Kontaktdaten

Verwalten Sie E-Mails, Telefonnummern und Postadressen eines Nutzers — mehrere Einträge mit Typen und Primär-Kennzeichnung —, damit Einladungen, Hinweise und Post an die richtige Stelle gehen.

Kontaktdaten sind die E-Mails, Telefonnummern und Postadressen, die im Nutzerprofil einer Person zusätzlich zur Anmeldeidentität gespeichert werden. Ein einzelner Nutzer kann mehrere Kontakteinträge jeder Art haben, jeweils mit einem Typ gekennzeichnet — und bei E-Mails und Telefonen kann ein Eintrag als primär markiert werden. Sie verwalten sie im Tab Übersicht des Nutzerprofils in der Nutzerverwaltung.

Warum das wichtig ist

Hochschulen kommunizieren über viele Kanäle. Eine Einladung geht an einen Posteingang; ein Semesterbrief kann an eine Postadresse gehen; ein Notfallanruf braucht eine Mobilnummer. Studierende pflegen oft eine private E-Mail neben einer institutionellen Adresse, eine Heimatadresse neben einer Semesteradresse und mehr als ein Telefon. Wenn nur ein einziges generisches Feld existiert, überschreiben Mitarbeitende nützliche Daten oder führen parallele Tabellen.

Genaue Kontaktdaten reduzieren zurückgewiesene Einladungen, verpasste Prüfungshinweise und fehlgeschlagene Postzustellungen. Für Institutionen unter DSGVO und ähnlichen Regeln unterstützen ein klarer Primärkontakt und typisierte Zweitkontakte auch zweckgebundene, nachvollziehbare Kommunikation — Sie wissen, welche Adresse Sie genutzt haben und warum.

Wie es zusammenpasst

Kontaktdaten liegen auf dem Identitätsdatensatz, der in der Nutzerverwaltung angelegt wird. Sie ergänzen — ersetzen aber nicht — die Anmelde-E-Mail, die Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Nutzers setzen.

Verwandte Bereiche:

Nutzer ansehen — In der Übersicht erscheinen die Kontaktabschnitte.
Nutzer bearbeiten — Anmelde-E-Mail ändern und Kontaktabschnitte für tiefere Bearbeitung öffnen.
Benutzerdefinierte Datenfelder — institutionsdefinierte Attribute (keine E-Mails/Telefone/Adressen).
Einladung erneut senden — Einladungen nutzen die Konto-E-Mail; halten Sie sie korrekt, bevor Sie erneut senden.
Rollen und Berechtigungen — Kontaktdaten bearbeiten erfordert die Berechtigung, den Nutzer zu aktualisieren.

Schlüsselkonzepte

Begriff	Bedeutung
Anmelde-E-Mail	Die Konto-E-Mail zum Anmelden und typischerweise zum Empfang von Einladungen. Bearbeitet in den Basisinformationen.
Kontakt-E-Mail	Eine zusätzliche E-Mail im Profil, mit Typ und optionaler Primär-Kennzeichnung.
Primär	Die bevorzugte Kontakt-E-Mail oder das bevorzugte Telefon, wenn mehrere existieren. Pro Kanal ist nur eine Primäre vorgesehen.
Typ	Eine Bezeichnung, die den Zweck des Eintrags erklärt (zum Beispiel institutionelle E-Mail oder Semesteradresse).
Postadresse	Ein strukturierter Versandort mit Adresstyp (Zuhause, Arbeit, Semester und andere).

E-Mails

Ein Nutzer kann mehrere Kontakt-E-Mails haben. Jede E-Mail hat:

Attribut	Optionen / Hinweise
E-Mail-Adresse	Das zu speichernde Postfach
Typ	Privat, Institutionell oder Arbeit
Primär	Die bevorzugte Kontakt-E-Mail markieren

E-Mail hinzufügen oder aktualisieren

Gehen Sie zu OrgHub → Verwaltung → Nutzer und öffnen Sie das Profil der Person.

Finden Sie im Tab Übersicht den Abschnitt E-Mails / Kontakt.

Fügen Sie eine neue E-Mail hinzu oder bearbeiten Sie eine bestehende — setzen Sie Adresse, Typ und ob sie primär ist.

Speichern Sie, wenn der Hinweis auf ungespeicherte Änderungen erscheint.

E-Mail löschen

Sie können eine nicht-primäre Kontakt-E-Mail entfernen. Wenn Sie die aktuelle Primäre außer Dienst stellen wollen, setzen Sie zuerst eine andere E-Mail als primär und löschen Sie dann die alte. Die Anmelde-E-Mail in den Basisinformationen wird getrennt vom Löschen von Kontakt-E-Mails verwaltet.

Wann welcher E-Mail-Typ

Typ	Typische Verwendung
Institutionell	Von der Hochschule ausgegebenes Postfach für offizielle akademische Kommunikation
Arbeit	Arbeitgeber- oder sekundäre berufliche Adresse für Mitarbeitende oder Nutzer mit Doppelstatus
Privat	Persönliches Postfach als Backup-Kontakt oder für Bewerber vor der Matrikelnummer

Telefonnummern

Ein Nutzer kann mehrere Telefonnummern haben. Jedes Telefon hat:

Attribut	Optionen / Hinweise
Telefonnummer	Die zu speichernde Nummer
Typ	Mobil, Festnetz oder Arbeit
Primär	Die bevorzugte Nummer für dringenden Kontakt markieren

Telefon hinzufügen oder aktualisieren

Öffnen Sie den Tab Übersicht des Nutzerprofils.

Fügen Sie im Abschnitt Telefonnummern einen Eintrag hinzu oder bearbeiten Sie ihn.

Wählen Sie den Typ (Mobil, Festnetz oder Arbeit) und setzen Sie bei Bedarf Primär.

Speichern Sie Ihre Änderungen.

Sie können eine Telefonnummer löschen, wenn sie nicht mehr gültig ist. Wenn sich nur die Ziffern ändern, aktualisieren Sie die Nummer lieber an Ort und Stelle, damit für Kolleginnen und Kollegen klar bleibt, welche Leitung primär ist.

Postadressen

Ein Nutzer kann mehrere Postadressen haben. Jede Adresse hat:

Attribut	Optionen / Hinweise
Adresse	Der vollständige Postadressentext
Typ	Zuhause, Arbeit, Zweitwohnsitz, Semester oder Sonstiges

Anders als E-Mails und Telefone werden Adressen über den Typ unterschieden, nicht über eine Primär-Kennzeichnung. Nutzen Sie Typen bewusst, damit Studierendensekretariat und Studierendenservice wissen, welche Adresse wofür zu verwenden ist.

Adresse hinzufügen oder aktualisieren

Öffnen Sie den Tab Übersicht des Nutzerprofils.

Fügen Sie im Abschnitt Adressen einen Eintrag hinzu oder bearbeiten Sie ihn.

Geben Sie den Adresstext ein und wählen Sie den Typ (zum Beispiel Semester für die Unterkunft während des Semesters).

Speichern Sie Ihre Änderungen.

Adresstypen in der Hochschulpraxis

Typ	Typische Verwendung
Zuhause	Ständige Familien- oder Wohnadresse
Zweitwohnsitz	Alternative ständige Adresse (zum Beispiel Eltern vs. eigene Wohnung)
Semester	Adresse während des Semesters in Campusnähe
Arbeit	Arbeitsplatz-Versandadresse für Mitarbeitende
Sonstiges	Temporäre oder zweckgebundene Orte

Erforderlicher Zugriff

Kontaktdaten verwalten erfordert die Berechtigung, diesen Nutzer zu aktualisieren (oder Nutzer institutionenweit zu aktualisieren). Ansehen erfordert die Berechtigung, die Nutzerübersicht / das Profil zu öffnen. Siehe Rollen und Berechtigungen.

Best Practices

Halten Sie Anmelde- und Kontakt-E-Mails in Ihrem Prozess getrennt. Dokumentieren Sie, welches Postfach für Einladungen vs. Alltagskontakt gilt.
Setzen Sie immer eine primäre E-Mail und ein primäres Telefon, wenn mehrere existieren, damit Mitarbeitende nicht raten müssen.
Bevorzugen Sie typisierte Bezeichnungen gegenüber Notizen in Freitextfeldern. Typen wandern mit dem Datensatz; informelle Notizen nicht.
Aktualisieren Sie Semesteradressen zu Beginn jedes Semesters für Studierende, die häufig umziehen.
Prüfen Sie Kontaktdaten vor Massenmails oder Einladungswellen. Eine kurze Vollständigkeitskontrolle im Tab Übersicht verhindert hohe Bounce-Raten.
Behandeln Sie Kontaktdaten als personenbezogene Daten. Beschränken Sie, wer sie bearbeiten und exportieren darf; stimmen Sie die Aufbewahrung mit Ihrer Datenschutzrichtlinie ab.

Häufige Stolperfallen

Stolperfalle	Was schiefgeht	So vermeiden
Kontakt-E-Mail wie Anmelde-E-Mail behandelt	Nutzer kann sich nicht anmelden; Einladungen gehen an die falsche Stelle	Anmelde-E-Mail in den Basisinformationen ändern; Zusätze als Kontakt-E-Mails behalten
E-Mail lässt sich nicht löschen	Eintrag ist noch primär	Zuerst eine andere E-Mail als primär markieren
Falsche Postzustellung	Semester- und Heimatadresse vertauscht	Adresstypen konsequent nutzen; Studierendensekretariat in der Konvention schulen
Kein Telefon nach Notfallbedarf	Kein Mobiltelefon hinterlegt	Primäres Mobiltelefon bei der Aufnahme verlangen oder über Datenabfragen für verwandte persönliche Felder

FAQ

Ist die Anmelde-E-Mail dasselbe wie eine Kontakt-E-Mail?

Sie können denselben Adresswert teilen, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Die Anmelde-E-Mail authentifiziert das Konto und empfängt typischerweise Einladungen. Kontakt-E-Mails sind zusätzliche Erreichbarkeitsdaten mit Typen und Primär-Kennzeichnung.

Kann ein Nutzer mehr als eine institutionelle E-Mail haben?

Ja — mehrere Kontakt-E-Mails werden unterstützt. Nutzen Sie Typen und die Primär-Kennzeichnung, damit Kolleginnen und Kollegen wissen, welches Postfach bevorzugt wird.

Haben Adressen eine Primär-Kennzeichnung?

E-Mails und Telefone unterstützen eine Primär-Kennzeichnung. Adressen sind stattdessen nach Typ organisiert (Zuhause, Semester, Arbeit und andere).

Wo fordere ich fehlende Kontakt- oder persönliche Daten vom Nutzer an?

Für unvollständige Profilattribute (einschließlich persönlicher Felder wie Geburtsdatum) nutzen Sie Benutzerdefinierte Datenfelder — fehlende Informationen anfordern. Kontakt-E-Mails, Telefone und Adressen werden meist von Mitarbeitenden im Tab Übersicht gepflegt.