Fuxam Apply
Admisiones en Fuxam Web — desde el envío público de solicitudes hasta la revisión del personal, la decisión y la inscripción en programas de estudios y cohortes.
Fuxam Apply es el módulo de admisiones en Fuxam Web. Conecta el portal Apply público — donde los futuros estudiantes exploran programas y envían solicitudes — con la administración de OrgHub, donde el personal configura programas y formularios, revisa envíos, se comunica con solicitantes y avanza candidatos por el proceso de admisiones hacia la inscripción.
Para las universidades, las admisiones no son un solo clic sino un embudo gobernado: ventanas de admisión, cuestionarios estructurados, revisión en varias etapas, ofertas condicionales, contratos y, por último, colocación en una cohorte. Apply centraliza ese embudo para que configuración, datos de solicitantes, decisiones y notificaciones permanezcan en un solo sistema en lugar de hojas de cálculo y hilos de correo dispersos.
Cómo encaja en Fuxam
Apply se sitúa entre la planificación académica en FuxamCMS y la vida diaria del estudiante en FuxamLMS. El personal define a qué se puede solicitar en programas de solicitud (vinculados a programas de estudios y cohortes), diseña qué deben responder los solicitantes en formularios de solicitud y procesa envíos en Solicitantes. Cuando un candidato alcanza Enrolled, los flujos posteriores pueden crear o vincular una cuenta de usuario y asignarle la cohorte de admisión a la que solicitó.
El diagrama anterior es el embudo de admisiones de alto nivel. Cada etapa tiene capítulos dedicados en el manual — use las tarjetas siguientes para navegar.
El embudo de admisiones
Un recorrido típico por Apply se ve así:
- Configurar — Active Application Management, establezca la marca del portal, cree programas de solicitud vinculados a programas de estudios, elabore y publique formularios de solicitud y comparta la URL del portal Apply desde ajustes del portal Apply.
- Solicitar — Los solicitantes exploran programas en el portal público, seleccionan una cohorte de admisión, completan el formulario (con guardado de borrador opcional) y envían. Reciben un correo de confirmación y pueden seguir los envíos bajo My Submissions.
- Revisar — El personal abre el área de Solicitantes, filtra la pestaña Pending, revisa respuestas de campos, solicita cambios si hace falta y se comunica fuera de los correos automáticos cuando proceda.
- Decidir — Los evaluadores aprueban o rechazan, establecen estados como Conditionally accepted y mueven solicitantes por etapas hacia Accepted o Rejected.
- Inscribir — Tras cumplir condiciones (contrato de estudios, documentos, etc.), el estado pasa a Enrolled, lo que puede activar el aprovisionamiento de usuario y la asignación de cohorte — el traspaso de admisiones a gestión de usuarios y programas de estudios y cohortes.
No todo envío recorre todos los estados. Su institución puede omitir etapas, usar Conditionally accepted antes de Accepted o apoyarse en el área Pending requirements (cuando sea visible) para seguir elementos pendientes. El proceso está impulsado por el estado — los valores de estado definen dónde está cada envío en lugar de un motor de etapas configurable aparte.
Conceptos clave
| Término | Significado |
|---|---|
| Apply portal | El sitio público donde los solicitantes exploran programas, completan formularios y siguen My Submissions — no se requiere cuenta Fuxam existente para empezar. |
| Application program | Contenedor de admisiones de nivel superior que vincula uno o más programas de estudios a los formularios que usan los solicitantes. Los programas controlan admisiones activas y plazos. |
| Application form | El cuestionario versionado dentro de un programa — campos, cargas, plazos e integraciones opcionales (seguro médico, contratos de estudios). |
| Submission | La respuesta completada (o en curso) de un solicitante a un formulario, seguida por el estado de la solicitud. |
| Application status | Dónde está un envío en el proceso — p. ej. Submitted, In review, Accepted, Enrolled, Rejected. |
| Applicants area | Espacio de trabajo OrgHub para revisar envíos, cambiar estado, procesamiento masivo y correo manual. |
| Review email | Correo automático enviado cuando el personal establece un estado de decisión (no se envía para Draft o Pending). |
| Enrollment | Paso final de admisiones — estado Enrolled y colocación en la cohorte de admisión, a menudo activando flujos de cuenta de usuario. |
Para solicitantes
Los solicitantes usan el portal Apply público para:
- Explorar programas de estudios disponibles y seleccionar una cohorte de admisión.
- Completar un formulario de solicitud y guardar un borrador para terminar después.
- Seguir el estado de las solicitudes enviadas bajo My Submissions.
El portal guía a los solicitantes en cada paso sin exigir una cuenta Fuxam existente para empezar.
Para administradores
Los administradores gestionan el flujo de admisiones en OrgHub → Management → Applications (visible solo cuando Application Management está activado para su institución). Desde ahí puede:
- Crear y configurar programas de solicitud, cada uno vinculado a un programa de estudios y una cohorte de admisión.
- Elaborar formularios de solicitud — los cuestionarios que completan los solicitantes — con un constructor de preguntas flexible.
- Mantener un catálogo de preguntas de preguntas reutilizables que pueden añadirse a cualquier formulario.
- Revisar solicitantes y sus envíos, moverlos por etapas y comunicarse con ellos.
Roles y responsabilidades
| Rol | Responsabilidades típicas |
|---|---|
| Administrador de admisiones | Activar Apply, configurar el portal, crear programas y formularios, publicar admisiones, gestionar plazos. |
| Evaluador / revisor de admisiones | Filtrar la lista de solicitantes, revisar respuestas de campos, solicitar cambios, recomendar aceptación o rechazo. |
| Coordinador de programa | Supervisar capacidad de cohorte, seguir aceptaciones condicionales, coordinar el traspaso de inscripción. |
| IT / administrador de la organización | Asignar permisos relacionados con admisiones en roles y acceso, y asegurar que Application Management esté activado para la institución. |
Las funciones exactas varían según la institución. Las guías de tareas del manual asumen que dispone de los permisos indicados en cada página.
Por dónde empezar
Si configura admisiones por primera vez, siga este orden:
- Ajustes del portal Apply — active Application Management y personalice el portal.
- Confirme que existen programas de estudios y cohortes para las admisiones que planea abrir.
- Programas de solicitud — cree un programa y vincule programas de estudios.
- Formularios de solicitud — elabore, previsualice y publique el cuestionario.
- Comparta la URL del portal Apply y supervise la pestaña Pending de Solicitantes cuando lleguen envíos.
Si los programas y formularios ya existen y procesa solicitudes en curso, empiece por Revisar una solicitud y Pasar a la siguiente etapa.
En esta sección
Solicitantes
Revise envíos, apruebe o rechace, comunique y procese solicitudes en masa.
Formularios de solicitud
Elabore formularios, use el catálogo de preguntas, previsualice y publique cuestionarios.
Programas de solicitud
Cree programas, vincule programas de estudios, configure ajustes y controle admisiones activas.
Ajustes del portal Apply
Active Apply, gestione plantillas y comprenda las notificaciones por correo a solicitantes.