Apply-Portal-Einstellungen

Fuxam Apply aktivieren, das öffentliche Portal anpassen, institutionenweite Formularvorlagen verwalten und E-Mail-Benachrichtigungen an Bewerber verstehen.

Apply-Portal-Einstellungen sind die institutionenweiten Steuerungen, die Fuxam Apply für Ihre Organisation einschalten und das Erlebnis von Studieninteressierten im öffentlichen Apply-Portal prägen. Dieser Bereich umfasst die Aktivierung des Zulassungsmoduls, die Gestaltung des Portals für Bewerber, das Teilen der Portal-URL, die Pflege wiederverwendbarer Bewerbungsformular-Vorlagen in den Einstellungen sowie das Verständnis, wie E-Mail-Benachrichtigungen Bewerber über den gesamten Zulassungsprozess erreichen.

Anders als die tägliche Arbeit in OrgHub — Programme anlegen, Formulare veröffentlichen oder Einreichungen prüfen — schaffen die Portal-Einstellungen die Grundlage. Zulassungsadministratoren konfigurieren sie einmal (oder prüfen sie vor jedem Aufnahmezyklus), damit jeder nachgelagerte Workflow in Bewerbungsprogrammen, Bewerbungsformularen und dem Bereich Bewerber auf einem konsistenten, aktivierten Produkt aufbaut.

Einordnung in Fuxam

Apply-Portal-Einstellungen stehen am Anfang des Zulassungstrichters. Sie ersetzen weder Programm- noch Formular-Konfiguration — sie schalten das Modul frei und stellen gemeinsame Ressourcen (Vorlagen, Benachrichtigungsverhalten) bereit, auf die Programme und Formulare angewiesen sind.

Das Diagramm zeigt die typische Einrichtungsreihenfolge: Apply aktivieren, optional das Portal anpassen und Vorlagen vorbereiten, dann Programme und Formulare in OrgHub anlegen, veröffentlichen und die URL teilen. Die Kommunikation mit Bewerbern — Bestätigung bei Einreichung und Prüf-E-Mails bei Entscheidung — läuft automatisch, sobald Einreichungen über das Portal eingehen.

Phase	Wo konfiguriert	Handbuchkapitel
Apply einschalten	Einstellungen → OrgHub → Application Management	Diese Seite
Portal-Branding	Apply-Portal-Anpassung (nach Aktivierung)	Diese Seite
Wiederverwendbare Feldlayouts	Einstellungen → Bewerbungsformular-Vorlagen	Bewerbungsformular-Vorlagen
Programme und Aufnahmen	OrgHub → Management → Applications	Bewerbungsprogramme
Fragebögen	Formulare innerhalb jedes Programms	Bewerbungsformulare
E-Mail-Verhalten für Bewerber	Eingebaute Abläufe (kein eigener Vorlageneditor)	E-Mail-Benachrichtigungen

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Application Management	Die Institutionsfunktion, die Fuxam Apply aktiviert und die Zulassungsnavigation in OrgHub sichtbar macht.
Apply-Portal	Die öffentliche Seite, auf der Bewerber Programme durchsuchen, Formulare ausfüllen und My Submissions verfolgen.
Apply-Portal-Anpassung	Institutionsbranding auf dem Portal — eigener Titel, Logo, Beschreibung und Fußzeilentext.
Bewerbungsformular-Vorlage	Ein wiederverwendbares Feldlayout in den Einstellungen, das beim Anlegen neuer Formulare übernommen wird.
Bestätigungs-E-Mail	Automatische Empfangsbestätigung, wenn ein Bewerber ein Formular erfolgreich einreicht.
Prüf-E-Mail	Automatische E-Mail, wenn Mitarbeitende einen Entscheidungsstatus setzen oder die Feldprüfung abschließen.

Vorlagen und E-Mail-Verhalten sind auf den Unterseiten ausführlich beschrieben. Für die gesamte Zulassungs-Terminologie — Einreichungsstatus, Einschreibung, Fragenkatalog — siehe Fuxam Apply Übersicht.

In diesem Abschnitt

Bewerbungsformular-Vorlagen

Wiederverwendbare Feldlayouts in den Einstellungen verwalten, damit Formulare programmübergreifend schneller entstehen.

E-Mail-Benachrichtigungen

Automatische Bestätigungs-, Entscheidungs-, In-App- und Erinnerungs-E-Mails an Bewerber.

Application Management aktivieren

Bevor Zulassungsarbeit in OrgHub erscheint, muss ein Administrator mit Berechtigung zum Ändern von Institutionseinstellungen das Modul für die Institution aktivieren.

Gehen Sie zu Einstellungen → OrgHub → Application Management.

Schalten Sie Enable Application Management für Ihre Institution ein.

Speichern Sie die Einstellungen. OrgHub zeigt Management → Applications und zugehörige Navigationseinträge.

Nach der Aktivierung erscheinen zusätzliche Optionen für die Apply-Portal-Anpassung — eigener Titel, Logo, Beschreibung und Fußzeilentext auf dem öffentlichen Apply-Portal. Die Anpassung hilft Bewerbern, Ihre Institution zu erkennen und zu verstehen, wofür sie sich bewerben, bevor sie ein konkretes Programmformular öffnen.

Apply-Portal-URL

Teilen Sie den Apply-Portal-Link Ihrer Institution mit Studieninteressierten. Administratoren können die URL unter OrgHub → Management → Applications → Forms über die Teilen-Steuerung in der Symbolleiste kopieren. Der Link folgt dem Muster /{language}/apply/{institutionId}.

Die URL gilt institutionsweit — ein Einstiegspunkt für alle veröffentlichten Programme und Formulare. Nach dem Kopieren verbinden Sie die Verbreitung mit dem Veröffentlichen von Bewerbungsprogrammen, damit Bewerber bei Ankunft aktive Aufnahmen sehen. Marketingseiten, Open-Day-Materialien und Programmbroschüren verlinken in der Regel hierher statt auf einzelne Formular-URLs.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle	Typische Aufgaben bei den Portal-Einstellungen
Zulassungsadministrator	Application Management aktivieren, Portal-Branding anpassen, Formularvorlagen pflegen, Apply-URL verteilen.
IT / Organisationsadmin	Application Management aktivieren, Administratorzugriff auf Einstellungen gewähren und Zulassungsberechtigungen zuweisen.
Formulargestalter	Bewerbungsformular-Vorlagen anlegen und aktualisieren, damit neue Formulare von konsistenten Layouts starten.
Zulassungsprüfer	Ändert in der Regel keine Portal-Einstellungen; stützt sich auf aktiviertes Apply und kennt E-Mail-Benachrichtigungen bei Entscheidungen.

Die genauen Aufgaben variieren je nach Institution. Die Aufgabenseiten der Unterseiten listen die erforderlichen Berechtigungen für jede Aktion.

Einstieg

Wenn Sie Zulassung zum ersten Mal einrichten, arbeiten Sie die Portal-Einstellungen vor der Programm-Arbeit in OrgHub ab:

Application Management aktivieren (Schritte oben) und das Portal bei Bedarf anpassen.
Bewerbungsformular-Vorlagen für gängige Aufnahme-Layouts prüfen oder anlegen.
Ein Bewerbungsprogramm anlegen und Formulare erstellen — bei jedem Formular eine Vorlage anwenden.
Veröffentlichen und die Apply-Portal-URL aus der Forms-Symbolleiste kopieren.
E-Mail-Benachrichtigungen lesen, damit Mitarbeitende wissen, was Bewerber automatisch erhalten — und wann sie manuelle Kommunikation nutzen sollten.

Für den gesamten Zulassungstrichter und die Status-Pipeline siehe Fuxam Apply Übersicht.