Procesar solicitudes en bloque
Seleccionar varias solicitudes de solicitantes en las pestañas Pending o Accepted para actualizar el estado en bloque o enviar correo a muchos destinatarios a la vez.
Procesar solicitudes en bloque permite al personal de admisiones actuar sobre muchas solicitudes en una sola operación: actualizar el estado de la solicitud de un grupo seleccionado o enviar un único correo redactado a todos los solicitantes seleccionados. La barra de herramientas en bloque aparece en las pestañas Pending y Accepted de Solicitantes siempre que haya al menos una fila marcada.
En picos de admisión, el trabajo fila a fila en la hoja de detalle no escala. Las acciones en bloque apoyan la clasificación (mover decenas de expedientes Submitted a In review), decisiones coordinadas (aceptar una cohorte tras la aprobación del comité) y comunicación masiva (recordatorios de fecha de orientación), respetando los correos de revisión por solicitante y las restricciones de inscripción.
Por qué es importante
Los ciclos de admisión de alto volumen — jornadas de inscripción abierta, admisiones continuas, cohortes internacionales grandes — requieren operaciones por lotes sin sacrificar la trazabilidad. Las actualizaciones de estado en bloque aplican la misma transición del flujo a cada fila seleccionada, envían correos de revisión cuando corresponde y muestran un mensaje de confirmación con los recuentos. El correo en bloque llega a todos los solicitantes seleccionados con dirección válida en una sola sesión de redacción.
Usado con cuidado, el procesamiento en bloque mantiene el flujo de estados preciso en cientos de expedientes. Usado sin precaución, puede enviar decisiones incorrectas a personas equivocadas; por eso importan la selección y la confirmación.
Cómo encaja
Las actualizaciones de estado en bloque siguen las mismas reglas que las acciones individuales de Aprobar o rechazar. El correo en bloque es paralelo a Comunicarse con un solicitante, pero para muchos destinatarios. En vistas por formulario, la misma barra aparece en programa → formulario → Submissions.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Barra en bloque | Sustituye las acciones predeterminadas de la tabla cuando hay filas seleccionadas — ofrece Status y Send email. |
| Casilla del encabezado | Selecciona todas las filas de la página actual (no todo el resultado filtrado en todas las páginas). |
| Correo de revisión | Se envía en cambios de estado en bloque excepto cuando el estado destino es Draft o Pending. |
| Mensaje de confirmación | Resumen en pantalla de cuántos correos y notificaciones en la app se enviaron tras una actualización de estado en bloque. |
| Eliminación en bloque | Disponible en vistas de envíos por formulario para administradores con permiso para gestionar y eliminar programas de solicitud. |
Cómo seleccionar solicitudes
Vaya a OrgHub → Management → Applications → Pending o Accepted.
Aplique filtros para acotar la lista si hace falta.
Marque filas individuales o use la casilla del encabezado para seleccionar todas las filas de la página actual.
La barra en bloque sustituye las acciones predeterminadas cuando hay al menos una fila seleccionada.
Cómo actualizar el estado en bloque
Con filas seleccionadas, abra la acción en bloque Status.
Elija el estado destino — por ejemplo In review, Accepted, Rejected o Needs update.
Confirme el cambio. Para estados relacionados con la aceptación, Fuxam puede mostrar diálogos adicionales (vista previa del contrato de estudios, asignación de cohorte).
Las actualizaciones de estado en bloque envían correos de revisión a los solicitantes afectados (excepto para los estados Draft y Pending). Un mensaje de confirmación indica cuántos correos y notificaciones en la app se enviaron.
Escenarios típicos de estado en bloque
| Escenario | Estado destino | Precaución |
|---|---|---|
| Clasificación tras el plazo | In review | Transición masiva segura; los correos avisan de que comenzó la revisión. |
| Aceptación por lote del comité | Accepted | Puede activar diálogos de contrato/cohorte por fila; verifique la selección. |
| Rechazo masivo tras el corte | Rejected | Mensajería irreversible a solicitantes; revise los filtros dos veces. |
| Solicitar nueva entrega de documentos | Needs update | Valore si el bloque es adecuado sin comentarios por campo individuales. |
Cómo enviar correo en bloque
Seleccione filas de solicitantes.
Seleccione Send email en la barra en bloque.
Redacte y envíe un mensaje a todos los destinatarios seleccionados con dirección de correo válida.
Si no hay direcciones válidas para la selección, Fuxam muestra una advertencia y bloquea la acción.
El correo manual en bloque no cambia el estado de la solicitud. Para decisiones oficiales, use Status en bloque o Aprobar o rechazar de forma individual.
Eliminación en bloque
Los administradores con permiso para gestionar y eliminar programas de solicitud pueden eliminar solicitudes seleccionadas desde vistas de envíos por formulario. Úselo con cuidado: las solicitudes eliminadas no se pueden recuperar.
La eliminación en bloque no se describe para las pestañas principales Pending/Accepted de Solicitantes — aplica en el contexto programa → formulario → Submissions.
Buenas prácticas
- Filtre antes de seleccionar — Acote por cohorte, programa o estado para que la casilla del encabezado solo capture las filas previstas.
- Tenga en cuenta la paginación — La casilla del encabezado selecciona solo la página actual; repita por página o ajuste los filtros para conjuntos grandes.
- Alinee el estado en bloque con la política de revisión — No pase a Accepted en bloque sin proceso de comité; la revisión individual puede seguir siendo obligatoria aunque el sistema permita actualización en bloque.
- Separe difusión y decisión — Use Send email en bloque para logística; use Status en bloque cuando la decisión deba activar el correo de revisión.
- Lea el mensaje de confirmación — Confirma los recuentos de notificaciones; investigue resultados con cero correos.
Errores frecuentes
- Página equivocada seleccionada — Seleccionar todo en una página mientras el resultado filtrado abarca varias páginas deja expedientes pendientes.
- Intentos de Enrolled en bloque — Las filas Enrolled quedan excluidas de la actualización de estado en bloque; planifique gestión individual.
- Notificaciones duplicadas — Estado en bloque y luego correo manual pueden duplicar mensajes; coordine con la política de notificaciones por correo.
Preguntas frecuentes
¿La actualización de estado en bloque omite los correos de revisión?
No — las actualizaciones de estado en bloque envían correos de revisión a los solicitantes afectados excepto cuando el estado destino es Draft o Pending, igual que los cambios de estado individuales.
¿Puedo pasar a Enrolled en bloque?
La actualización en bloque puede admitir Enrolled cuando esté permitido, pero los registros ya Enrolled no pueden actualizarse en bloque después de estar inscritos. Pueden aparecer diálogos relacionados con la aceptación por solicitud.
¿En qué se diferencia el correo en bloque del estado en bloque?
El correo en bloque envía un mensaje manual redactado sin cambiar el estado. El estado en bloque cambia la posición en el flujo y puede activar correos de revisión automáticos.
Páginas relacionadas
Aprobar o rechazar
Correos de decisión y comportamiento para solicitantes individuales.
Pasar a la siguiente etapa
Orden de estados recomendado y referencia del flujo.
Comunicarse con un solicitante
Detalles del correo manual para uno o varios solicitantes seleccionados.
Descripción general de solicitantes
Filtrado y navegación de la tabla antes de acciones en bloque.