Editar un informe
Actualice la fuente de datos, columnas, filtros, uniones y agrupación de un informe guardado en el Report Builder, o duplíquelo como punto de partida.
Tras guardar un informe, puede cambiar su configuración desde la vista de edición del Report Builder. Los usuarios con solo acceso de visualización ven una pestaña Report de solo lectura en lugar de las pestañas del generador. Editar es cómo mantiene precisos los informes institucionales cuando evolucionan los esquemas, avanzan los periodos o los colegas piden columnas adicionales, sin reconstruir desde cero.
Duplicar un informe existente también está disponible en el mismo menú Actions, útil cuando necesita una variante (por ejemplo, el mismo informe de cohorte filtrado para otro programa, o una vista resumida de tasa de aprobación derivada de una lista de detalle) preservando el original.
Por qué es importante
Los informes son definiciones vivas, no instantáneas puntuales. Un informe de inscripción de cohorte creado para la promoción del año pasado necesitará filtros actualizados, una unión extra para un campo personalizado nuevo o agrupación revisada cuando su facultad cambie cómo se estructuran los programas. Mantener informes en su sitio conserva una definición canónica única que los colegas comparten y vuelven a ejecutar cada periodo.
Las ediciones estructurales — cambiar la fuente de datos o quitar uniones — pueden invalidar columnas y filtros. El flujo de edición enfatiza previsualizar tras los cambios para detectar roturas antes de que otros ejecuten el informe con plazo.
Cómo encaja
| Área relacionada | Relación |
|---|---|
| Crear un informe | Flujo de construcción inicial; los mismos cinco pasos aplican al editar |
| Catálogo de informes habituales | Decidir si editar para una pregunta nueva o duplicar una variante |
| Ejecutar y exportar un informe | Ejecutar la definición actualizada en la pestaña Report |
| Compartir un informe | Los colegas con acceso de visualización ven resultados de sus ediciones en la próxima ejecución |
| Estadísticas e informes | Modelo de acceso y descripción general de informes |
Los informes extraen los mismos datos institucionales que las exportaciones de University statistics y los registros de Mis exámenes. Editar un informe no cambia los datos de origen — solo cómo se consultan y presentan.
Conceptos clave
| Paso | Qué cambia |
|---|---|
| Data source | Entidad principal sobre la que se construye el informe |
| Join data | Entidades relacionadas conectadas a la tabla raíz (uniones internas o izquierdas) |
| Pick columns | Campos incluidos en la salida |
| Filter | Condiciones que acotan qué filas se devuelven |
| Summarize | Campos de agrupación y ajustes de agregación |
Los informes construidos en SQL Mode se editan en la pestaña SQL Mode en lugar de los pasos del generador de consultas. Valide su SQL antes de guardar cambios.
Cómo abrir un informe para editar
Vaya a OrgHub → Statistics Center → Your Reports.
Encuentre el informe en la tabla y abra el menú Actions (⋯) de la fila.
Seleccione Edit. Fuxam abre el informe en el Report Builder.
También puede Duplicate un informe desde el mismo menú para crear una copia modificable sin afectar al original.
Cómo editar columnas, filtros y uniones
En la pestaña Query Builder, están disponibles los mismos cinco pasos usados durante la creación:
Navegue al paso que desea cambiar.
Actualice uniones, campos seleccionados o reglas de filtro según sea necesario.
Seleccione Preview para verificar que la consulta actualizada devuelve los datos esperados.
Seleccione Save changes y actualice el nombre o la descripción del informe si se le solicita.
Cómo configurar la agrupación
El paso 5 — Summarize — controla cómo se agrupan y agregan los resultados:
Abra el paso Summarize.
Elija uno o más campos Group by.
Ajuste la agregación en columnas seleccionadas donde se admita.
Previsualice y guarde sus cambios.
La agrupación convierte informes a nivel de fila en vistas de resumen — por ejemplo, recuentos de inscripción por programa de estudios en lugar de una fila por estudiante, o promedios de calificación por módulo en lugar de una fila por intento. Úsela cuando su audiencia necesite agregados para reuniones de planificación o evidencia de acreditación, no registros individuales.
Editar hacia preguntas institucionales habituales
| Objetivo | Edición habitual |
|---|---|
| Tasas de aprobado / suspenso | Añadir filtros de resultado; Group by módulo; contar |
| Distribución de calificaciones | Group by calificación; contar; mantener filtro de periodo |
| Calificación media por cohorte | Group by cohorte; agregación de promedio donde se admita |
| Recuento más estrecho | Ajustar filtros de programa / cohorte; mantener filtro obligatorio de periodo |
| Variante acotada a facultad | Duplicate, luego cambiar filtro de programa; dejar intacto el original institucional |
Consulte el Catálogo de informes habituales para patrones completos.
Cuándo editar frente a duplicar frente a crear nuevo
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| Actualizar filtros o columnas para el mismo propósito | Edit el informe existente |
| Misma estructura, distinto ámbito de programa o periodo | Duplicate, luego ajustar filtros |
| Lista de detalle frente a tasas resumidas para la misma población | Duplicate; añadir Summarize en la copia de resumen |
| Pregunta o audiencia fundamentalmente distinta | Crear un informe nuevo |
| Informe compartido; cambio estructural arriesgado | Duplicate primero, validar, luego comunicar el cambio |
Buenas prácticas
- Tras cualquier cambio en Data source o Join data, recorra los pasos 3–5 aunque solo pretendiera cambiar una unión.
- Actualice la Description del informe cuando añada columnas o cambie filtros obligatorios para que quienes comparten sepan qué cambió.
- Comunique cambios disruptivos a colegas que ejecutan el informe según calendario — especialmente si cambiaron filtros obligatorios o nombres de columnas.
- Para informes SQL, pruebe con Preview o un filtro limitado antes de Save changes; los errores SQL afectan a todos con acceso.
- Al convertir un informe a nivel de estudiante en un resumen para dirección, prefiera Duplicate para que el personal operativo conserve la versión de detalle.
Errores frecuentes
| Error | Qué ocurre | Solución |
|---|---|---|
| Se cambió la fuente de datos | Las columnas y filtros pueden borrarse o dar error | Vuelva a seleccionar columnas y filtros; previsualice antes de guardar |
| Se eliminó una unión | Desaparecen campos de esa entidad | Vuelva a añadir la unión o quite columnas dependientes |
| Se guardó sin previsualizar | Conjuntos de resultados vacíos o enormes inesperados | Vuelva a abrir edición, previsualice, ajuste filtros |
| Se editó un informe compartido a mitad de periodo | Los colegas ven la nueva forma en la próxima ejecución | Coordine cambios; considere duplicar para variantes específicas del periodo |
| Se quitaron filtros obligatorios por comodidad | Ejecuciones y exportaciones accidentales de población completa | Restaure filtros obligatorios para informes con datos personales |
Preguntas frecuentes
¿Pueden ver los visualizadores que edité el informe?
Los usuarios con acceso Can view ejecutan la última configuración guardada. No hay historial de versiones documentado aquí — coordine cambios significativos con su equipo.
¿Qué pasa con las ejecuciones guardadas tras editar?
Las instantáneas de ejecución guardadas de ejecuciones anteriores siguen siendo registros históricos. Las nuevas ejecuciones en la pestaña Report usan la definición actualizada. Consulte Ejecutar y exportar un informe.
¿Puedo editar un informe que alguien compartió conmigo?
Solo si su rol incluye permiso para escribir informes y tiene acceso de edición (normalmente es el propietario). El acceso compartido Can view es de solo lectura en la pestaña Report.