Vorlagen für Bewerbungsformulare

Wiederverwendbare Feldlayouts für Bewerbungsformulare in den Einstellungen erstellen und verwalten, damit Administratoren neue Formulare über Bewerbungsprogramme hinweg schneller starten können.

Vorlagen für Bewerbungsformulare sind einrichtungsweite Feldlayouts in den Einstellungen. Wenn ein Administrator ein neues Bewerbungsformular in einem Bewerbungsprogramm erstellt, kann er im Blatt Formular erstellen eine Vorlage wählen. Fuxam kopiert die Felder der Vorlage in einen neuen Formularentwurf, den er im Formular-Builder anpasst.

Vorlagen lösen ein häufiges Problem in der Zulassungsorganisation: Viele Programme nutzen dieselben Basisfragen — Kontaktdaten, Vorbildung, Motivationsschreiben, Dokument-Uploads —, aber jede Aufnahme braucht trotzdem ein eigenes Formular mit Kohortenzuweisungen, Fristen und Veröffentlichungsstatus. Vorlagen erfassen das gemeinsame Skelett einmal; jedes Programmformular bleibt nach der Erstellung unabhängig.

Warum das wichtig ist

Hochschulen führen parallele Aufnahmen — Bachelor, Master, Weiterbildung, internationale Tracks —, die oft 70–80 % ihrer Fragebogenstruktur teilen. Ohne Vorlagen startet jedes neue Formular leer und Mitarbeitende fügen dieselben Felder manuell erneut hinzu, was die Einrichtung verlangsamt und uneinheitliche Bezeichnungen oder fehlende Fragen zwischen Programmen begünstigt.

Vorlagen reduzieren diese Wiederholung zum Erstellungszeitpunkt. Sie sind nicht live mit veröffentlichten Formularen verknüpft: Das Ändern einer Vorlage ändert Formulare, die bereits daraus erstellt wurden, nicht rückwirkend. Diese Trennung ist Absicht — veröffentlichte Formulare sind versionierte Zulassungsakten, Vorlagen sind Start-Blaupausen für neue Entwürfe.

Für Fragen, die über viele Live-Formulare hinweg synchron bleiben müssen, nutzen Sie den Fragenkatalog in OrgHub. Vorlagen und Katalog lösen unterschiedliche Wiederverwendungsprobleme; beides ist unten unter Wichtige Begriffe dokumentiert.

Wie es zusammenhängt

Vorlagen speisen den Schritt Formular erstellen. Der Fragenkatalog speist den Builder, nachdem das Formular existiert. Bewerbungsprogramme liefern den Container; Apply-Portaleinstellungen sind der Ort der Vorlagenverwaltung neben der Portal-Aktivierung.

Der OrgHub-Ablauf zur Auswahl einer Vorlage bei der Formularerstellung ist auch unter Formularvorlagen beschrieben. Diese Seite fokussiert die Einstellungs-Administration; jene Seite den OrgHub-Nutzungspfad.

Wichtige Begriffe

Begriff	Bedeutung
Vorlage für Bewerbungsformulare	Ein benanntes Feldlayout in den Einstellungen — Fragetypen, Bezeichnungen und Optionen als wiederverwendbares Startlayout.
Vorlagen-Snapshot	Felder, die bei der Erstellung in ein neues Formular kopiert werden; spätere Vorlagenbearbeitungen ändern bestehende Formulare nicht.
Fragenkatalog-Block	Wiederverwendbarer Live-Abschnitt in OrgHub, über Formulare hinweg synchronisiert, die den Block aktivieren.
Blatt Formular erstellen	Der Dialog beim Hinzufügen eines Formulars zu einem Programm — enthält optionales Dropdown Vorlage.
Gespeichertes Feldlayout	Die Fragen, Bezeichnungen und Optionen in der Vorlage; dieselben Feldtypen wie der Bewerbungsformular-Builder.

Wiederverwendungsmechanismus	Lebt in	Aktualisiert bestehende Formulare?	Am besten für
Vorlage für Bewerbungsformulare	Einstellungen	Nein — Snapshot bei Erstellung	Standard-Aufnahmelayouts, neue Programmeinrichtung
Fragenkatalog	OrgHub	Ja — gemeinsame Blöcke bleiben synchron	Richtlinienfragen, die überall übereinstimmen müssen
Bestehendes Formular duplizieren	OrgHub-Blatt Formular erstellen	N/A — kopiert ein anderes Formular	Klonen des vollständigen Formulars einer früheren Aufnahme

Vorlagen in den Einstellungen öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen → Vorlagen für Bewerbungsformulare.

Durchsuchen oder suchen Sie die Vorlagentabelle.

Zum Anzeigen ist die Berechtigung zum Anzeigen von Bewerbungsprogrammen nötig. Zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Vorlagen ist die Berechtigung zum Erstellen, Bearbeiten bzw. Löschen von Bewerbungsprogrammen nötig.

Vorlagen verwalten

Aktion	Schritte
Erstellen	Vorlage erstellen wählen, benennen, Felder hinzufügen und speichern.
Bearbeiten	Vorlagennamen wählen, um den Editor zu öffnen und Felder anzupassen.
Duplizieren	Über Zeilenaktionen eine Vorlage für eine Varianten-Aufnahme kopieren.
Löschen	Ungenutzte Vorlagen entfernen. Bestehende Formulare sind nicht betroffen.

Vorlage erstellen

Beim Aufbau einer neuen Vorlage folgen Sie denselben Feldtypen und derselben Struktur wie im Bewerbungsformular-Builder:

Wählen Sie auf der Seite Vorlagen für Bewerbungsformulare die Option Vorlage erstellen.

Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein.

Fügen Sie Felder mit denselben Feldtypen wie im Bewerbungsformular-Builder hinzu.

Speichern Sie die Vorlage.

Benennen Sie Vorlagen klar nach Aufnahmetyp oder Zielgruppe — zum Beispiel „Master Standardlayout“ oder „Internationale Bewerber Basis“ —, damit Formularersteller den richtigen Startpunkt im Dropdown Formular erstellen finden.

Bearbeiten, duplizieren und löschen

Bearbeiten — Vorlage nach Namen öffnen, Felder anpassen und speichern. Bestehende Formulare aus dieser Vorlage behalten ihre kopierten Felder unverändert.
Duplizieren — Über Zeilenaktionen eine Vorlage kopieren, wenn eine Varianten-Aufnahme eine ähnliche, aber eigene Basis braucht (z. B. eine Master-Vorlage, abgezweigt für einen Weiterbildungspfad).
Löschen — Nicht mehr genutzte Vorlagen entfernen. Löschen betrifft keine Bewerbungsformulare, die bereits aus der Vorlage erstellt wurden.

Was Vorlagen enthalten und ausschließen

Vorlagen speichern ein gespeichertes Layout von Fragen (Typen, Bezeichnungen und Optionen). Sie enthalten nicht:

Kohortenzuweisungen oder berechtigte Aufnahmen
Einreichungsfristen
Veröffentlichungsstatus oder Sichtbarkeit (Öffentlich vs. intern)
Aktivierung von Fragenkatalog-Blöcken (nach der Erstellung im Builder konfigurieren)
Programmspezifische Integrationen, die pro Formular konfiguriert werden

Konfigurieren Sie diese Einstellungen an jedem Formular nach dem Anwenden einer Vorlage — siehe Bewerbungsformular erstellen und Programmeinstellungen konfigurieren.

Vorlagen in OrgHub nutzen

Beim Erstellen eines Formulars in einem Bewerbungsprogramm wählen Sie im Blatt Formular erstellen eine Vorlage. Fuxam kopiert die Vorlagenfelder in einen neuen Formularentwurf, den Sie im Formular-Builder anpassen können.

Öffnen Sie ein Bewerbungsprogramm unter OrgHub → Verwaltung → Bewerbungen → Formulare.

Wählen Sie Formular erstellen in der Symbolleiste.

Geben Sie Titel und optional Beschreibung ein, wählen Sie Berechtigte Kohorten und setzen Sie optional die Einreichungsfrist.

Wählen Sie vor dem Erstellen eine Vorlage aus dem Dropdown.

Wählen Sie Erstellen. Fuxam öffnet den Formular-Builder mit den vorausgefüllten Vorlagenfeldern. Passen Sie Kohorten, Fristen, Katalogblöcke und eigene Felder nach Bedarf an.

Nach der Anpassung vorschauen und das Formular veröffentlichen, damit es im Apply-Portal für die zugewiesenen Kohorten erscheint.

Best Practices

Vorlagenumfang an Aufnahmefamilien ausrichten — Eine Vorlage pro grobem Formularzuschnitt (Bachelor, Master, Kurzprogramm) statt einer Mega-Vorlage für jedes Programm.
Vorlagen mit dem Katalog kombinieren — Stabile, richtlinienbasierte Abschnitte (Datenschutz-Einwilligung, Dokument-Checkliste) in den Fragenkatalog; Vorlagen für die feldbezogene Reihenfolge pro Aufnahme und programmspezifische eigene Felder.
Vor größeren Experimenten duplizieren — Beim Testen eines deutlich anderen Layouts eine bestehende Vorlage duplizieren, statt die Produktionsbasis an Ort und Stelle zu bearbeiten.
Namenskonventionen dokumentieren — Zulassungsteams mit vielen Vorlagen brauchen einheitliche Namen und optionale Beschreibungen, damit das Dropdown Formular erstellen überschaubar bleibt.
Nach dem Kopieren prüfen — Vorlagen beschleunigen die Einrichtung, ersetzen aber keine programmspezifischen Checks: Kohorten, Fristen und erforderliche Blöcke vor dem Veröffentlichen prüfen.

Häufige Fallstricke

Live-Sync erwarten — Das Bearbeiten einer Vorlage aktualisiert Formulare nicht, die bereits daraus erstellt wurden. Diese Formulare im Builder aktualisieren oder Katalogblöcke für synchronisierte Inhalte nutzen.
Vorlagen mit dem Katalog verwechseln — Vorlagen sind einmalige Snapshots; Katalogblöcke bleiben verknüpft. Das falsche Wiederverwendungswerkzeug führt zu veralteten Formularen oder unnötiger Nacharbeit.
Konfiguration nach der Vorlage weglassen — Eine Vorlage weist keine Kohorten oder Fristen zu. Bewerber sehen ein Formular erst, wenn Sie programmspezifische Einstellungen abschließen und veröffentlichen.
Die einzige Basis löschen — Mindestens eine Vorlage (oder eine duplizierte Variante) für Ihre Standardaufnahme behalten, bevor ältere Versionen entfernt werden.

FAQ

Ändert das Bearbeiten einer Vorlage bestehende Bewerbungsformulare?

Nein. Vorlagen kopieren Felder zum Zeitpunkt der Formularerstellung. Bestehende Formulare behalten ihre eigenen Felddefinitionen, bis Sie sie im Formular-Builder bearbeiten.

Soll ich eine Vorlage nutzen oder ein bestehendes Formular duplizieren?

Nutzen Sie eine Vorlage, wenn Sie eine neue Aufnahmeform von einer Standardbasis starten. Bestehendes Formular duplizieren im Blatt Formular erstellen, wenn Sie ein bestimmtes früheres Formular — einschließlich Einstellungen über die reine Feldliste hinaus — für eine neue Kohorte oder ein neues Jahr klonen wollen.

Können Bewerber Vorlagen sehen?

Nein. Vorlagen sind nur für Administratoren in den Einstellungen. Bewerber sehen nur veröffentlichte Bewerbungsformulare im öffentlichen Portal.

Welche Berechtigungen brauche ich?

Zum Anzeigen ist die Berechtigung zum Anzeigen von Bewerbungsprogrammen nötig. Zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen sind die Berechtigungen zum Erstellen, Bearbeiten bzw. Löschen von Bewerbungsprogrammen nötig.