Añadir usuarios a una cohorte

Inscriba usuarios individuales o seleccionados en bloque en una cohorte para que Fuxam cree membresía de cohorte, membresía de versión del programa de estudios y planes de estudio desde el plan de estudios asignado, y sincronice el acceso a cursos.

Añadir usuarios a una cohorte los inscribe en el grupo de admisión del programa de estudios, crea su plan de estudio desde la versión del plan de estudios asignada a la cohorte y sincroniza el acceso a cursos en segundo plano. La cohorte es el hogar académico de esos estudiantes bajo la versión del programa seleccionada — no una lista de correo informal.

En términos de educación superior, este es el paso en el que estudiantes admitidos (o en continuidad) pasan a ser miembros de un grupo de progresión compartido. En Fuxam, la membresía tiene consecuencias estructurales: planes de estudio, membresía de versión del programa y, a menudo, los públicos usados para comunicación y citas. También es el paso habitual en CMS tras decisiones en Apply.

Por qué es importante

Sin membresía de cohorte, los estudiantes no quedan vinculados al plano del plan de estudios de esa admisión. El personal no puede segmentar el grupo con fiabilidad en Info Hub, y los flujos de planificación que asumen una admisión completa carecen de población.

La inscripción correcta también protege la integridad académica de la estructura y mantiene predecible la resolución de conjuntos de reglas académicas: la política a nivel de cohorte solo puede aplicarse a estudiantes que estén realmente en esa cohorte (consulte prioridad de asignación).

Cómo encaja

Los usuarios suelen existir primero en User Management (o llegan mediante procesos de admisión conectados a Apply). Después se les asigna a la cohorte correcta en OrgHub → Management → Programs. El plan de estudios debe estar ya asignado en la cohorte — consulte Crear una cohorte y Gestionar plan de estudios de la cohorte.

Área relacionada	Relación
User Management	Cree y mantenga cuentas de usuario antes o junto con la inscripción
Grupos de usuarios	Subconjuntos operativos — complementarios, no sustitutos, de la inscripción en cohorte
Asignar plan de estudios a cohorte	La versión del plan de estudios determina qué llega a cada plan de estudio
Ciclo de vida de la cohorte	Dónde encaja la inscripción en la cronología de admisión
Planificación de módulos	Planifique la impartición después de que los usuarios tengan planes de estudio
Segmentación en Info Hub	La membresía de cohorte alimenta públicos de anuncios
Apply / Solicitantes	Las decisiones de admisión suelen preceder la inscripción en cohorte CMS
Conjuntos de reglas académicas	La membresía de cohorte permite aplicar política a nivel de cohorte

Antes de empezar

Confirme que la cohorte existe bajo la versión correcta del programa y tiene la versión del plan de estudios prevista.
Asegúrese de que los usuarios objetivo ya existen en la institución (créelos mediante User Management si hace falta).
Compruebe si algún usuario seleccionado ya pertenece a otra cohorte del mismo programa de estudios — no pueden tener dos membresías de cohorte allí.
Prefiera inscribir en lotes que coincidan con una oleada de admisión real para que la generación de planes de estudio y la sincronización de acceso a cursos sigan siendo revisables.
Alinee los resultados de Apply para que los solicitantes aceptados se mapeen a esta cohorte, no a una similar bajo otra versión.

Cómo añadir usuarios desde la pestaña Users de una cohorte

Use esta vía cuando trabaje dentro de una admisión específica.

Abra el programa de estudios y seleccione la versión del programa que contiene la cohorte.

Abra la pestaña Cohorts y seleccione la cohorte para abrir su descripción general.

Abra la pestaña Users (la vista predeterminada al abrir una cohorte).

Seleccione Add y elija los usuarios a inscribir.

Confirme Add members to this study plan cuando se le solicite.

Fuxam comprueba si algún usuario seleccionado ya pertenece a otra cohorte del mismo programa de estudios. Los usuarios solo pueden pertenecer a una cohorte por programa de estudios.

Cómo asignar usuarios en bloque desde la pestaña Users de Programs

Para asignar varios usuarios a una cohorte desde la lista de usuarios del programa a nivel institucional:

Vaya a OrgHub → Management → Programs y abra la pestaña Users.

Seleccione las filas de usuario que desea asignar.

Seleccione Assign Cohort en la barra de herramientas.

Elija la cohorte objetivo y confirme la asignación.

Esta vía es útil tras una importación masiva o cuando se mueve una selección de usuarios del programa a su admisión en un solo paso.

Efecto en los planes de estudio

Cuando se añaden usuarios a una cohorte, Fuxam:

Crea una membresía de cohorte para cada usuario
Asegura la membresía de versión del programa de estudios de la versión del programa de la cohorte
Genera un plan de estudio de usuario desde la versión del plan de estudios asignada a la cohorte
Sincroniza el acceso a cursos según el plan de estudio (recibirá una notificación en la aplicación cuando la sincronización en segundo plano termine o falle)

La membresía también puede incluir detalles relacionados con la inscripción usados por su institución (por ejemplo, número de matrícula y fechas de inscripción cuando se registran). Trátelos como parte del registro oficial de colocación, no como metadatos opcionales de lista de correo.

Ejemplo práctico: oleada de inscripción tras Apply

Admisiones publica un programa de solicitud vinculado a BBA WS 2024/25.
El personal aprueba solicitantes en Solicitantes.
Secretaría confirma que las cuentas existen en User Management.
En la pestaña Users de la cohorte, el personal Add a los estudiantes aceptados y confirma Add members to this study plan.
Aparecen planes de estudio desde BBA v2024.1; las notificaciones de sincronización de acceso a cursos confirman el acceso LMS.
El personal de planificación abre planificación de módulos para el primer periodo de la organización.

Buenas prácticas

Inscriba solo después de que la versión del plan de estudios de la cohorte sea definitiva para esa admisión — los cambios de plan de estudios a mitad de proceso son más difíciles una vez que existen planes de estudio.
Resuelva los conflictos de una cohorte por programa de forma deliberada: decida qué admisión es la autoritativa antes de continuar más allá del diálogo de conflicto.
Tras inscripciones masivas, espere la notificación de sincronización de acceso a cursos antes de asumir que las membresías de cursos LMS están completas.
Mantenga alineados los flujos de admisiones y secretaría para que los resultados de Apply se mapeen a la cohorte CMS correcta en lugar de a una admisión paralela similar.
Use grupos de usuarios para listas operativas transversales (tutores, mentores) en lugar de sobrecargar la membresía de cohorte.
Confirme que cualquier conjunto de reglas a nivel de cohorte ya está asignado para que los nuevos miembros hereden la política de examen prevista.

Errores frecuentes

Añadir usuarios antes de asignar o verificar el plan de estudios — los planes de estudio siguen la versión que tenga la cohorte.
Ignorar el diálogo de conflicto y dejar estudiantes en la admisión equivocada.
Confundir Programs → Users → Assign Cohort con membresía de grupo de usuarios — los grupos no sustituyen la inscripción en cohorte.
Esperar acceso inmediato a cursos antes de que termine la sincronización en segundo plano.
Inscribir en la cohorte del año pasado porque el nombre parecía similar — compruebe la versión del programa y las fechas de admisión.

Resolución de problemas

Síntoma	Qué comprobar
Usuarios ausentes del selector Add	Confirme que las cuentas existen en User Management y que está en el contexto institucional correcto
El diálogo de conflicto bloquea algunos usuarios	Esos usuarios ya pertenecen a otra cohorte del mismo programa de estudios — reasígnelos o exclúyalos
El plan de estudio parece incorrecto	Verifique la versión del plan de estudios de la cohorte en Gestionar plan de estudios de la cohorte
El acceso a cursos no se actualizó	Espere la notificación de sincronización en la aplicación; reintente o escale si la sincronización informa de fallo
Límites de intento de examen incorrectos	Compruebe la prioridad de asignación para conjuntos de reglas de programa frente a cohorte frente a usuario

Preguntas frecuentes

¿Puede un estudiante estar en dos cohortes del mismo programa de estudios?

No. Los usuarios solo pueden pertenecer a una cohorte por programa de estudios. Fuxam muestra conflictos cuando una selección violaría esa regla.

¿Añadir usuarios también los pone en un grupo de usuarios?

No. La inscripción en cohorte es independiente de los grupos de usuarios. Añada membresía de grupo por separado cuando necesite etiquetas operativas o públicos flexibles.

¿Cuándo aparecen los planes de estudio?

Cuando se añaden usuarios a la cohorte, Fuxam genera un plan de estudio de usuario desde la versión del plan de estudios asignada a la cohorte como parte del efecto de inscripción.

¿Cómo se relaciona esto con Apply?

Apply gestiona solicitudes y decisiones de admisión. La inscripción en cohorte CMS es el paso de colocación académica posterior (o junto con el proceso de traspaso de su institución). Alinee nombres y plazos de admisión para que los estudiantes correctos lleguen a la cohorte correcta.

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Gestionar plan de estudios de la cohorte

La versión del plan de estudios determina los módulos del plan de estudio.

Crear una cohorte

Cree la cohorte y asigne el plan de estudios antes de añadir usuarios.

Ciclo de vida de la cohorte

Dónde encaja la inscripción en la cronología de admisión.

User Management

Cree y mantenga las cuentas que inscribe.

Planificación de módulos

Planifique la impartición de módulos después de que los usuarios tengan planes de estudio.

Apply

Programas de admisión y flujos de solicitantes que alimentan la inscripción en admisiones.