Arbeitszeitmodelle und erwartete Stunden

Arbeitszeitmodelle konfigurieren, Nutzern mit Datumsbereichen zuweisen und erwartete Stunden, tägliche Differenz, Überstunden, Minusstunden und den laufenden Saldo verstehen.

Ein Arbeitszeitmodell ist der institutionell definierte Regelsatz, der Fuxam sagt, wie viele Stunden eine Person erwartet arbeiten soll und wie lange eine offene Sitzung laufen darf, bevor Auto-Stopp sie schließt. Modelle werden unter Einstellungen → Zeiterfassung erstellt und dann Personen auf ihrem Tab Zeiterfassung mit wirksamen Datumsbereichen zugewiesen.

Ohne Modell wird erfasste Zeit weiterhin aufgezeichnet—aber der Vergleich erwarteter Stunden, der an das Modell gebundene Urlaubskontext und das automatische Ausstempeln verlieren ihre Basis.

Warum das wichtig ist

Hochschulen beschäftigen viele Muster gleichzeitig: Vollzeitverwaltung, Teilzeit-Studentische, semestergebundene Tutorinnen und Forschungspersonal mit flexiblen Tagen. Eine globale Annahme „Acht-Stunden-Tag“ scheitert an allen. Arbeitszeitmodelle lassen HR jedes Muster einmal kodieren und über Personen und Datumsbereiche wiederverwenden.

Der Vergleich unterstützt auch das tägliche Management. Wenn erfasste Zeit von erwarteten Stunden abweicht, sehen Führungskräfte Über- oder Minusstunden früh—vor Monatsende-Lohnabrechnung oder Compliance-Prüfung. In der allgemeinen Arbeitszeitpraxis ist dieses Soll/Ist-Paar, wie Organisationen ein flexibles Arbeitszeitkonto führen und dennoch tatsächlichen Beginn, Ende und Dauer der Arbeit dokumentieren.

Wie es zusammenpasst

Verwandter Bereich	Beziehung
Übersicht Zeiterfassung	Feature-Aktivierung und Abschnittskarte.
Zeiteinträge verwalten	Protokolltabelle zeigt Arbeitsfortschrittsanzeigen und Differenz gegen das aktive Modell.
Auto-Stopp-Einstellungen	Auto-Stopp-Dauer wird am Arbeitszeitmodell konfiguriert.
Abwesenheiten und Salden	Urlaubsanspruch und Abwesenheitszusammenfassungen liegen neben der Modellzuweisung auf demselben Tab.
Zeitdaten exportieren	PDF-Übersichts-KPIs enthalten monatlichen Saldo; Tagesspalten können Differenz enthalten.

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Arbeitszeitmodell	Benannte Konfiguration unter Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeitmodelle, die Regeln für erwartete Stunden und Auto-Stopp-Dauer definiert.
Erwartete Stunden	Geplante oder vertragliche Stunden, die das Modell für einen gegebenen Tag impliziert.
Erfasste Zeit	Tatsächlich erfasste Arbeitszeit aus Sitzungen (abzüglich erfasster Pausen).
Differenz	Erfasste Zeit minus erwartete Stunden für diesen Tag—positive Werte bedeuten typischerweise Überstunden; negative Werte bedeuten Minusstunden.
Saldo	Laufender Saldo-Kontext in den KPI der monatlichen PDF-Übersicht (neben Urlaubs- und Abwesenheitszusammenfassungen).
Wirksamer Datumsbereich	Zeitraum, in dem eine bestimmte Modellzuweisung für eine Person gilt.

Erwartete Stunden, Überstunden und Minusstunden (allgemein)

In der Personalverwaltung entstehen Überstunden (Überstunden / Plusstunden), wenn die tatsächliche Arbeit die vereinbarte oder modellierte Erwartung für den Zeitraum überschreitet. Minusstunden entstehen, wenn die tatsächliche Arbeit darunter liegt. Institutionen gleichen diese Abweichungen oft über Gleitzeit, Freizeitausgleich oder Vergütung aus—gemäß Vertrag, Tarifvertrag oder interner Richtlinie. Die Oberflächen Differenz und Saldo von Fuxam geben Führungskräften eine strukturierte Sicht auf diese Abweichung; sie entscheiden für sich allein nicht, wie Überstunden vergütet werden.

So erstellen oder bearbeiten Sie ein Arbeitszeitmodell

Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung und bestätigen Sie, dass Zeiterfassung aktivieren eingeschaltet ist.

Öffnen Sie Arbeitszeitmodelle.

Erstellen Sie ein neues Modell oder bearbeiten Sie ein bestehendes. Geben Sie ihm einen klaren Namen, den HR und Führungskräfte erkennen (zum Beispiel nach Beschäftigungstyp oder Wochenstundenmuster).

Konfigurieren Sie die Regeln für erwartete Stunden des Modells und setzen Sie Auto-Stopp nach vergessenem Ausstempeln (oder leer lassen für den 12-Stunden-Standard). Siehe Auto-Stopp-Einstellungen.

Speichern Sie das Modell.

So weisen Sie einer Person ein Modell zu

Öffnen Sie OrgHub → Nutzerverwaltung und wählen Sie die Person.

Öffnen Sie den Tab Zeiterfassung.

Weisen Sie unter Arbeitszeitmodelle das richtige Modell zu und setzen Sie den wirksamen Datumsbereich.

Speichern. Bestätigen Sie, dass Arbeitsfortschrittsanzeigen und Differenz-Werte in der Protokolltabelle für einen kürzlichen Tag sinnvoll wirken.

Weisen Sie Modelle vor der ersten Schicht zu, damit Auto-Stopp und Vergleich erwarteter Stunden ab Tag eins gelten. Eine Person ohne zugewiesenes Modell wird nicht auto-gestoppt.

Typische Hochschulmuster (Orientierung)

Muster	Modellierungshinweis
Vollzeitkräfte	Ein stabiles Modell mit vollem Profil erwarteter Stunden; moderates Auto-Stopp-Fenster.
Teilzeit-Studentische	Getrennte Modelle für übliche Wochenstunden-Bänder; engerer Auto-Stopp.
Semester-Tutorinnen	Dieselbe Modellfamilie wie Hilfskräfte, aber Zuweisungs-Datumsbereiche auf das Lehrsemester begrenzt.
Rollenwechsel mitten im Jahr	Alte Zuweisung am letzten Tag des alten Vertrags beenden; neues Modell am nächsten Tag starten.

Differenz und Saldo lesen

Signal	Was es meist bedeutet	Was zuerst prüfen
Große positive Differenz an einem Tag	Überstunden oder fehlende Pause	Tag aufklappen; Pausen und Endzeiten prüfen.
Große negative Differenz	Minusstunden, Abwesenheit oder falsches Modell	Abwesenheiten und Modellzuweisungsdaten prüfen.
Monatlicher Saldo weicht von Erwartungen ab	Aufgelaufene Abweichung über den Monat	Woche für Woche prüfen vor dem Export.
Gar keine sinnvolle Differenz	Fehlendes oder falsch datiertes Modell	Arbeitszeitmodelle auf dem Tab zuweisen oder korrigieren.

Der monatliche PDF-Export zeigt den Saldo in den Übersichts-KPIs. CSV-Exporte können die Spalte Differenz enthalten, lassen aber die PDF-Übersichtskarten weg.

Best Practices

Modelle für Menschen benennen, nicht für Systeme — „Studentische Hilfskraft 10h“ schlägt einen internen Code.
Modelle an Verträge anpassen — Wenn sich Wochenstunden ändern, aktualisieren Sie den Zuweisungs-Datumsbereich in derselben Woche.
Differenz wöchentlich prüfen — Vergessene Pausen und Auto-Stopps abfangen, bevor sie den monatlichen Saldo verzerren.
Überstunden nicht „fixieren“, indem Sie erwartete Stunden ad hoc bearbeiten — Erfasste Zeiten korrigieren, wenn falsch; Modellzuweisung ändern, wenn die Basis falsch ist.
Dokumentieren, welche Rollen welche Modelle nutzen — Hilft beim Onboarding und bei Audit-Gesprächen.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Folge
Person erfasst Zeit ohne Modell	Kein Auto-Stopp; Vergleich erwarteter Stunden kann leer oder irreführend sein.
Überlappende oder lückenhafte Datumsbereiche	Falsche erwartete Stunden an Grenzlagen.
Ein Modell für jeden Beschäftigungstyp	Differenz und Saldo werden für Teilzeitkräfte zu Rauschen.
Auto-Stopp am Modell ignorieren	Vergessenes Ausstempeln bläht erfasste Zeit und Überstunden-Signale auf.

FAQ

Kann eine Person über die Zeit mehr als ein Modell haben?

Ja. Zuweisungen nutzen wirksame Datumsbereiche. Nutzen Sie aufeinanderfolgende Bereiche, wenn sich Vertrag oder Wochenstunden einer Person ändern.

Ersetzt das Modell das Einstempeln?

Nein. Nutzer starten und stoppen die Erfassung weiterhin. Das Modell liefert die erwartete Basis und den Auto-Stopp-Schwellenwert.

Wo sehe ich den monatlichen Saldo?

Vor allem in der PDF-Übersicht, wenn Sie Zeitdaten exportieren für einen Monatsbereich. Die tägliche Differenz erscheint in der Protokolltabelle und kann in PDF- und CSV-Spaltenauswahl enthalten sein.

Wer kann Modelle zuweisen?

Führungskräfte und Admins, die den Tab Zeiterfassung der Person öffnen und diesen Abschnitt verwalten können. Anzeigen und Bearbeiten der Zeiterfassung einer anderen Person folgt demselben Berechtigungsmodell wie Zeiteinträge verwalten.