Fuxam Apply

Zulassung in Fuxam Web — von der öffentlichen Bewerbungseinreichung über Prüfung und Entscheidung bis zur Einschreibung in Studiengänge und Kohorten.

Fuxam Apply ist das Zulassungsmodul in Fuxam Web. Es verbindet das öffentliche Apply-Portal — wo Studieninteressierte Programme durchsuchen und Bewerbungen einreichen — mit der OrgHub-Verwaltung, in der Mitarbeitende Programme und Formulare konfigurieren, Einreichungen prüfen, mit Bewerbern kommunizieren und Kandidaten durch die Zulassungspipeline bis zur Einschreibung führen.

Für Hochschulen ist Zulassung kein einzelner Klick, sondern ein geregelter Trichter: Aufnahmezeiträume, strukturierte Fragebögen, mehrstufige Prüfung, bedingte Angebote, Verträge und schließlich die Zuordnung zu einer Kohorte. Apply bündelt diesen Trichter, damit Konfiguration, Bewerberdaten, Entscheidungen und Benachrichtigungen in einem System bleiben statt in verstreuten Tabellen und E-Mail-Ketten.

Einordnung in Fuxam

Apply steht zwischen der akademischen Planung in FuxamCMS und dem studentischen Alltag in FuxamLMS. Mitarbeitende legen fest, worauf man sich bewerben kann, in Bewerbungsprogrammen (verknüpft mit Studiengängen und Kohorten), gestalten, was Bewerber beantworten müssen, in Bewerbungsformularen, und bearbeiten Einreichungen unter Bewerber. Erreicht ein Kandidat Enrolled, können nachgelagerte Workflows ein Nutzerkonto anlegen oder verknüpfen und ihn der Aufnahme-Kohorte zuweisen, für die er sich beworben hat.

Das Diagramm oben ist der Zulassungstrichter auf hoher Ebene. Jede Phase hat eigene Handbuchkapitel — nutzen Sie die Karten unten zur Navigation.

Der Zulassungstrichter

Ein typischer Weg durch Apply sieht so aus:

1. Konfigurieren — Application Management aktivieren, Portal-Branding setzen, Bewerbungsprogramme verknüpft mit Studiengängen anlegen, Bewerbungsformulare erstellen und veröffentlichen, und die Apply-Portal-URL unter Apply-Portal-Einstellungen teilen.
2. Bewerben — Bewerber durchsuchen Programme im öffentlichen Portal, wählen eine Aufnahme-Kohorte, füllen das Formular aus (optional mit Entwurf speichern) und reichen ein. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und können Einreichungen unter My Submissions verfolgen.
3. Prüfen — Mitarbeitende öffnen den Bereich Bewerber, filtern den Tab Pending, prüfen Feldantworten, fordern Änderungen an bei Bedarf und kommunizieren außerhalb automatischer E-Mails, wenn sinnvoll.
4. Entscheiden — Prüfer nehmen an oder lehnen ab, setzen Status wie Conditionally accepted und führen Bewerber durch Stufen bis zu Accepted oder Rejected.
5. Einschreiben — Nach Erfüllung der Bedingungen (Studienvertrag, Dokumente usw.) wechselt der Status zu Enrolled, was Nutzerbereitstellung und Kohortenzuweisung auslösen kann — die Übergabe von Zulassung an Nutzerverwaltung und Studiengänge und Kohorten.

Nicht jede Einreichung durchläuft jeden Status. Ihre Institution kann Stufen überspringen, Conditionally accepted vor Accepted nutzen oder den Bereich Pending requirements (sofern sichtbar) für offene Punkte verwenden. Die Pipeline ist statusgesteuert — Statuswerte legen fest, wo jede Einreichung steht, statt einer separat konfigurierbaren Stufen-Engine.

Zentrale Begriffe

Für Bewerber

Bewerber nutzen das öffentliche Apply-Portal, um:

• Verfügbare Studiengänge zu durchsuchen und eine Aufnahme-Kohorte zu wählen.
• Ein Bewerbungsformular auszufüllen und einen Entwurf zum späteren Fertigstellen zu speichern.
• Den Status eingereichter Bewerbungen unter My Submissions zu verfolgen.

Das Portal führt Bewerber durch jeden Schritt, ohne dass ein bestehendes Fuxam-Konto nötig ist.

Für Administratoren

Administratoren steuern den Zulassungsworkflow unter OrgHub → Management → Applications (nur sichtbar, wenn Application Management für Ihre Institution aktiviert ist). Von dort können Sie:

• Bewerbungsprogramme anlegen und konfigurieren, jeweils verknüpft mit einem Studiengang und einer Aufnahme-Kohorte.
• Bewerbungsformulare erstellen — die Fragebögen, die Bewerber ausfüllen — mit einem flexiblen Fragen-Builder.
• Einen Fragenkatalog wiederverwendbarer Fragen pflegen, die zu jedem Formular hinzugefügt werden können.
• Bewerber und ihre Einreichungen prüfen, sie durch Stufen führen und mit ihnen kommunizieren.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die genauen Aufgaben variieren je nach Institution. Die Aufgabenseiten im Handbuch setzen voraus, dass Sie die auf jeder Seite genannten Berechtigungen haben.

Einstieg

Wenn Sie Zulassung zum ersten Mal einrichten, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Apply-Portal-Einstellungen — Application Management aktivieren und das Portal anpassen.
2. Bestätigen, dass Studiengänge und Kohorten für die geplanten Aufnahmen existieren.
3. Bewerbungsprogramme — Programm anlegen und Studiengänge verknüpfen.
4. Bewerbungsformulare — Fragebogen erstellen, vorbereiten und veröffentlichen.
5. Apply-Portal-URL teilen und den Tab Pending unter Bewerber beobachten, sobald Einreichungen eintreffen.

Wenn Programme und Formulare bereits existieren und Sie laufende Bewerbungen bearbeiten, beginnen Sie mit Bewerbung prüfen und Zur nächsten Stufe wechseln.

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