Gestionar documentos
Administre plantillas de Smart Document en Ajustes, revise PDF generados en perfiles de usuario, comprenda permisos y mantenga bajo control los flujos rellenables.
Gestionar smart documents abarca dos superficies: administración de plantillas en Ajustes → Documentos (qué puede generar su institución) y archivos generados en perfiles de usuario y paneles de estudiantes (qué ya se produjo). Los administradores mantienen el catálogo de plantillas, valores predeterminados y reglas de autoservicio en ajustes; gestores de usuarios y usuarios finales interactúan con los PDF resultantes desde OrgHub o Panel → Gestión → Documentos.
Por qué es importante
Sin higiene continua de plantillas, el personal se enfrenta a menús desplegables saturados, PDF de inscripción desactualizados y eliminaciones bloqueadas cuando los vínculos de autoservicio siguen referenciando diseños retirados. Sin gestión a nivel de perfil, los certificados generados se acumulan sin una forma clara de ver, descargar o quitar adjuntos subidos. Esta página une configuración y salida para que matrícula y servicios al estudiante sepan dónde mirar en cada etapa.
Cómo encaja
El trabajo con plantillas se conecta con Crear, Editar y Usar una plantilla de documento. La salida vive en perfiles abiertos mediante Gestión de usuarios y, para estudiantes, la pestaña Gestión. Las secciones de contrato de estudios y certificados se alinean con la inscripción en Programas de estudios y cohortes — consulte Contratos de estudios y certificados. La documentación de Seguro médico (avisos XML GKV) se gestiona por separado en la pestaña Krankenkasse — los smart documents gestionan documentación PDF en la pestaña Documentos.
Cómo gestionar plantillas en ajustes
Vaya a Ajustes → Documentos.
Revise la tabla de plantillas — cada fila muestra el nombre de la plantilla, el tipo de objeto, el recuento de campos asignados y las acciones.
Use Establecer como predeterminada, Renombrar o Editar según necesite (consulte Editar un documento).
Elimine plantillas que ya no necesite con la acción Eliminar de la fila. Elimine primero vínculos de autoservicio o contrato de estudios si la eliminación se bloquea.
Las secciones relacionadas en la misma página gestionan documentos de autoservicio, plantillas de contrato de estudios y plantillas de certificado cuando esas funciones están activadas para su institución.
Referencia de la tabla de plantillas
| Columna / acción | Significado |
|---|---|
| Nombre de plantilla | Identificador en listas y diálogos de generación |
| Tipo de objeto | User, Module, Curriculum, Room o Certificate |
| Campos | Recuento de campos asignados en la plantilla |
| Establecer como predeterminada | Preselecciona la plantilla en flujos de generación admitidos |
| Renombrar | Actualiza solo el nombre mostrado |
| Editar | Abre el editor de documentos para cambios de asignación |
| Eliminar | Eliminación permanente cuando no está referenciada en otro lugar |
Cómo ver documentos generados en un usuario
Abra OrgHub → Gestión de usuarios → [Usuario] → Documentos.
Explore Smart documents, Documentos rellenables asignados, Archivos subidos y — cuando esté activado — contratos de estudios o certificados.
Use Ver para abrir el visor de documentos en la aplicación o Descargar para guardar el PDF localmente.
Para archivos subidos, los administradores con permiso para editar documentos de usuario pueden quitar documentos desde el menú de acciones de la fila.
Las asignaciones rellenables muestran una columna de estado (pendiente, completado, firmado) y admiten solicitar la finalización al usuario cuando se requieren firmas.
La pestaña Documentos requiere permiso para ver documentos de usuario, y la función Smart Documents debe estar activada para su institución. Otras pestañas del mismo usuario — Programa de estudios, Matrícula, Seguro médico — proceden de áreas CMS relacionadas pero son independientes del almacenamiento PDF de smart-document. Consulte Ver un usuario para la matriz completa de pestañas.
Lista de documentos del usuario final
Los usuarios con acceso ven plantillas de autoservicio elegibles y sus archivos generados en Panel → Gestión → Documentos. Los elementos disponibles dependen de las reglas de autoservicio por rol configuradas en ajustes. Es el reflejo orientado al estudiante de la generación del administrador — mismas plantillas asignadas, distinto punto de entrada.
Solicitudes masivas de documentos
Cuando Smart Documents está activado, las acciones masivas de la tabla de Usuarios pueden incluir Solicitar documento (junto a Solicitud masiva de seguro cuando el seguro médico está activo). Use solicitud masiva cuando muchos usuarios necesiten el mismo documento rellenable o generado durante admisión o campañas de cumplimiento. Capítulo completo: Generar documentos en masa.
Resumen de permisos
| Acción | Acceso habitual necesario |
|---|---|
| Abrir plantillas en ajustes | Permiso para leer usuarios (acceso a la página de ajustes) |
| Abrir pestaña Documentos del usuario | Permiso para ver documentos de usuario |
| Eliminar archivos subidos del usuario | Permiso para editar o eliminar documentos de usuario (aplican reglas de eliminación específicas del rol) |
| Gestionar asignaciones rellenables | Permiso para ver documentos de usuario, más derechos de flujo de documentos para su rol |
Los ajustes de perfil de rol en Ajustes → Roles y permisos pueden ocultar la pestaña Documentos aunque existan permisos. Consulte Permisos y funciones para cómo el paquete Smart Documents condiciona la visibilidad.
Protección de datos y retención (orientación)
Los PDF generados son descargas de datos personales (y a veces contractuales):
- Restrinja permisos de documentos al personal que los necesite.
- Prefiera desactivar usuarios frente a eliminarlos cuando deba conservarse el historial de documentos.
- Elimine archivos subidos o generados del perfil solo cuando su política de retención lo permita.
- No trate las descargas de escritorio como registro del sistema — la pestaña Documentos del perfil lo es.
Buenas prácticas
- Revise la tabla de plantillas cada ciclo de admisión. Retire diseños sustituidos con Eliminar tras desvincular referencias de autoservicio y contrato de estudios.
- Use valores predeterminados para plantillas de alto volumen. Establecer como predeterminada en el certificado de inscripción estándar reduce errores de selección.
- Siga el estado rellenable antes de perseguir a estudiantes. Los estados pendiente frente a firmado en Documentos rellenables asignados muestran quién aún debe firmar.
- Mantenga separados los flujos GKV y PDF. El informe de exmatriculación a Krankenkassen pasa por Exportar exmatriculaciones; las cartas de confirmación a estudiantes pueden seguir siendo smart documents en el mismo perfil.
- Prefiera desactivar frente a eliminar usuarios. Cuando alguien se va, desactivar conserva el historial de documentos; eliminar el usuario borra su registro de forma permanente.
- Tras editar plantillas, regenere de forma deliberada. Los archivos antiguos permanecen; la nueva redacción requiere una nueva generación — Editar un documento.
Errores frecuentes
| Error | Qué hacer |
|---|---|
| Eliminación bloqueada en una plantilla | Elimine la configuración de autoservicio o contrato de estudios que referencia esa plantilla |
| No encuentra el PDF generado | Compruebe las secciones Smart documents frente a Archivos subidos en la pestaña Documentos del usuario |
| El estudiante no ve elementos de autoservicio | Verifique reglas de autoservicio, elegibilidad por rol y visibilidad de la pestaña Gestión |
| Recuento de campos de plantilla incorrecto | Vuelva a abrir Editar en el editor — Campos debe coincidir con los campos asignados en la plantilla |
| Busca avisos de seguro en Documentos | Use la pestaña Krankenkasse para el historial XML GKV |
Preguntas frecuentes
¿Dónde residen los PDF generados?
En el perfil de usuario bajo Documentos — Smart documents para salida generada, Archivos subidos para adjuntos manuales. Los usuarios finales también ven sus resultados de autoservicio en Panel → Gestión → Documentos.
¿Puedo recuperar una plantilla eliminada?
La eliminación es permanente. Conserve una copia del PDF de origen sin conexión o duplique plantillas antes de cambios importantes usando Iniciar desde plantilla al crear un reemplazo.
¿Los contratos de estudios aparecen en la tabla principal de plantillas?
Cuando la gestión de matrícula está activada, las plantillas de contrato de estudios pueden aparecer en una sección dedicada en Ajustes → Documentos y en la pestaña Documentos del usuario. Las acciones de gestión siguen los mismos patrones Editar y Eliminar descritos en Editar un documento. Detalles: Contratos de estudios y certificados.
¿Quién puede eliminar archivos de un perfil?
Los administradores necesitan permiso para editar o eliminar documentos de usuario, y siguen aplicando reglas de eliminación específicas del rol. Los smart documents generados y los archivos subidos pueden seguir acciones de fila distintas — compruebe el menú de cada sección.