Compartir un informe
Comparta informes personalizados con colegas concediendo acceso de visualización o exportación por rol o por usuario mediante permisos de informe, con valores predeterminados orientados a la protección de datos.
Los informes en Your Reports son privados de su creador por defecto. Use Report permissions para compartir un informe con roles o usuarios concretos sin darles acceso de edición completo. Compartir convierte una definición personal en un recurso de equipo: registros, administradores académicos y responsables de programa pueden ejecutar el mismo informe de cohorte, inscripción o tasa de aprobación cada periodo sin duplicar la configuración de la consulta.
Los permisos son granulares: Can view permite ejecutar y ver resultados en la interfaz; Can export además permite descargas CSV y Excel. Esta separación respalda políticas de gobernanza de datos en las que ver agregados en Fuxam es aceptable pero las copias fuera de línea requieren aprobación explícita.
Por qué es importante
Los informes institucionales rara vez son tarea en solitario. Quien construye la consulta no suele ser quien necesita la salida cada semestre. Sin compartir, cada colega necesitaría permiso para escribir informes y mantendría definiciones duplicadas que se desvían.
Report permissions centraliza el acceso en el propietario del informe (o un administrador que pueda gestionar permisos de informes). Los beneficiarios ven el informe en Your Reports, abren la pestaña Informe, aplican filtros obligatorios y ejecutan, tal como se documenta en Ejecutar y exportar un informe. La exportación sigue siendo opcional por beneficiario.
Para preguntas recurrentes como totales y resúmenes de calificaciones, comparta un informe canónico del catálogo de informes habituales en lugar de que cada facultad invente el suyo.
Cómo encaja
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Crear un informe | Construya el informe antes de compartir |
| Ejecutar y exportar un informe | Lo que hacen los beneficiarios tras conceder acceso |
| Estadísticas e informes | Descripción general de acceso al Statistics Center |
| Permisos, funciones y visibilidad | Configure quién puede gestionar permisos de informes y concesiones de rol relacionadas |
Compartir informes personalizados es distinto de otros canales de exportación. Las exportaciones de estadísticas universitarias se rigen por permiso para ver estadísticas; las exportaciones de seguro médico y registro de tiempo siguen sus propios modelos de acceso. Los permisos de informe solo aplican a elementos en Your Reports.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Report permissions | Hoja que lista beneficiarios y sus ajustes Can view / Can export |
| By role | Conceder acceso a todos los que tengan un rol seleccionado |
| By user | Conceder acceso a uno o más usuarios nombrados |
| Can view report | Abrir y ejecutar el informe en la pestaña Informe |
| Can export report | Descargar CSV y Excel desde la tabla de resultados |
| Report owner | Creador con acceso completo: editar, ejecutar, exportar, compartir, eliminar (según permisos de rol) |
Resumen de visibilidad
| Nivel de acceso | Qué puede hacer el beneficiario |
|---|---|
| Sin entrada de permiso | No puede ver el informe en Your Reports salvo que lo haya creado |
| Can view | Abrir el informe, ejecutarlo y ver resultados |
| Can export | Descargar CSV o Excel desde la tabla de resultados (en la práctica requiere acceso de visualización) |
| Propietario del informe | Acceso completo: editar, ejecutar, exportar, compartir y eliminar (según permisos de rol) |
| Permiso para escribir informes (rol) | Crear y editar informes; no los comparte automáticamente con otros |
| Permiso para gestionar permisos de informes (rol) | Gestionar permisos en cualquier informe, no solo los propios |
Cómo abrir permisos de informe
Vaya a OrgHub → Statistics Center → Your Reports.
Busque el informe que desea compartir y abra el menú Acciones (⋯) de la fila.
Seleccione Permissions. Se abre la hoja Report permissions.
La hoja lista cada beneficiario (rol o usuario) al que se ha dado acceso, con sus ajustes actuales Can view y Can export.
Cómo añadir un permiso
En la hoja de permisos, elija By role o By user.
Seleccione el rol o uno o más usuarios a los que conceder acceso.
Active Can view report para permitir abrir y ejecutar el informe en la pestaña Informe.
Active Can export report para permitir descargas CSV y Excel desde la tabla de resultados.
Seleccione Add permission para aplicar la entrada.
Seleccione Done cuando termine.
Cómo gestionar permisos existentes
Para cada beneficiario ya listado puede:
- Activar o desactivar Can view o Can export sin eliminar al beneficiario por completo.
- Remove una entrada de permiso para revocar el acceso.
Patrones de uso compartido para informes habituales
| Tipo de informe | Uso compartido sugerido | Motivo |
|---|---|---|
| Tasas de aprobación / promedios resumen | Can view para responsables académicos; Can export solo para investigación institucional | Reduce archivos a nivel de estudiante en circulación |
| Lista de inscripción por cohorte | Can view para administradores de programa; exportación solo para registro | Comprobaciones operativas frente a procesamiento fuera de línea |
| Directorio de estudiantes | Roles estrechos; preferir visualización | Los directorios amplios son de alta sensibilidad |
| Lista de admisión al programa | Visualización por rol para admisiones / registro | Acceso estable de equipo mediante By role |
| Listas de control de calidad antes de Prüfungsstatistik | Conjunto pequeño de usuarios nombrados con exportación | Archivos de trabajo sensibles y de corta duración |
Combine el uso compartido con filtros obligatorios en la definición del informe para que los beneficiarios no puedan ejecutar una extracción de toda la institución sin alcance. Vea Crear un informe.
Buenas prácticas
- Por defecto, solo Can view; añada Can export cuando haya una necesidad documentada de archivos fuera de línea.
- Prefiera By role para equipos estables (por ejemplo, todo el personal de registro) para que las nuevas contrataciones hereden acceso automáticamente.
- Use By user para acceso puntual a informes sensibles o colaboradores externos en roles concretos.
- Revise permisos cuando los propietarios de informes dejen la institución: transfiera la propiedad o actualice concesiones antes de que aparezcan lagunas de acceso.
- Documente en la Description del informe cuál es el público previsto; los permisos deben coincidir con ese público.
- Recuerde que el permiso para escribir informes permite a los colegas crear los suyos pero no expone los suyos: compartir es siempre explícito.
- Para audiencias de dirección, comparta el informe resumen, no el duplicado a nivel de estudiante.
Errores frecuentes
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Concedió exportación cuando solo hacía falta visualización | Copias de hojas de cálculo sin control | Empiece con Can view; suba a exportación de forma deliberada |
| Compartido con un rol demasiado amplio | Demasiados usuarios ven filas sensibles | Acote el rol o añada filtros en la definición del informe |
| El usuario tiene Can export pero le falta permiso de exportación a nivel de rol | La exportación puede seguir funcionando por informe, pero el permiso de rol también importa — véase la advertencia anterior | Alinee permisos de rol y concesiones por informe |
| Olvidó revocar a antiguos empleados | Acceso residual por pertenencia al rol | Elimine concesiones por usuario; revise la pertenencia al rol por separado |
| Compartió un informe detallado pensado para resúmenes | Datos personales compartidos en exceso | Duplique en un resumen agrupado; comparta ese |
Preguntas frecuentes
¿Compartir permite a alguien editar mi informe?
No. Can view y Can export no conceden acceso de edición. Editar requiere permiso para escribir informes y propiedad o derechos de edición. Los beneficiarios no pueden cambiar la configuración del generador de consultas.
¿Quién puede abrir la hoja de permisos además del propietario?
Los usuarios cuyo rol incluya permiso para gestionar permisos de informes pueden gestionar permisos en cualquier informe.
¿Puedo compartir exportaciones de University Statistics así?
No. Report permissions aplican a informes personalizados en Your Reports. Estadísticas universitarias usan permisos de visualización de estadísticas y gestión del Statistics Center.
¿Cuál es la diferencia entre permiso de exportación a nivel de rol y Can export?
El permiso de exportación a nivel de rol aplica a todos los informes de ese rol. Can export es por informe en la hoja de permisos. Ambos pueden influir en si aparecen acciones de exportación — véase la tabla de visibilidad y la advertencia anteriores.
Páginas relacionadas
Estadísticas e informes
Descripción general de acceso al Statistics Center y Report Builder.
Ejecutar y exportar un informe
Cómo los usuarios compartidos ejecutan y descargan resultados.
Permisos y funciones
Configure el acceso por rol en Ajustes.
Catálogo de informes habituales
Qué informes compartir para preguntas institucionales habituales.