Zeiterfassung
Arbeitsstunden in Fuxam Web erfassen, Zeitprotokolle prüfen und anpassen, Auto-Stopp und Arbeitszeitmodelle konfigurieren und PDF- oder CSV-Berichte für Lohnabrechnung, Audits und arbeitsrechtliche Dokumentation exportieren.
Die Zeiterfassung in FuxamCMS lässt Mitarbeitende und Studierende Arbeitsstunden in Fuxam Web erfassen. Jede Person kann einen Timer in der Dashboard-Seitenleiste starten und stoppen, Zeitstempel-Checkpoints während des Tages anhängen und tägliche Protokolle gegen ein zugewiesenes Arbeitszeitmodell prüfen. Führungskräfte und Administratorinnen nutzen dieselben Daten in der Nutzerverwaltung, um Modelle zuzuweisen, Abwesenheiten zu genehmigen, vergessenes Ausstempeln zu korrigieren und Berichte zu exportieren.
Hochschulen und Bildungsanbieter führen Arbeitszeiterfassung aus mehreren überlappenden Gründen ein: interne Lohnabrechnungsunterstützung, operative Sicht darauf, wer im Dienst ist, und—besonders in Rechtsordnungen wie Deutschland—Arbeitszeitaufzeichnung, die Compliance mit Arbeitsschutz und Arbeitszeitrecht unterstützt. Von Arbeitgebern wird grundsätzlich erwartet, eine objektive, verlässliche Aufzeichnung darüber zu führen, wann die Arbeit beginnt und endet; Mitarbeitende dürfen oft selbst einstempeln, die Institution bleibt aber verantwortlich, ein geeignetes System bereitzustellen und Aufzeichnungen aufzubewahren. Die Fuxam-Zeiterfassung ist ein eigener Kanal für diese operative Aufzeichnung in der digitalen Umgebung Ihrer Institution.
Warum das wichtig ist
Ohne zentrales Zeitprotokoll verlassen sich Institutionen auf Tabellen, Papier-Anwesenheitslisten oder informelles Gedächtnis—jeweils fragil, wenn Lohnabrechnungsstreitigkeiten entstehen, Arbeitsinspektorinnen Nachweise anfordern oder eine studentische Hilfskraft Stunden für eine Work-Study-Stelle hinterfragt. Die Zeiterfassung in Fuxam bindet Stunden an dieselbe Nutzeridentität, die in der Nutzerverwaltung gepflegt wird, sodass Korrekturen, Exporte und rollenbasierter Zugang über Module hinweg konsistent bleiben.
Die Funktion unterstützt auch das tägliche Personalmanagement: erfasste Zeit mit erwarteten Stunden aus einem Arbeitszeitmodell vergleichen, Pausen und Abwesenheiten kennzeichnen, einen laufenden Saldo von Über- oder Minusstunden sichtbar machen und auto-gestoppte Sitzungen markieren, wenn jemand vergisst auszustempeln. Diese Kombination hilft Studienbüro, HR und Führungskräften früh einzugreifen, statt einen Monat aus fragmentierten Quellen zu rekonstruieren.
Compliance-Kontext (allgemein)
In vielen europäischen Rechtsordnungen—besonders in Deutschland—müssen Arbeitgeber die tatsächliche Arbeitszeit dokumentieren können, nicht nur geplante Schichten. Gerichts- und Aufsichtsleitlinien erwarten üblicherweise Aufzeichnungen von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit einschließlich Überstunden, mit Systemen, die objektiv, verlässlich und prüfbar sind. Aufbewahrungsfristen (in Deutschland oft etwa zwei Jahre) und das genaue Format können von nationalem Recht und Institutionsrichtlinie abhängen. Arbeitgeber können Mitarbeitende bitten, selbst einzustempeln, die Institution trägt aber weiterhin die Pflicht, ein funktionierendes System bereitzustellen und Aufzeichnungen einsehbar zu halten.
Fuxam unterstützt die operative Seite dieser Verpflichtung: Nutzer stempeln ein und aus, Führungskräfte korrigieren Fehler, und berechtigte Mitarbeitende exportieren PDF- oder CSV-Auszüge für Lohnabrechnung oder Archive. Ob ein bestimmter Export eine konkrete rechtliche Einreichung erfüllt, liegt bei dem Compliance-Team Ihrer Institution.
Wie das in Fuxam zusammenpasst
Die Zeiterfassung sitzt an der Schnittstelle von Identität, complianceorientierten Exporten und persönlichem Self-Service im LMS.
| Verwandter Bereich | Beziehung |
|---|---|
| Nutzerverwaltung | Jedes Protokoll gehört zu einem Nutzerprofil. Führungskräfte öffnen OrgHub → Nutzerverwaltung → [Nutzer] → Zeiterfassung, um Protokolle zu prüfen, Arbeitszeitmodelle zuzuweisen und Abwesenheiten zu genehmigen. |
| Einen Nutzer anzeigen | Der Profil-Tab Zeiterfassung erscheint, wenn die Zeiterfassungsfunktion für Ihre Institution aktiviert ist und die Betrachtenden die Berechtigung haben, die Zeiterfassung dieser Person anzuzeigen. |
| Rollen und Berechtigungen | Die Berechtigung, die Zeiterfassung einer anderen Person anzuzeigen oder zu bearbeiten, steuert den Zugang; Rollenprofileinstellungen können den Tab für bestimmte Rollen ausblenden. |
| Arbeitszeitmodelle und erwartete Stunden | Modelle definieren erwartete Stunden, Auto-Stopp-Schwellenwerte und die Basis für tägliche Differenz und monatlichen Saldo. |
| Abwesenheiten und Salden | Abwesenheitstypen, Urlaubsanspruch und Saldo-Kontext liegen auf demselben Tab Zeiterfassung wie die Protokolle. |
| Statistik und Berichte | Zeitdaten exportieren ist ein eigener HR-Workflow pro Person, keine Report-Builder-Abfrage. Er ergänzt institutionsweite Berichte so, wie Krankenversicherungsexporte regulatorische Statistik ergänzen. |
| Tab Verwaltung | Studierende und Mitarbeitende können auch einen Zeiterfassungsabschnitt unter Dashboard → Verwaltung sehen, wenn ihr Rollenprofil ihn freigibt. |
| FuxamCMS | Zeiterfassung ist eine erweiterte CMS-Fähigkeit neben Programmen, Prüfungen und optionalen Compliance-Modulen. |
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung in Fuxam |
|---|---|
| Zeiteintrag / Sitzung | Ein durchgehendes erfasstes Intervall mit Startzeit und (wenn geschlossen) Endzeit. |
| Arbeitszeitmodell | Institutionell definierte Regeln für erwartete Stunden, Auto-Stopp-Dauer und verwandte Einstellungen. Pro Person mit wirksamen Datumsbereichen auf dem Tab Zeiterfassung zugewiesen. |
| Erwartete Stunden | Die geplanten oder vertraglichen Stunden, die das aktive Arbeitszeitmodell für einen gegebenen Tag impliziert (die Soll-Seite des Vergleichs). |
| Erfasste Zeit | Tatsächlich erfasste Arbeitszeit für diesen Tag (die Ist-Seite). |
| Differenz | Abweichung zwischen erfasster Zeit und erwarteten Stunden—positive Werte bedeuten typischerweise Überstunden; negative Werte bedeuten Minusstunden. |
| Saldo | Laufender Saldo-Kontext in den KPI der monatlichen PDF-Übersicht neben Urlaubs- und Abwesenheitszusammenfassungen. |
| Pause | Eine Pause, die innerhalb einer Sitzung erfasst wird; sichtbar, wenn eine Tageszeile in der Protokolltabelle aufgeklappt wird. |
| Zeitstempel-Vorlage | Eine vordefinierte Checkpoint-Bezeichnung (zum Beispiel Pausenbeginn oder Ankunft vor Ort), konfiguriert unter Einstellungen → Zeiterfassung → Zeitstempel-Vorlagen und vom Seitenleisten-Timer angehängt. |
| Abwesenheit | Zeit abseits der Arbeit, verknüpft mit Abwesenheitstypen und Genehmigungsabläufen in der Nutzerverwaltung. |
| Auto-gestoppt | Eine Sitzung, die automatisch geschlossen wurde, als sie den Modellschwellenwert der Person nach vergessenem Ausstempeln überschritten hat. |
Voraussetzungen
Zeiterfassung ist ein FuxamCMS-Add-on. Zwei Bedingungen müssen beide wahr sein, bevor jemand den Timer oder Profil-Tab sieht:
- Die Funktion Zeiterfassung muss im Feature-Paket Ihrer Institution enthalten sein.
- Eine Administratorin oder ein Administrator muss Zeiterfassung aktivieren unter Einstellungen → Zeiterfassung einschalten.
Nutzer brauchen außerdem die Berechtigung, Zeiterfassung zu nutzen. Um den Tab Zeiterfassung einer anderen Person zu öffnen, brauchen Sie die Berechtigung, ihre Zeiterfassung anzuzeigen; um ihre Einträge zu bearbeiten, brauchen Sie die Berechtigung, ihre Zeiterfassung zu bearbeiten (oder eine breitere Berechtigung, diese Person zu aktualisieren). Der Tab Zeiterfassung erscheint in Nutzerprofilen nur, wenn die Institutionseinstellung oben aktiv ist.
Rollen und Verantwortlichkeiten
| Rolle | Typische Verantwortlichkeiten |
|---|---|
| Mitarbeitende und Studierende | Erfassung vom Dashboard in der Seitenleiste starten oder stoppen; eigene Protokolle auf dem Nutzer-Tab Zeiterfassung oder dem Tab Verwaltung prüfen; Zeitstempel-Checkpoints hinzufügen, wenn Vorlagen existieren. |
| Führungskräfte und Admins | Protokolle einer anderen Person unter OrgHub → Nutzerverwaltung prüfen und bearbeiten; Arbeitszeitmodelle zuweisen; Abwesenheitsanträge genehmigen, wenn sie Prüfrecht haben. |
| Institutionsadmins | Funktion aktivieren; Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitstypen und Zeitstempel-Vorlagen unter Einstellungen → Zeiterfassung konfigurieren; festlegen, welche Rollen Seitenleisten-Timer und Profil-Tab sehen. |
Wo Sie starten
Ein typischer Rollout und täglicher Workflow:
- Aktivieren und konfigurieren — Zeiterfassung einschalten, Arbeitszeitmodelle (einschließlich Auto-Stopp-Schwellenwerte), Abwesenheitstypen und Zeitstempel-Vorlagen unter Einstellungen → Zeiterfassung definieren.
- Modelle zuweisen — Für jede Mitarbeitende oder studentische Hilfskraft den Tab Zeiterfassung in der Nutzerverwaltung öffnen und das richtige Arbeitszeitmodell und den Datumsbereich zuweisen.
- Nutzer schulen — Zeigen, wie man Erfassung startet und stoppt aus der Seitenleiste und wann Zeitstempel-Checkpoints zu nutzen sind.
- Regelmäßig prüfen — Führungskräfte verwalten Zeiteinträge wöchentlich, korrigieren auto-gestoppte Sitzungen und fehlende Pausen vor Monatsende; Abwesenheiten über den Genehmigungs-Workflow bearbeiten.
- Für Lohnabrechnung oder Audit exportieren — Zeitdaten exportieren in der Ansicht Monat nutzen, wenn eine formatierte PDF-Übersicht nötig ist, oder CSV für Tabellenabgleich.
In diesem Abschnitt
Zeit erfassen starten
Seitenleisten-Timer zum Einstempeln, Ausstempeln und Hinzufügen von Zeitstempel-Checkpoints nutzen.
Zeiteinträge verwalten
Protokolle in Ihrem Profil oder in der Nutzerverwaltung anzeigen, bearbeiten und löschen.
Arbeitszeitmodelle und erwartete Stunden
Erwartete Stunden definieren, Differenz und Saldo verstehen und Modelle Nutzern zuweisen.
Abwesenheiten und Salden
Abwesenheitstypen, Urlaubsanspruch und wie Salden neben Arbeitsprotokollen erscheinen.
Zeitdaten exportieren
PDF- oder CSV-Berichte für einen gewählten Datumsbereich herunterladen.
Auto-Stopp-Einstellungen
Automatisches Ausstempeln konfigurieren, wenn eine Sitzung zu lange läuft.