Aufgaben erstellen und verwalten
Weisen Sie Datenanfragen, Verfügbarkeitsanfragen und Dokumentaufgaben aus der OrgHub-Nutzerverwaltung zu, konfigurieren Sie Batches und verfolgen Sie den Fortschritt.
Aufgaben sind Anfragen, die Sie Personen in Ihrer Institution zuweisen — zum Beispiel eine Datenanfrage, eine Verfügbarkeitsanfrage oder Dokument ausfüllen. Mitarbeitende erstellen und verfolgen sie unter OrgHub → Management → Users → Tasks. Zugewiesene Personen erledigen sie in ihrem Aufgabenbereich und im Tab Tasks auf dem Nutzerprofil.
Warum das wichtig ist
Institutionen brauchen oft dieselbe Information oder Aktion von vielen Personen gleichzeitig: fehlende Profildaten, Lehrverfügbarkeit für die Planung oder ein unterschriebenes Dokument. Aufgaben machen daraus nachvollziehbare Arbeit mit Fälligkeit, Priorität, Status und Fortschritt — statt unübersichtlicher E-Mails.
Bevor Sie starten
| Anforderung | Detail |
|---|---|
| Tab Tasks öffnen | Berechtigung read:tasks (ohne sie ist der Tab ausgeblendet) |
| Aufgaben erstellen oder bearbeiten | Berechtigung write:tasks |
| Typ Dokument ausfüllen | Zusätzlich write:user-documents; Smart-Document-Vorlagen müssen existieren |
| Empfänger | Nutzer müssen bereits in der Nutzerverwaltung existieren |
Aufgabentypen
| Typ | Was die zugewiesene Person tut |
|---|---|
| Datenanfrage | Ausgewählte Profil- / Custom-Data-Felder ausfüllen |
| Verfügbarkeitsanfrage | Verfügbarkeit für die von Ihnen definierten Zeitslots melden (optionale Nachricht) |
| Dokument ausfüllen | Eine von Ihnen gewählte Smart-Document-Vorlage ausfüllen (optionaler Zeitraum, falls nötig) |
So erstellen Sie eine Aufgabe
Sie starten im Tab Tasks, im Tab Tasks eines Nutzers oder über Massenaktionen in der Nutzerliste (Create task).
Im Tab Tasks
Gehen Sie zu OrgHub → Management → Users und öffnen Sie den Tab Tasks.
Wählen Sie Create task und einen Typ: Datenanfrage, Verfügbarkeitsanfrage oder Dokument ausfüllen.
Fuxam legt einen Draft-Batch an und öffnet den Batch-Builder. Vergeben Sie einen klaren Titel in der Kopfzeile.
Unter Batch settings setzen Sie Priority (Low / Medium / High / Urgent), optional Scheduled activation und optional Deadline. Mit Deadline können Sie Disable after due date aktivieren, damit nach Ablauf keine Abschlüsse mehr möglich sind.
Vervollständigen Sie den typabhängigen Bereich:
- Datenanfrage — wählen Sie die Felder, die ausgefüllt werden sollen.
- Verfügbarkeitsanfrage — Nachricht und Zeitslots festlegen.
- Dokument ausfüllen — Smart-Document-Vorlage wählen (und Zeitraum, falls erforderlich).
Unter Recipients wählen Sie Add recipients, markieren Nutzer und bestätigen. Speichern Sie, wenn das Banner für ungespeicherte Änderungen erscheint.
Aktivieren Sie den Batch:
- Datenanfrage — Request (Bestätigung zeigt die Empfängeranzahl).
- Andere Typen — Activate (oder Activate now, wenn geplant).
- Bei künftiger Scheduled activation im Draft-Status — Schedule for later.
Aus ausgewählten Nutzern
Unter OrgHub → Management → Users wählen Sie einen oder mehrere Nutzer.
Öffnen Sie Create task in der Massentoolbar und wählen Sie den Typ. Der Draft-Batch öffnet sich mit diesen Empfängern, sofern unterstützt.
Einstellungen, Typ-Konfiguration und Aktivierung wie oben abschließen.
Aufgaben verwalten
In der Tasks-Tabelle
Die Tabelle zeigt Batches und einzelne Aufgaben. Nutzen Sie Filter (inkl. Typ) und den Schalter Show archived für archivierte Historie.
Mit ausgewählten Zeilen und write:tasks können Sie:
- Status massenhaft ändern
- Due date massenhaft ändern
- Über ⋯ die Priority ändern oder Zeilen Delete
Öffnen Sie eine Batch- oder Aufgabenzeile für Details, Fortschritt, Erinnerungen und Aktivität.
Im Nutzerprofil
Öffnen Sie den Nutzer unter OrgHub → Management → Users.
Öffnen Sie den Tab Tasks, um zugewiesene Aufgaben zu sehen und neue zu erstellen (Menü Create task bei write:tasks).
Best Practices
- Ein klarer Zweck pro Batch erleichtert Fortschritt und Erinnerungen.
- Setzen Sie eine Deadline, wenn das Ergebnis Planung, Einschreibung oder Gehalt blockiert.
- Bei Datenanfragen nur wirklich benötigte Felder wählen — siehe Custom data fields.
- Für Dokumentaufgaben die Smart-Document-Vorlage zuerst veröffentlichen — siehe Smart documents.
Häufige Fallstricke
| Fallstrick | Was passiert | Was tun |
|---|---|---|
| Kein Tab Tasks | Tab fehlt | Rolle braucht read:tasks |
| Activate / Request deaktiviert | Button zeigt Tooltip-Grund | Typ-Konfiguration fertigstellen, Empfänger speichern, ungespeicherte Änderungen bereinigen |
| Dokumenttyp fehlt im Menü | Nur Daten-/Verfügbarkeitsanfrage sichtbar | write:user-documents und nutzbare Vorlage nötig |
| Erwartung Auto-Abschluss | Status bleibt offen | Zugewiesene Personen müssen die Anfrage in ihrem Aufgaben-UI abschließen |
FAQ
Brauche ich einen Batch für eine einzelne Person?
Ja. Jeder Create-Flow erzeugt einen Batch. Ein Batch mit einem Empfänger ist üblich.
Welche Status gibt es?
Aufgaben nutzen Status wie Scheduled, Open, Overdue, Completed und Archived. Batches haben verwandte Status inkl. Draft, Scheduled, Active, Paused, Overdue, Completed und Archived.
Wo erledigen Zugewiesene ihre Aufgaben?
In ihrer persönlichen Aufgabenansicht (Inbox / Task-Detail). Mitarbeitende überwachen den Fortschritt im Tab Tasks und im Profil-Tab Tasks.