Benutzerdefinierte Datenfelder

Institutionsdefinierte Attribute auf Nutzerprofilen — wie sie sich von benutzerdefinierten Spalten unterscheiden, wie Werte gesetzt werden und wie fehlende Informationen von Nutzern angefordert werden.

Benutzerdefinierte Datenfelder sind institutionsdefinierte Attribute, die auf jedem Nutzerprofil gespeichert werden — zum Beispiel eine Matrikelnummer, ein Stipendienkennzeichen oder ein Betreuercode. Jedes Feld wird einmal für die Institution definiert; jeder Nutzer hält dann einen Wert (oder leer) für dieses Feld. Werte erscheinen im Profil-Tab Übersicht und, wenn als benutzerdefinierte Spalten konfiguriert, als Zellen in der Nutzertabelle.

Mitarbeitende können Werte selbst eintragen, sie beim Nutzer erstellen setzen oder fehlende Informationen anfordern, damit die Person ihr eigenes Profil vervollständigt.

Warum das wichtig ist

Keine zwei Hochschulen teilen dasselbe Verzeichnis-Schema. Eine braucht eine externe Campus-Card-ID; eine andere verfolgt den Visastatus; eine dritte speichert eine bevorzugte Studierendenservice-Stelle. Benutzerdefinierte Datenfelder halten diese Metadaten innerhalb von Fuxam statt in Nebentabellen, die von Einschreibung und Zugriff abweichen.

Fehlende Daten anzufordern ist genauso wichtig wie Felder zu definieren. Nach einer großen Aufnahme entdecken Registry-Teams oft unvollständige Datensätze — fehlende Geburtsdaten, leere benutzerdefinierte Kennungen, leere Statistikattribute. Nutzer um das zu bitten, was nur sie wissen, ist schneller und genauer, als dass Mitarbeitende raten oder Ad-hoc-Formulare per E-Mail schicken.

Wie es zusammenpasst

Verwandter Bereich	Beziehung
Benutzerdefinierte Spalten	Anzeige und Inline-Bearbeitung derselben Felddefinitionen in der Nutzertabelle
Nutzer erstellen	Optionale Werte können bei der Kontoerstellung eingetragen werden
Nutzer bearbeiten	Mitarbeitende aktualisieren Werte in der Übersicht oder in Tabellenzellen
Kontaktdaten	E-Mails, Telefone und Adressen — getrennt von benutzerdefinierten Datenfeldern
Rollen und Berechtigungen	Wer Spalten definieren und Werte bearbeiten darf
Massenaktionen	Benutzerdefinierte Felder bearbeiten für viele Nutzer gleichzeitig

Schlüsselkonzepte

Begriff	Bedeutung
Benutzerdefiniertes Datenfeld	Eine institutionsweite Felddefinition plus der gespeicherte Wert jedes Nutzers.
Benutzerdefinierte Spalte	Die Darstellung eines benutzerdefinierten Datenfelds in der Nutzertabelle.
Feldtyp	Validierungsregeln für den Wert — Text, Zahl, Datum, Auswahllisten oder automatisch generierte ID (siehe Benutzerdefinierte Spalten).
Persönliches Feld	Eingebaute demografische Attribute am Nutzer (zum Beispiel Geburtsdatum, bevorzugter Name, Staatsangehörigkeit), die in eine Datenabfrage aufgenommen werden können.
Statistikfeld	Berichtsorientierte Attribute, die aus offiziellen Statistik-Workflows gefüllt werden können.
Datenabfrage	Eine Anfrage an den Nutzer, ein oder mehrere fehlende benutzerdefinierte, persönliche oder Statistikfelder zu liefern, optional mit Benachrichtigung.

Benutzerdefinierte Datenfelder vs. benutzerdefinierte Spalten

	Benutzerdefinierte Datenfelder	Benutzerdefinierte Spalten
Zweck	Profilattribute speichern und verwalten	Diese Attribute in der Nutzertabelle anzeigen und bearbeiten
Wo Sie arbeiten	Profil-Übersicht, Erstellformular, Datenabfragen	Tabellenköpfe, Zellen, Massenaktion Benutzerdefinierte Felder bearbeiten
Zielgruppe	Prozessverantwortliche, die festlegen, was erfasst werden muss	Operative Teams, die Listen überblicken und korrigieren
Handbuchseite	Diese Seite	Benutzerdefinierte Spalten

In der Praxis definiert das Erstellen eines Nutzerdatenfelds aus der Nutzertabelle sowohl das Datenfeld als auch dessen Spalte. Behandeln Sie Spalten als die operative Oberfläche desselben Modells.

Formen von Feldwerten

Wenn Sie die Datenfelder eines Nutzers nachschlagen, enthält jeder Eintrag typischerweise einen Feldnamen, einen Typ (etwa Text, Zahl, Datum oder Ja/Nein) und den aktuellen Wert. Leere Werte sind der übliche Auslöser für eine Datenabfrage.

Felder definieren und anzeigen

Ein neues Attribut wird in der Nutzerverwaltung als Nutzerdatenfeld angelegt, was auch die passende Tabellenspalte erstellt:

Gehen Sie zu OrgHub → Verwaltung → Nutzer.

Wählen Sie Hinzufügen, dann Nutzerdatenfeld.

Wählen Sie einen klaren Namen und einen passenden Typ.

Speichern. Das Feld ist in Profilen, im Erstellformular und als Spalte in der Tabelle verfügbar.

Die vollständige Spaltenverwaltung — Umbenennen, Typen, ID-Muster und spaltenbezogener Zugriff — ist in Benutzerdefinierte Spalten dokumentiert.

Werte als Mitarbeitende setzen

Beim Erstellen

Füllen Sie im Formular Nutzer hinzufügen alle konfigurierten benutzerdefinierten Felder unter Name, E-Mail und Rolle aus, wenn Sie die Werte bereits kennen.

Im Profil

Öffnen Sie den Nutzer unter OrgHub → Verwaltung → Nutzer.

Bearbeiten Sie im Tab Übersicht die Werte benutzerdefinierter Felder.

Speichern Sie, wenn der Hinweis auf ungespeicherte Änderungen erscheint.

In der Tabelle oder in Masse

Klicken Sie auf eine Zelle einer benutzerdefinierten Spalte zur Inline-Bearbeitung, oder wählen Sie viele Zeilen und nutzen ⋯ → Benutzerdefinierte Felder bearbeiten. Siehe Massenaktionen.

Fehlende Informationen von Nutzern anfordern

Wenn ein Profil unvollständig ist, können Sie eine Datenabfrage für diesen Nutzer erstellen. Die Anfrage listet die Felder, die geliefert werden sollen. Optional senden Sie eine Benachrichtigung, damit die Person aufgefordert wird, die fehlenden Teile zu vervollständigen.

Was Sie anfordern können

Eine Anfrage kann Felder aus drei Kategorien enthalten:

Kategorie	Was sie abdeckt	Beispiele
Benutzerdefiniert	Institutionsdefinierte Datenfelder	Matrikelnummer, Stipendiencode
Persönlich	Eingebaute demografische / Identitätsattribute	Geburtsdatum, bevorzugter Name, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Geburtsort
Statistik	Attribute in offiziellen Berichtungsworkflows	Statistik-Engine-Felder, die Ihre Institution pflegt

Sie wählen, welche Felder in der Anfrage erforderlich sind. Nehmen Sie nur auf, was Sie wirklich brauchen — zu viel Anfordern verlangsamt die Vervollständigung und wirft Datenschutzfragen auf.

So denken Sie über den Ablauf

Identifizieren Sie unvollständige Nutzer — zum Beispiel nach einem Aufnahme-Export oder durch Scannen leerer benutzerdefinierter Spalten.

Entscheiden Sie, welche Felder der Nutzer ausfüllen soll und welche Mitarbeitende korrigieren sollen (Mitarbeitende besitzen meist institutionelle IDs; Nutzer meist persönliche Demografie).

Erstellen Sie eine Datenabfrage für den Nutzer und listen Sie diese Felder.

Wählen Sie, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll, damit die Person informiert wird.

Verfolgen Sie die Profil-Übersicht, bis Werte erscheinen; schließen Sie dann Ihre operative Checkliste für die Bereitschaft (Einladung, Kohorteneinschreibung usw.).

Wann benachrichtigen

Situation	Empfehlung
Nutzer ist bereits aktiv und prüft Fuxam regelmäßig	Benachrichtigung senden
Nutzer hat noch nicht aktiviert	Persönliche Daten nach Einladungsaktivierung vervollständigen oder zuerst über Zulassung erfassen
Sensible Felder (Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum)	Benachrichtigen und Zweck in der üblichen Datenschutzformulierung Ihrer Institution erklären
Nur von Mitarbeitenden verwaltete Kennungen	Mitarbeitendenbearbeitung oder Massenbearbeitung bevorzugen — nicht den Nutzer fragen

Persönliche Demografie im Profil

Neben benutzerdefinierten Feldern können Nutzerdatensätze persönliche Attribute halten wie:

Bevorzugter Name
Geburtsdatum
Geschlecht
Staatsangehörigkeiten
Geburtsname
Geburtsland und -stadt
Einen Institutionscode / Studierendencode, wo verwendet

Diese sind standardmäßig keine benutzerdefinierten Spalten, können aber in eine persönliche Datenabfrage aufgenommen werden, wenn sie fehlen. Halten Sie sie für Berichte, Krankenversicherungsabläufe und Identitätsprüfung aktuell.

Erforderlicher Zugriff

Aufgabe	Was Sie brauchen
Felder / Spalten definieren	Berechtigung, Nutzerverwaltungs-Spalten zu erstellen
Spalten umbenennen oder konfigurieren	Berechtigung, Nutzerverwaltungs-Spalten zu aktualisieren
Feldwerte eines Nutzers bearbeiten	Berechtigung, diesen Nutzer zu aktualisieren, plus spaltenbezogene Bearbeitungsrechte wo genutzt
Fehlende Daten anfordern	Berechtigung, den Nutzer zu aktualisieren (und ggf. Institutionsregeln für Benachrichtigungen)

Siehe Rollen und Berechtigungen und Benutzerdefinierte Spalten.

Best Practices

Feldkatalog vor der Aufnahme gestalten. Stimmen Sie Namen, Typen und wer jeden Wert besitzt (Mitarbeitende vs. Nutzer) ab.
Verzeichnisfelder vom Curriculum trennen. Einschreibung gehört in Kohorten; Kennungen und Kennzeichen gehören in benutzerdefinierte Datenfelder.
Datenabfragen für nutzereigene Lücken nutzen. Lassen Sie Geburtsdatum oder Staatsangehörigkeit nicht monatelang nach der Einschreibung leer.
Anfragen kurz halten. Drei fokussierte Felder werden schneller vervollständigt als eine lange Liste.
Mit Datenschutz abstimmen. Fordern Sie nur an, was Ihre Aufbewahrungs- und Datenschutzhinweise abdecken; beschränken Sie, wer sensible Spalten sehen darf.
Mit Spalten den Kreis schließen. Nach dem Einreichen durch Nutzer prüfen Sie die Vervollständigung in Filtern oder Exporten der Nutzertabelle.

Häufige Stolperfallen

Stolperfalle	Was passiert	So vermeiden
Spalten mit Kontaktdaten verwechseln	Mitarbeitende legen Telefonnummern in Freitext-Feldern ab	Kontaktdaten für E-Mails, Telefone und Adressen nutzen
Nutzer um von Mitarbeitenden verwaltete IDs bitten	Inkonsistente Formate und Duplikate	Mitarbeitende tragen ID-Felder ein (oder nutzen automatisch generierte ID-Spalten)
Keine Benachrichtigung bei einer Anfrage	Nutzer sehen die Aufgabe nie	Benachrichtigung aktivieren, wenn die Person aktiv ist
Leere Felder blockieren andere Prozesse	Einladungen oder Berichte warten auf unvollständige Daten	Fehlende Daten früh in der Onboarding-Checkliste anfordern
Benutzerdefinierte Felder mit Kohortennamen überladen	Akademische Struktur dupliziert	Studiengangs-Kohorten für Einschreibung nutzen

FAQ

Sind benutzerdefinierte Datenfelder dasselbe wie benutzerdefinierte Spalten?

Sie beziehen sich auf dieselben zugrunde liegenden Attribute auf unterschiedlichen Schichten. Felder sind die gespeicherten Attribute; Spalten sind, wie Sie sie in der Nutzertabelle sehen und bearbeiten. Diese Seite behandelt Speicherung, Kategorien persönlich/Statistik und Datenabfragen; Benutzerdefinierte Spalten behandeln Tabellenanzeige und Typen.

Kann ich in einem Schritt ein benutzerdefiniertes Feld und das Geburtsdatum anfordern?

Ja. Eine Datenabfrage kann benutzerdefinierte, persönliche und Statistikfelder in einer einzigen Anfrage mischen.

Ändern Datenabfragen Rolle oder Status des Nutzers?

Nein. Sie fragen nur nach fehlenden Profilinformationen. Kontostatus und Rollen werden separat verwaltet — siehe Rollen und Berechtigungen und Nutzer deaktivieren.

Wo passen E-Mails und Postadressen hinein?

Sie sind Kontaktdaten, keine benutzerdefinierten Datenfelder. Modellieren Sie die primäre E-Mail oder Semesteradresse nicht als Freitext-Spalte, wenn die eigenen Kontaktabschnitte verfügbar sind.