Dokumentvariablen und Datenquellen
Wie Smart-Document-Variablen Studierenden-, Programm-, Kohorten-, Datums- und Institutionsdaten auflösen, wenn Fuxam eine PDF-Vorlage ausfüllt.
Ein Smart Document ist nur so genau wie die Daten hinter jedem zugeordneten Feld. Dieses Kapitel erklärt konzeptionell, wie Variablen funktionieren: welche Arten von Informationen Sie auf ein PDF ziehen können, wo diese Informationen in Fuxam liegen und wie Sie Zuordnungen so gestalten, dass Einschreibungsbescheinigungen, Verträge und Zertifikate verlässlich bleiben.
Für die Schritt-für-Schritt-Zuordnung und Erzeugung siehe Eine Dokumentvorlage verwenden. Zum Hochladen einer Vorlage siehe Ein Dokument erstellen.
Warum das wichtig ist
Studienbüros und Studierendenservices werden um „offizielle“ Formulierungen gebeten, die zu den Hochschulakten passen. Wenn ein PDF-Feld auf die falsche Datenquelle zeigt — oder auf eine benutzerdefinierte Spalte, die nie befüllt wurde — wirkt das Schreiben professionell, ist aber inhaltlich falsch. Das Verständnis von Datenquellen reduziert leere Felder, falsche Kohortennamen und Nacharbeit in Stoßzeiten der Aufnahme.
Wie es zusammenpasst
Zugeordnete Felder verbinden Vorlagen unter Einstellungen → Dokumente mit aktuellen Datensätzen in Nutzerverwaltung, Studiengänge und Kohorten, Akademische Struktur und optional Zeiterfassung.
Zentrale Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Variable / zugeordnetes Feld | Ein Platzhalter auf dem PDF, dem im Dokumenteneditor ein Fuxam-Datenschlüssel zugewiesen ist. |
| Datenschlüssel | Das gewählte Attribut (Name, E-Mail, benutzerdefinierte Spalte, Modulfeld usw.). |
| Objekttyp | Begrenzt, welche Schlüssel verfügbar sind: Nutzer, Modul, Curriculum, Raum oder Zertifikat. |
| Feldanzahl | In der Vorlagentabelle die Anzahl der Felder, die Sie auf der Vorlage zugeordnet haben. |
| Live-Auflösung | Bei der Erzeugung liest Fuxam aktuelle Werte aus dem Datensatz — nicht aus einer dem PDF angehängten Tabelle. |
Datenquellengruppen (Vorlagen vom Typ Nutzer)
Die meisten institutionellen Schreiben nutzen den Objekttyp Nutzer. Denken Sie in vier Gruppen:
1. Identität und Kontaktdaten der Studierenden
Typische Quellen sind Name, primäre E-Mail und Kontaktdaten im Nutzerprofil (einschließlich Adressen und Telefonnummern, soweit Ihre Institution sie speichert). Diese Felder beantworten: „Um wen geht es in diesem Dokument?“
| Beispiel im Schreiben | Kommt meist aus |
|---|---|
| Vollständiger Name | Name im Nutzerprofil |
| Nutzer-E-Mail | |
| Postadresse | Adresse / Kontaktdaten des Nutzers |
| Telefon | Telefon / Kontaktdaten des Nutzers |
Halten Sie Identitätsfelder in der Nutzerverwaltung aktuell, bevor Tage mit hoher Erzeugungsmenge anstehen.
2. Institutionsspezifische Attribute (benutzerdefinierte Spalten)
Benutzerdefinierte Spalten (auch Nutzerdatenfelder genannt) halten Werte, die nicht zum generischen Konto gehören — Matrikel- oder Studierendennummern, IDs aus externen Systemen, Stipendienkennzeichen, Visakategorien und Ähnliches. Sobald definiert, erscheinen diese Felder als zuordenbare Schlüssel für Vorlagen vom Typ Nutzer.
| Beispiel im Schreiben | Kommt meist aus |
|---|---|
| Studierenden- / Matrikelnummer | Benutzerdefinierte Spalte (oder ID-Spalte) |
| Fachbereichscode oder Campus-Kennzeichen | Benutzerdefinierte Spalte |
| Stipendien- oder Finanzierungskennzeichen | Benutzerdefinierte Spalte |
3. Programm, Kohorte und Studienkontext
Einschreibungsbestätigungen und Studienverträge brauchen in der Regel akademischen Kontext: Name des Studiengangs, Kohorte oder Aufnahme, Curriculum-Zuordnung und verwandte Statusangaben. Dieser Kontext wird über Studiengänge und Kohorten gepflegt und erscheint in Nutzerdatensätzen, die bei der Erzeugung verwendet werden.
| Beispiel im Schreiben | Kommt meist aus |
|---|---|
| Name des Studiengangs | Programm- / Einschreibungskontext am Nutzer |
| Kohorten- oder Aufnahmebezeichnung | Kohortenzugehörigkeit |
| Curriculum-Bezug | Curriculum-Zuordnung zum Programmweg |
Falsche Kohortenzugehörigkeit ist eine häufige Ursache für „korrektes PDF-Layout, falscher Programmtitel“. Korrigieren Sie zuerst die Einschreibung, dann erzeugen Sie erneut.
4. Daten und Zeiträume
Daten erscheinen in drei Varianten:
| Art | Beispiele | Hinweise |
|---|---|---|
| Profil- oder benutzerdefinierte Daten | Einschreibungsdatum als benutzerdefinierte Spalte | Werden wie jedes andere benutzerdefinierte Feld aufgelöst |
| Akademische / Studienzeitraum-Daten | Semester- oder Studienplandaten Ihrer Institution | Halten Sie Zeitlinien für Bescheinigungen mit Studienzeiträumen aktuell |
| Zeiträume der Zeiterfassung | Stunden und Abwesenheiten für einen gewählten Bereich | Bei der Erzeugung abgefragt (oder ein konfigurierter Standard wie Vormonat); serverseitig berechnet — siehe Zeiterfassung |
Berechnete Zeiterfassungs-Summen können Sie im Erzeugungsdialog nicht überschreiben; korrigieren Sie stattdessen die zugrundeliegenden Zeiteinträge oder wählen Sie einen anderen Berichtszeitraum.
Objekttypen außerhalb von Nutzer
| Objekttyp | Datenuniversum | Typisches Schreiben |
|---|---|---|
| Modul | Metadaten der Modulversion aus Module | Modulbeschreibung |
| Curriculum | Curriculum- und Programmstruktur aus Curricula | Curriculum-Übersicht |
| Raum | Raum- und Standortattribute aus Räume | Einrichtungs- / Prüfungsraumblatt |
| Zertifikat | Felder für Kursabschluss-Zertifikate | Abschlusszertifikat — siehe Studienverträge und Zertifikate |
Wählen Sie den Objekttyp, dem die Daten gehören. Erstellen Sie keine Nutzer-Vorlage und erwarten Sie darin keine vollständigen Modulversionskataloge.
So funktioniert die Zuordnung in der Praxis
Gestalten Sie das PDF mit klaren leeren Bereichen für dynamischen Text (Name, Programm, Daten).
Platzieren Sie im Dokumenteneditor auf jedem Bereich ein Feld und weisen Sie einen Datenschlüssel aus der Liste für diesen Objekttyp zu.
Optional fügen Sie Feldbedingungen hinzu, damit Abschnitte je nach Vorlagenregeln ein- oder ausgeblendet werden — halten Sie Bedingungen einfach.
Speichern. Prüfen Sie, ob die Felder-Anzahl in der Vorlagentabelle zu den vorgesehenen Platzhaltern passt.
Erzeugen Sie für eine bekannte Testnutzerin oder einen bekannten Testnutzer (oder ein anderes Objekt) und prüfen Sie jede ausgefüllte Zeile am Profil.
Praxisbeispiele (Orientierung)
Einschreibungsbestätigung
Typische Zuordnungen: Name der Studierenden, Studierenden-ID (benutzerdefinierte Spalte), Programmname, Kohorte, aktuelles Semester oder Studienzeitraum, Briefkopf der Institution bereits im PDF-Hintergrund.
Studienvertrag
Typische Zuordnungen: Identität und Adresse, Programm und Kohorte, studiengebührenbezogene Felder, wenn die Gebührenverwaltung aktiv ist, Signatur- oder ausfüllbare Bereiche für die Studierenden. Siehe Studienverträge und Zertifikate.
Zeitübersicht
Typische Zuordnungen: Name plus Felder zum Zeiterfassungszeitraum. Bei der Erzeugung wählen Sie den Berichtszeitraum (oder akzeptieren den Standard). Summen kommen aus erfassten Einträgen — nicht aus dem Eintippen von Stunden ins PDF.
Kursabschluss-Zertifikat
Typische Zuordnungen: Name der Studierenden, Kurs- oder Zertifikatstitel, Ausstellungsdatum. Der Objekttyp ist in der Regel Zertifikat, wenn diese Funktion aktiviert ist.
Checkliste zur Datenqualität vor dem Go-live
| Prüfung | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Benutzerdefinierte Spalten für die Pilotkohorte befüllt | Verhindert leere Studierenden-IDs |
| Kohortenzugehörigkeit korrekt | Verhindert falsche Programmtitel |
| Beispielnutzer aus mehr als einem Programm | Deckt Zuordnungsannahmen, die nur für einen Weg gelten |
| Zeiteinträge vollständig (falls genutzt) | Verhindert Null-Stunden-Übersichten |
| Self-Service-Rollen geprüft | Studierende sollten nur risikoarme Vorlagen freischalten können |
Hinweise zum Datenschutz
Zugeordnete Variablen zeigen oft personenbezogene Daten auf einem herunterladbaren PDF. Bevorzugen Sie:
- Nur die Felder, die der Zweck des Schreibens erfordert
- Erzeugung und Download begrenzt auf Rollen mit Dokumentberechtigungen
- Vorsichtigen Einsatz von Self-Service bei Vorlagen mit Adressen oder ID-Nummern
- Klare Aufbewahrungspraxis für Dateien auf dem Tab Dokumente
Breiterer Kontext: Übersicht Smart Documents und Berechtigungen und Funktionen.
Häufige Fallstricke
| Fallstrick | Folge | Was tun |
|---|---|---|
| Zuordnung, bevor benutzerdefinierte Spalten existieren | Schlüssel fehlt oder bleibt leer | Spalten anlegen, befüllen, dann zuordnen |
| Annahme, Word-Merge-Felder überleben den PDF-Upload | Nichts zum Verbinden | Felder im Fuxam-Dokumenteneditor platzieren |
| Objekttypen konzeptionell vermischen | „Warum sehe ich keine Modulfelder?“ | Mit dem richtigen Objekttyp neu anlegen |
| Altem PDF nach Datenkorrektur vertrauen | Schreiben zeigt veraltete Werte | Nach Profilkorrektur erneut erzeugen |
FAQ
Kann ein Feld Daten aus zwei Quellen zeigen?
Jedes platzierte Feld erhält einen Datenschlüssel. Wenn Sie eine zusammengesetzte Zeile brauchen (zum Beispiel Name plus ID), nutzen Sie getrennte Felder auf dem PDF oder pflegen Sie eine einzige benutzerdefinierte Spalte mit dem kombinierten Wert.
Hängen API-Datenfelder und Handbuch-Spalten zusammen?
Ja konzeptionell: institutionell definierte Nutzerdatenfelder (benutzerdefinierte Spalten) sind dieselbe Art von Attributen, die Mitarbeitende in der Nutzerverwaltung pflegen und auf Vorlagen vom Typ Nutzer zuordnen können. Halten Sie die Werte im Profil aktuell; die Erzeugung liest, was dort gespeichert ist.
Warum haben zwei Studierende auf derselben Vorlage unterschiedliche Leerstellen?
Die Zuordnungen sind gemeinsam; die Werte sind personenbezogen. Eine Person kann einen Wert in einer benutzerdefinierten Spalte oder eine Kohortenzuordnung fehlen, die eine andere hat.