Einstellungen für Einladungs-E-Mails

Konfigurieren Sie institutionsweite Standardwerte für Einladungssprache, Betreff, Nachrichtentext und Intro-Video — mit optionalen rollenspezifischen Überschreibungen.

Wenn Sie jemanden in Ihre Institution einladen, sendet Fuxam eine E-Mail mit einem eindeutigen Aktivierungslink. Einstellungen für Einladungs-E-Mails ermöglichen es Ihnen, diese E-Mail an Ton, Sprache und Onboarding-Inhalt Ihrer Organisation anzupassen — sodass der erste Kontakt die Identität Ihrer Hochschule widerspiegelt und keine generische Systemnachricht.

Diese Einstellungen definieren institutionsweite Standards. Jede Einladung nutzt sie, sofern eine rollenspezifische Überschreibung einzelne Felder ersetzt. Der Aktivierungslink selbst ist immer enthalten; Sie steuern die umgebende Nachricht, Sprache und das optionale Willkommensvideo.

Warum das wichtig ist

Die Einladungs-E-Mail ist oft die erste Interaktion eines neuen Studierenden oder Mitarbeitenden mit Ihrer Institution in Fuxam. Eine klare Betreffzeile, ein einladender Nachrichtentext und ein kurzes Orientierungsvideo reduzieren Support-Tickets, beschleunigen die Kontoaktivierung und setzen Erwartungen vor dem ersten Login.

Standards hier zu zentralisieren hält die Botschaft über Aufnahmekanäle hinweg konsistent — ob jemand über Einen Nutzer erstellen, eine Massenaktion Einladen oder Eine Einladung erneut senden eingeladen wird. Das Studierendensekretariat muss denselben Willkommenstext nicht für jede Kohorte neu tippen.

Wie es zusammenhängt

Einladungsinhalte fließen von den Einstellungen zum Empfänger über ein geschichtetes Modell:

Ebene	Wo konfiguriert	Was sie steuert
Institutionsstandards	Einstellungen → Einladungen (diese Seite)	Sprache, Betreff, Nachrichtentext, Intro-Video
Rollenüberschreibungen	Einstellungen → Rollen & Berechtigungen pro Rolle	Ersetzt jedes Standardfeld, wenn gesetzt
Optionen pro Versand	Einladungsdialog oder Formular Nutzer hinzufügen	Einladungsgültigkeit und Rolle zum Versandzeitpunkt

Einladungseinstellungen öffnen

Öffnen Sie von Ihrem Dashboard aus Einstellungen.

Wählen Sie in der Einstellungs-Seitenleiste Einladungen unter dem Abschnitt Verwaltung.

Die Seite Einladungseinstellungen ermöglicht die Konfiguration von Standards für alle zukünftigen Einladungs-E-Mails.

Einladungssprache

Legen Sie Einladungssprache fest, um die Sprache zu wählen, in der Einladungs-E-Mails gesendet werden. Wählen Sie aus den von Ihrer Institution unterstützten Sprachen.

Diese Sprache wird auch bei der Generierung der E-Mail-Vorschau auf derselben Seite verwendet.

E-Mail-Betreff und Nachricht

Konfigurieren Sie den Inhalt, den Empfänger sehen:

E-Mail-Betreff — die Betreffzeile der Einladungs-E-Mail. Ein Platzhalter schlägt den Standard-Fuxam-Betreff einschließlich Ihres Institutionsnamens vor.
Einladungstext — die persönliche Willkommensnachricht im E-Mail-Text. Nutzen Sie dies, um Ihre Institution vorzustellen oder erste Schritte zu erklären.

Wählen Sie Vorschau anzeigen, um eine Live-Vorschau der E-Mail mit Ihrem aktuellen Betreff und Text zu rendern. Wählen Sie Vorschau ausblenden, um sie einzuklappen.

Was Sie in den Einladungstext aufnehmen sollten

Erwägen Sie, diese Punkte in Ihrer Willkommensnachricht abzudecken:

Eine kurze Begrüßung und wer die E-Mail sendet (Studierendensekretariat, IT, Fakultätsbüro).
Was der Empfänger tun soll — den Aktivierungslink anklicken und ein Passwort setzen.
Wo Hilfe zu finden ist, wenn der Link abläuft oder die E-Mail fehlt.
Optionale nächste Schritte nach der Aktivierung (Profil vervollständigen, Fuxam Mobile herunterladen, Kalender prüfen).

Halten Sie die Nachricht knapp. Der Aktivierungslink und ein eventuelles Intro-Video führen den Nutzer in das Produkt; der Text rahmt das Erlebnis.

Intro-Video

Optional fügen Sie ein Intro-Video für neue Nutzer hinzu:

Fügen Sie eine Video-URL ein, oder
Laden Sie eine Videodatei direkt hoch.

Wenn konfiguriert, erscheint der Video-Link in Einladungs-E-Mails, damit Empfänger sich vor dem ersten Login orientieren können.

Eine kurze Bildschirmaufzeichnung oder Willkommensnachricht vom Student Services eignet sich oft gut für Studierendenaufnahmen. Mitarbeitereinladungen brauchen möglicherweise nur Text — nutzen Sie rollenspezifische Überschreibungen zur Differenzierung.

Änderungen speichern

Nach dem Bearbeiten von Sprache, Betreff, Text oder Video speichern Sie Ihre Institutionseinstellungen. Die aktualisierte Vorlage gilt für zukünftige Einladungs-E-Mails. Nutzer, die bereits eine Einladung erhalten haben, sind nicht betroffen.

Nutzen Sie Vorschau anzeigen vor dem Speichern, wenn Sie das endgültige Layout prüfen möchten.

Rollenspezifische Überschreibungen

Institutionsstandards dienen als Fallbacks. Einzelne Rollen können überschreiben:

Einladungssprache
E-Mail-Betreff
Einladungstext
Intro-Video

Konfigurieren Sie diese an jeder Rolle unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen → Rolle auswählen → Onboarding- oder Einladungseinstellungen für diese Rolle. Wenn ein rollenspezifischer Wert gesetzt ist, ersetzt er den Standard für Nutzer, die mit dieser Rolle eingeladen werden. Wenn nicht gesetzt, gelten die Institutionsstandards auf dieser Seite.

Siehe Rollen & Berechtigungen für den vollständigen Zugriffskontrollkontext rund um Rollen.

Szenario	Empfohlener Ansatz
Studierende erhalten ein Willkommensvideo; Mitarbeitende nur Text	Setzen Sie das Video in den Institutionsstandards; löschen Sie es in der Staff-Rollenüberschreibung, oder setzen Sie eine mitarbeiterspezifische Nachricht an dieser Rolle
Deutschsprachige Bewerber; englischsprachige Fakultät	Setzen Sie den Institutionsstandard auf Ihre Primärsprache; überschreiben Sie die Sprache an der Faculty-Rolle
Unterschiedliche Betreffzeilen pro Aufnahmetyp	Nutzen Sie rollenspezifische Überschreibungen für E-Mail-Betreff, gebunden an Rollen, die beim Einladen zugewiesen werden

Standard-Einladungsgültigkeit

Die Anzahl der Tage, die ein Einladungslink gültig bleibt, wird nicht auf dieser Einstellungsseite festgelegt. Sie wählen die Einladungsgültigkeit jedes Mal, wenn Sie eine Einladung senden — beim Erstellen eines Nutzers mit Einladung senden, aus der Massenaktion Einladen oder aus dem Tab Mailing eines Nutzers. Der empfohlene Standard in der Auswahl ist 7 Tage.

Verfügbare Gültigkeitsoptionen beim Senden: 1, 3, 5, 7 (empfohlen), 14, 30 und 90 Tage.

Best Practices

Vorschau vor dem Speichern. Nutzen Sie Vorschau anzeigen nach wesentlichen Textänderungen, besonders wenn Institutionsbranding oder rechtliche Hinweise betroffen sind.
Koordinieren Sie mit dem Rollendesign. Wenn Studierende und Mitarbeitende unterschiedliches Onboarding brauchen, konfigurieren Sie Rollenüberschreibungen, statt allen dieselbe generische Nachricht zu senden.
Wählen Sie die Gültigkeit zum Versandzeitpunkt bewusst. Sieben Tage passen für die meisten Aufnahmen; nutzen Sie längere Fenster (30 oder 90 Tage) nur, wenn Empfänger die Aktivierung zuverlässig verzögern — zum Beispiel vorprovisionierte Konten vor Semesterbeginn.
Halten Sie einen Support-Pfad in der Nachricht. Erwähnen Sie, wen man kontaktieren soll, wenn der Link abläuft — das reduziert doppelte Kontoerstellung.
Aktualisieren Sie nach einem Rebranding. Wenn Ihre Institution Name oder visuelle Identität ändert, aktualisieren Sie Betreff und Text hier vor der nächsten Aufnahmewelle.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	Was passiert	Wie vermeiden
Gültigkeit auf dieser Seite erwarten	Linkablauf kann nicht global gesetzt werden	Wählen Sie Einladungsgültigkeit bei jeder Sendeaktion
Standards geändert, aber alte E-Mail erhalten	Bereits gesendete Einladungen nutzen die vorherige Vorlage	Nach dem Speichern neuer Standards erneut senden
Falsche Sprache für einige Nutzer	Institutionsstandard gilt für alle Rollen ohne Überschreibungen	Setzen Sie rollenspezifische Sprachüberschreibungen
Video erscheint nicht	Keine URL hochgeladen oder Rollenüberschreibung hat das Video gelöscht	Prüfen Sie, dass Intro-Video gespeichert ist und Rollenüberschreibungen beabsichtigt sind
Ausstehend-Filter verfehlt alte Einladungen	Tabellenfilterverhalten unterscheidet sich von der Linkgültigkeit	Prüfen Sie die Einladungshistorie im Tab Mailing für den genauen Ablauf

FAQ

Betrifft Änderungen bereits gesendete Einladungen?

Nein. Gespeicherte Standards gelten nur für zukünftige Einladungs-E-Mails. Senden Sie Einladungen erneut, um aktualisierten Inhalt an Nutzer zu liefern, die noch nicht aktiviert haben.

Wo lege ich fest, wie lange der Link gültig ist?

Die Einladungsgültigkeit wird jedes Mal gewählt, wenn Sie eine Einladung senden — im Formular Nutzer hinzufügen, in der Massen-Symbolleiste Einladen oder im Tab Mailing. Sie wird nicht auf der Seite Einladungseinstellungen konfiguriert.

Können verschiedene Rollen unterschiedliche Einladungs-E-Mails erhalten?

Ja. Konfigurieren Sie Überschreibungen für Sprache, Betreff, Text und Intro-Video pro Rolle unter Einstellungen → Rollen & Berechtigungen. Nicht gesetzte Felder fallen auf die Institutionsstandards dieser Seite zurück.

Ist der Aktivierungslink immer enthalten?

Ja. Unabhängig von Ihrem benutzerdefinierten Text enthält jede Einladungs-E-Mail einen eindeutigen Aktivierungslink für den Empfänger.