Eine Einladung erneut senden

Senden, erneut senden oder abbrechen Sie Einladungen für Nutzer, die ihre Konten noch nicht aktiviert haben — aus der Nutzer-Tabelle oder dem Tab Mailing.

Eine Einladung gibt einem neuen Nutzer einen sicheren Link, um ein Passwort zu setzen und Ihrer Institution beizutreten. Bis zur Aktivierung bleibt das Konto in einem Zustand vor dem Login, der in der Nutzerverwaltung als Ausstehende Einladung sichtbar ist.

Nutzen Sie diese Anleitung, wenn jemand keine E-Mail erhalten hat, der Link abgelaufen ist, Sie eine ausstehende Einladung vor dem erneuten Senden abbrechen müssen oder Sie nach einer Massenaufnahme nachfassen. Das erneute Senden nutzt die aktuellen Einstellungen für Einladungs-E-Mails (oder rollenspezifische Überschreibungen) und lässt Sie eine neue Einladungsgültigkeit für den neuen Link festlegen.

Warum das wichtig ist

Einladungsfehler gehören zu den häufigsten Onboarding-Support-Anfragen: Spamfilter, Tippfehler in E-Mail-Adressen, abgelaufene Links oder Nutzer, die die Aktivierung bis zum Semesterbeginn aufschieben. Ein zuverlässiger erneuter Versand hält die Aufnahme im Zeitplan, ohne doppelte Konten zu erzeugen oder Personen auszusperren.

Fuxam verfolgt die Einladungshistorie pro Nutzer im Tab Mailing — Zustellstatus, Ablauf und die Möglichkeit, Links zu kopieren oder abzubrechen —, sodass das Studierendensekretariat Probleme ohne Engineering diagnostizieren kann. Massen-Einladen aus der Nutzer-Tabelle skaliert dieselbe Operation über eine gesamte gefilterte Kohorte ausstehender Konten.

Wie es zusammenhängt

Einladungen sind eine Stufe im Kontenlebenszyklus:

Stufe	Sichtbarer Status	Typische nächste Aktion
Konto erstellt, keine Einladung gesendet	Inaktiv	Einladung aus Tabelle oder Tab Mailing senden
Einladung gesendet, noch nicht aktiviert	Ausstehende Einladung	Warten, erneut senden oder abbrechen
Link erfolgreich genutzt	Aktiv	Keine Einladungsaktion nötig

Der Einladungsinhalt (Sprache, Betreff, Text, Video) kommt aus Einstellungen für Einladungs-E-Mails. Gültigkeit und Rolle werden bei jedem Versand gewählt. Erste Einladungen können auch beim Erstellen eines Nutzers gesendet werden.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Ausstehende Einladung	Status in der Nutzer-Tabelle für Konten, die eingeladen, aber noch nicht aktiviert wurden.
Einladungsgültigkeit	Anzahl der Tage, die der Aktivierungslink gültig bleibt — gewählt zum Versandzeitpunkt (1, 3, 5, 7, 14, 30 oder 90 Tage; 7 Tage empfohlen).
Einladungshistorie	Pro-Nutzer-Protokoll im Tab Mailing mit Erstellungszeit, Zustellstatus, Einladungsstatus und Ablauf.
Einladungs-URL kopieren	Den Aktivierungslink manuell außerhalb der E-Mail teilen — nützlich, wenn die E-Mail-Zustellung fehlschlägt.
Einladung löschen	Bricht einen ausstehenden Link ab, sodass er nicht mehr genutzt werden kann.

Status Ausstehende Einladung

In der Nutzer-Tabelle zeigen Nutzer, die eingeladen wurden, aber ihr Konto noch nicht aktiviert haben, den Status Ausstehende Einladung. Filtern Sie nach diesem Status, um alle zu finden, die die Einrichtung noch abschließen müssen.

Wenn der Ausstehend-Filter jemanden nicht zeigt, den Sie erwarten, prüfen Sie den Tab Mailing. Die Einladung kann mit längerer Einladungsgültigkeit noch gültig sein, auch wenn der Tabellenfilter sie nicht mehr als ausstehend einstuft.

Senden oder erneut senden aus der Nutzer-Tabelle

Gehen Sie zu OrgHub → Verwaltung → Nutzer.

Wählen Sie den oder die Nutzer aus, die eine Einladung brauchen.

Wählen Sie Einladen in der Massen-Symbolleiste (sichtbar, wenn mindestens eine Zeile ausgewählt ist).

Legen Sie im Popover die Einladungsgültigkeit fest und bestätigen Sie die Rolle für die Einladung.

Bestätigen Sie zum Senden. Eine Erfolgsmeldung zeigt, wie viele Einladungen gesendet wurden.

Sie können eine Einladung auch beim Erstellen eines Nutzers senden, indem Sie Einladung senden im Formular Nutzer hinzufügen aktivieren.

Die im Einladungs-Popover bestätigte Rolle bestimmt, welche rollenspezifischen Einladungsüberschreibungen für den E-Mail-Inhalt gelten. Prüfen Sie vor dem Bestätigen, dass die Rolle zum beabsichtigten Zugriff der Person passt.

Zum Einladen vieler Nutzer auf einmal mit weiterem Kontext siehe Massenaktionen.

Einladungen im Tab Mailing verwalten

Für einen einzelnen Nutzer öffnen Sie das Profil und nutzen den Tab Mailing:

Öffnen Sie das Profil des Nutzers aus der Nutzer-Tabelle.

Wählen Sie den Tab Mailing.

Prüfen Sie die Einladungshistorie — jede Zeile zeigt, wann die Einladung erstellt wurde, den E-Mail-Zustellstatus, den Einladungsstatus und den Ablauf.

Wählen Sie Einladen, um eine neue Einladung zu senden, oder nutzen Sie Einladungs-URL kopieren, um den Link manuell zu teilen.

Der Tab Mailing ist die Diagnoseansicht, wenn ein Nutzer meldet, nie eine E-Mail erhalten zu haben. Prüfen Sie den Zustellstatus in der Einladungshistorie, bevor Sie erneut senden — wenn die Zustellung fehlgeschlagen ist, verifizieren Sie die E-Mail-Adresse im Tab Übersicht über Einen Nutzer bearbeiten, bevor Sie erneut senden.

Eine Einladung abbrechen

Um einen ausstehenden Link ungültig zu machen:

Öffnen Sie den Tab Mailing des Nutzers.

Finden Sie in der Einladungshistorie die Einladungszeile.

Wählen Sie Einladung löschen und bestätigen Sie.

Brechen Sie vor dem erneuten Senden ab, wenn Sie vermuten, dass ein Link an die falsche Person weitergegeben wurde, oder wenn Sie die eingeladene Rolle ändern müssen — die neue Einladung nutzt die Rolle, die Sie zum Versandzeitpunkt bestätigen.

Erforderliche Berechtigungen

Aktion	Berechtigung
Einladungen senden oder erneut senden	Create user invite und Update user (oder Update users)
Einladungshistorie ansehen	Read user mailing
Eine Einladung löschen / abbrechen	Delete user invite

Konfigurieren Sie diese an jeder Rolle unter Rollen & Berechtigungen.

Best Practices

Verifizieren Sie zuerst die E-Mail-Adresse. Bevor Sie erneut senden, bestätigen Sie, dass die Adresse im Tab Übersicht korrekt ist — wiederholte Sendungen an einen Tippfehler perpetuieren das Problem.
Nutzen Sie Einladungs-URL kopieren sparsam. Manuelles Linkteilen umgeht E-Mail-Zustellprotokolle. Bevorzugen Sie das erneute Senden über das System, wenn möglich, und kopieren Sie die URL nur, wenn der Empfänger E-Mail-Filterprobleme bestätigt.
Wählen Sie die Gültigkeit für Ihren Aufnahmekalender. Nutzen Sie 7 Tage für Standardabläufe. Für Wochen vor Semesterbeginn provisionierte Konten erwägen Sie 30 oder 90 Tage, um Ablauf mitten in der Ferienzeit zu vermeiden.
Brechen Sie veraltete Einladungen vor Rollenänderungen ab. Wenn Sie jemanden mit einer anderen Rolle einladen müssen, brechen Sie die alte Einladung zuerst ab, damit keine Verwirrung entsteht, welcher Link aktiv ist.
Fassen Sie nach der Aufnahme mit Massen-erneutem Versand nach. Filtern Sie Ausstehende Einladung, wählen Sie alle aus und führen Sie Einladen einmal vor Semesterbeginn aus, statt Einzelfälle ad hoc zu bearbeiten.
Stimme E-Mail-Inhalt vor großen erneuten Versendungen ab. Aktualisieren Sie zuerst die Einstellungen für Einladungs-E-Mails, damit erneute Sendungen die aktuelle Willkommensnachricht liefern.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Was passiert	Wie vermeiden
Nutzer nicht im Ausstehend-Filter	Einladung älter als sieben Tage kann aus dem Ausstehend-Filter fallen	Prüfen Sie die Einladungshistorie im Tab Mailing für den tatsächlichen Ablauf
Erneut senden ohne E-Mail-Tippfehler zu korrigieren	Einladung geht wieder an die falsche Adresse	Bearbeiten Sie die E-Mail zuerst im Tab Übersicht
Falsche Rolle beim erneuten Senden	Nutzer erhält nach der Aktivierung falsche Berechtigungen	Bestätigen Sie die Rolle im Einladungs-Popover
Annehmen, abgebrochener Nutzer ist weg	Konto bleibt; nur der Link wird ungültig	Senden Sie eine neue Einladung oder deaktivieren Sie, wenn nicht mehr benötigt
Tab Mailing fehlt	Nutzerinformationen-Einstellungen der Rolle oder Berechtigungen	Passen Sie die Tabsichtbarkeit der Rolle in den Einstellungen an

FAQ

Worin unterscheiden sich inaktiv und ausstehende Einladung?

Inaktiv bedeutet, dass das Konto existiert, aber keine Einladung gesendet wurde (oder der Nutzer ohne Einladung senden erstellt wurde). Ausstehende Einladung bedeutet, dass eine Einladung gesendet wurde, der Empfänger aber noch nicht aktiviert hat. Beide Zustände verhindern die Anmeldung, bis die Aktivierung abgeschlossen ist.

Kann ich an viele Nutzer auf einmal erneut senden?

Ja. Wählen Sie mehrere Zeilen in der Nutzer-Tabelle und nutzen Sie die Massenaktion Einladen in der Symbolleiste. Siehe Massenaktionen.

Nutzt das erneute Senden die neueste E-Mail-Vorlage?

Ja. Jeder Versand nutzt die aktuellen Institutionsstandards aus Einstellungen für Einladungs-E-Mails und alle rollenspezifischen Überschreibungen für die bestätigte Rolle.

Warum verschwindet ausstehende Einladung, bevor der Link abläuft?

Der Filter Ausstehende Einladung in der Nutzer-Tabelle zeigt Einladungen älter als sieben Tage möglicherweise nicht mehr, auch wenn Sie eine längere Einladungsgültigkeit zum Versandzeitpunkt gewählt haben. Nutzen Sie den Tab Mailing, um das tatsächliche Ablaufdatum zu sehen.