Ciclo de vida de la cohorte
Cómo progresa una cohorte de programa de estudios desde próxima hasta activa y completada a lo largo de semestres — con un ejemplo práctico de admisión que cubre admisiones, planes de estudio, planificación y exámenes.
Una cohorte es el grupo de admisión que sigue una versión de programa de estudios y una versión de plan de estudios asignada. Con el tiempo, ese grupo avanza por un ciclo de vida operativo: preparado antes del inicio, activo durante los estudios y completado cuando termina la ventana de admisión — mientras los estudiantes individuales siguen progresando periodo a periodo dentro de ella.
Este capítulo recorre ese ciclo de vida con un ejemplo práctico. Para crear o editar una cohorte, consulte Crear una cohorte y Editar una cohorte.
Por qué es importante
Coordinadores de programa y secretaría necesitan una respuesta compartida sobre la cronología: ¿En qué punto está esta admisión ahora? Admisiones necesita una cohorte abierta antes de que cierren las solicitudes; planificación necesita membresía y plan de estudios antes de la impartición por periodo; los servicios de examen necesitan conjuntos de reglas y planes de estudio mientras la cohorte está activa; los archivos necesitan un estado final claro sin borrar el historial.
Entender el ciclo de vida evita dos errores frecuentes: tratar la fecha de fin de la cohorte como «todos se graduaron», y crear un programa nuevo cada semestre en lugar de hacer avanzar una admisión mediante periodos de la organización.
Cómo encaja
| Fase | Trabajo típico | Enlaces del manual |
|---|---|---|
| Prepare (preparar) | Versión del programa, versión del plan de estudios, registro de cohorte, vínculos de conjunto de reglas | Crear una cohorte, Versiones del programa explicadas |
| Upcoming (próxima) | Apply abre; membresía temprana; asignaciones de periodos | Programas de solicitud, Añadir usuarios a cohorte |
| Active (activa) | Planes de estudio, planificación de módulos/cursos, exámenes cada periodo | Planificación de módulos, Conjuntos de reglas académicas |
| Completed (completada) | Ventana de admisión cerrada; archive cuando ya no sea operativa | Editar una cohorte (archivo), Archivar un programa de estudios |
Referencia de estado de la cohorte
| Estado | Significado |
|---|---|
| Upcoming | Hoy es anterior a la Start Date de la cohorte |
| Active | Hoy cae entre Start Date y End Date |
| Completed | Hoy es posterior a la End Date de la cohorte |
El estado se deriva de las fechas — no se establece como campo separado. Ajustar Duration en la cohorte puede cambiar qué estado aparece.
Ejemplo práctico: BBA Invierno 2024/25 a lo largo de seis semestres
Oferta institucional: Bachelor of Business Administration (tipo de programa Bachelor), versión del programa admisión 2024, duración estándar de seis semestres.
1. Preparar (primavera 2024)
- Confirme que existen el programa de estudios y la versión admisión 2024; Settings incluyen planes de estudios conectados y el conjunto de reglas académico previsto.
- Finalice la versión del plan de estudios BBA v2024.1 en Database.
- Cree la cohorte BBA WS 2024/25 con:
- Start Date 1 de octubre de 2024
- End Date 30 de septiembre de 2027 (ventana de seis semestres para este ejemplo)
- Plan de estudios BBA v2024.1
- Asignaciones opcionales de periodos del plan de estudios (Semestre 1–6) a periodos de la organización (WS 2024/25, SS 2025, …)
Hasta el 1 de octubre de 2024, el estado de la cohorte es Upcoming.
2. Traspaso de admisiones (Upcoming)
- Admisiones crea o configura un programa de solicitud que vincula el programa de estudios BBA y esta cohorte.
- Los solicitantes solicitan; el personal revisa en Solicitantes.
- Los candidatos aceptados se inscriben en BBA WS 2024/25 mediante Añadir usuarios a cohorte (o el proceso de traspaso de su institución).
- Cada usuario añadido recibe un plan de estudio clonado desde BBA v2024.1, más membresía de versión del programa de estudios. El acceso a cursos se sincroniza en segundo plano.
3. Estudio activo (semestres 1–6)
Desde la fecha de inicio, el estado pasa a Active. Cada semestre suele verse así:
| Enfoque del semestre | Actividad CMS |
|---|---|
| Configuración del periodo | Confirme asignaciones de periodos de la organización; ejecute planificación de módulos para módulos en los planes de estudio de esta admisión |
| Docencia | Los cursos y citas se imparten en el LMS; la cohorte sigue siendo un público de Info Hub |
| Evaluación | Los conjuntos de reglas académicas se resuelven por estudiante (prioridad usuario → cohorte → programa) para límites de intento y calificación |
| Progresión | Los estudiantes avanzan por periodos de estudio del plan de estudios; optativas y vías siguen la versión del plan de estudios fijada |
La misma cohorte abarca los seis semestres. No cree una cohorte nueva cada periodo. Los nuevos ingresos de invierno del año siguiente serán una cohorte nueva (por ejemplo BBA WS 2025/26), a menudo bajo una versión del programa nueva si cambió la normativa.
4. Completada y archivo
Tras la End Date, el estado pasa a Completed. Las membresías y planes de estudio históricos permanecen. Cuando el personal ya no necesite la admisión en listas diarias, Archive la cohorte desde el menú de acciones de la fila (prefiera archivo frente a eliminación). Si el título completo se cierra a nueva actividad, archive el programa de estudios.
Cohorte frente a semestre frente a versión del programa
| Concepto | Alcance | Cambia cada… |
|---|---|---|
| Periodo de la organización | Periodo del calendario para toda la institución | Semestre / periodo |
| Periodo de estudio del plan de estudios | «Semestre 1…n» estructural dentro de una versión del plan de estudios | Cuando se rediseña el plano |
| Cohorte | Membresía de una admisión + plan de estudios fijado | Nueva admisión (normalmente anual) |
| Versión del programa | Instantánea de reglas para cohortes bajo ella | Ciclo de normativa / acreditación |
Las asignaciones de periodos opcionales en la cohorte vinculan periodos de estudio del plan de estudios a periodos reales de la organización para alinear planificación y cronologías con el calendario institucional.
Conexión con Apply y exámenes
| Momento | Apply | Exámenes / conjuntos de reglas |
|---|---|---|
| Antes del inicio | El programa de solicitud apunta a esta cohorte | El conjunto de reglas debe estar ya asignado a nivel de programa o cohorte |
| Durante Active | Los ingresos tardíos siguen inscribiéndose en la misma cohorte si su proceso lo permite | El conjunto de reglas efectivo impulsa pestañas de intento y esquemas de calificación |
| Tras Completed | No siga publicando formularios Apply dirigidos a esta cohorte | Los intentos históricos permanecen; las nuevas admisiones usan cohortes/versiones más recientes |
Buenas prácticas
- Establezca Start Date / End Date al lapso completo previsto de la admisión (no un solo semestre), para que el estado refleje toda la vida de la cohorte.
- Asigne periodos del plan de estudios a periodos de la organización pronto si su institución usa esa alineación para planificación.
- Mantenga una cohorte por admisión; use versiones del programa cuando la siguiente admisión necesite reglas distintas.
- Alinee la elegibilidad de cohorte en Apply con la cohorte CMS en la que realmente inscribirá.
- Prefiera Archive cuando una admisión abandone las operaciones diarias; preserve datos para auditorías y expedientes.
Errores frecuentes
| Error | Por qué perjudica | Qué hacer en su lugar |
|---|---|---|
| Crear una cohorte nueva cada semestre | Fragmenta una admisión en muchas membresías | Una cohorte por admisión; avance periodos mediante cronología y planificación |
| Terminar la cohorte el último día del primer semestre | El estado pasa a Completed mientras los estudiantes siguen estudiando | Establezca End Date a la duración completa planificada |
| Mezclar años normativos en una cohorte | Planes de estudios y conjuntos de reglas en conflicto | Versión nueva del programa + cohorte nueva para admisiones reformadas |
| Dejar Apply abierto para una cohorte Completed | Los solicitantes entran en una vía cerrada | Archive o cierre el programa de solicitud vinculado |
Preguntas frecuentes
¿Completed significa que todos los estudiantes se graduaron?
No. Completed significa que la fecha de hoy es posterior a la End Date de la cohorte. La graduación individual y la finalización del plan de estudio son resultados distintos por estudiante.
¿Puede el estado volver de Completed a Active?
Si extiende la End Date mediante Editar una cohorte de modo que hoy caiga dentro de la nueva duración, el estado calculado puede volver a ser Active. Trate los cambios de fecha de fin como deliberados.
¿Adónde van los estudiantes el año que viene si cambian las reglas?
Cree una versión del programa nueva cuando haga falta, luego una cohorte nueva bajo esa versión para la nueva admisión. Deje la cohorte anterior en su versión original.
Páginas relacionadas
Crear una cohorte
Cree la admisión con fechas y plan de estudios.
Añadir usuarios a cohorte
Inscriba miembros y genere planes de estudio.
Versiones del programa explicadas
Cuando la próxima admisión necesita una instantánea de reglas nueva.
Cronología
Periodos de la organización a los que las cohortes pueden mapearse.
Planificación de módulos
Planifique la impartición mientras la cohorte está activa.
Conjuntos de reglas académicas
Política de examen para el programa o la cohorte.