtigungsblatt Nach Rolle oder Nach Nutzer.

Wählen Sie die Rolle oder eine bzw. mehrere Personen aus, denen Sie Zugriff geben.

Schalten Sie Bericht ansehen ein, damit Öffnen und Ausführen auf dem Tab Bericht möglich sind.

Schalten Sie Bericht exportieren ein, damit CSV- und Excel-Downloads aus der Ergebnistabelle möglich sind.

Wählen Sie Berechtigung hinzufügen, um den Eintrag zu übernehmen.

Wählen Sie Fertig, wenn Sie fertig sind.

So verwalten Sie bestehende Berechtigungen

Für jede bereits gelistete Freigabe können Sie:

Kann ansehen oder Kann exportieren ein- oder ausschalten, ohne die Freigabe ganz zu entfernen.
Einen Berechtigungseintrag Entfernen, um den Zugriff zu widerrufen.

Teilmuster für gängige Berichte

Berichtstyp	Empfohlene Freigabe	Warum
Zusammengefasste Bestehensquoten / Durchschnitte	Kann ansehen für Fakultätsleitungen; Kann exportieren nur für Hochschulsteuerung	Weniger personenbezogene Dateien im Umlauf
Kohorten-Einschreibungsliste	Kann ansehen für Programmverwaltung; Export nur für Studierendensekretariat	Operative Prüfung vs. Offline-Verarbeitung
Studierendenverzeichnis	Enge Rollen; Anzeige bevorzugen	Breite Verzeichnisse sind hochsensibel
Programmaufnahme-Liste	Rollenbasierte Anzeige für Zulassung / Studierendensekretariat	Stabiler Teamzugriff über Nach Rolle
QC-Listen vor Prüfungsstatistik	Kleiner benannter Nutzerkreis mit Export	Kurzlebige, sensible Arbeitsdateien

Koppeln Sie das Teilen mit Pflichtfiltern in der Berichtsdefinition, damit Freigegebene keinen ungefilterten institutionweiten Auszug ausführen können. Siehe Bericht erstellen.

Best Practices

Standardmäßig nur Kann ansehen; Kann exportieren ergänzen, wenn Offline-Dateien dokumentiert nötig sind.
Nach Rolle für stabile Teams bevorzugen (zum Beispiel alle im Studierendensekretariat), damit Neueinstellungen den Zugriff automatisch erben.
Nach Nutzer für einmaligen Zugriff auf sensible Berichte oder externe Mitwirkende mit bestimmten Rollen.
Berechtigungen prüfen, wenn Berichtseignerinnen bzw. -eigner die Institution verlassen — Eigentümerschaft übertragen oder Freigaben aktualisieren, bevor Lücken entstehen.
In der Berichts-Beschreibung dokumentieren, für wen der Bericht gedacht ist; Berechtigungen sollten zu dieser Zielgruppe passen.
Die Berechtigung, Berichte zu schreiben, lässt Kolleginnen und Kollegen eigene Berichte erstellen, legt Ihre aber nicht offen — Teilen ist immer ausdrücklich.
Für Führungskreise den Zusammenfassungs-Bericht teilen, nicht das personenbezogene Duplikat.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Folge	Vermeidung
Export freigegeben, obwohl nur Anzeige nötig war	Unkontrollierte Tabellenkopien	Mit Kann ansehen starten; Export bewusst eskalieren
Mit zu breiter Rolle geteilt	Zu viele Personen sehen sensible Zeilen	Rolle eingrenzen oder Filter in der Berichtsdefinition setzen
Person hat Kann exportieren, aber keine rollenbezogene Exportberechtigung	Export kann berichtsbezogen funktionieren, aber die Rollenberechtigung zählt ebenfalls — siehe Warnung oben	Rollenberechtigungen und berichtsbezogene Freigaben abstimmen
Frühere Mitarbeitende nicht widerrufen	Restzugriff über Rollenmitgliedschaft	Nutzerbezogene Freigaben entfernen; Rollenmitgliedschaft separat prüfen
Detailbericht statt Zusammenfassung geteilt	Personenbezogene Daten zu weit verteilt	In eine gruppierte Zusammenfassung duplizieren; diese teilen

FAQ

Erlaubt Teilen, meinen Bericht zu bearbeiten?

Nein. Kann ansehen und Kann exportieren gewähren keinen Bearbeitungszugriff. Zum Bearbeiten braucht es die Berechtigung, Berichte zu schreiben, sowie Eigentümerschaft oder Bearbeitungsrechte. Freigegebene Personen können die Abfrage-Builder-Konfiguration nicht ändern.

Wer kann das Berechtigungsblatt außer der Eigentümerin bzw. dem Eigentümer öffnen?

Personen, deren Rolle die Berechtigung zur Verwaltung von Berichtsberechtigungen enthält, können Berechtigungen an jedem Bericht verwalten.

Kann ich Exporte der Universitätsstatistik so teilen?

Nein. Berichtsberechtigungen gelten für benutzerdefinierte Berichte unter Ihre Berichte. Die Universitätsstatistik nutzt statt dessen Berechtigungen zur Statistikansicht und zur Verwaltung des Statistics Centers.

Was ist der Unterschied zwischen rollenbezogener Exportberechtigung und Kann exportieren?

Die rollenbezogene Exportberechtigung gilt rollenübergreifend für Berichte. Kann exportieren ist berichtsbezogen auf dem Berechtigungsblatt. Beides kann beeinflussen, ob Exportaktionen erscheinen — siehe Sichtbarkeitstabelle und Warnung oben.