Beispiel: Immatrikulationsbescheinigung erstellen

Schritt-für-Schritt-Beispiel für eine Immatrikulationsbescheinigung als Benutzer-Smart-Document: Variablen, Seiteneinrichtung, Vorschau als Nutzer und Erzeugen für einen Benutzer, in Masse oder per Self-Service.

Eine Immatrikulationsbescheinigung ist ein einseitiges Smart Document, das bestätigt, dass eine Person eingeschrieben ist: Name, Geburtsdatum, Matrikelnummer, Studiengang, Semester und Ausstellungsdatum. Sie bauen sie einmal als Benutzer-Vorlage und erzeugen sie für beliebige Personen.

Warum das wichtig ist

Immatrikulationsbescheinigungen gehören zu den am häufigsten angefragten Dokumenten. Eine Vorlage mit Variablen erspart das Abtippen, und mit Self-Service holen sich Studierende das Dokument, ohne das Studienbüro zu kontaktieren.

Wie es zusammenpasst

Diese Seite wendet Ein Dokument erstellen, Ein Dokument bearbeiten und Eine Dokumentvorlage verwenden auf ein konkretes Dokument an.

Bevor Sie beginnen

Voraussetzung	Detail
Funktion und Berechtigung	Smart Documents (Paket FuxamCMS) und `read-write:settings-service-contracts`.
Objekttyp	Benutzer. Nur Benutzer-Vorlagen bieten die Variablen zu Profil, Einschreibung und Studiengang.
Benutzerdaten	Testbenutzer, deren Profil-, Studiengang- und Matrikeldaten ausgefüllt sind. Siehe Dokumentvariablen und Datenquellen.

Welche Variablen Sie einfügen

Unter Einfügen → Variable gruppiert die Auswahl die Variablen. Die Namen der Variablen und Gruppen erscheinen im Editor auf Englisch. Die Tabelle nennt die Variablen der Demovorlage.

Inhalt	Variable	Gruppe
Name der Person	Full Name, oder First Name und Last Name	Profile
Geburtsdatum und -ort	Date of Birth, City of Birth	Profile
Matrikelnummer	Code (nutzt die Demovorlage). Matriculation Number gibt es ebenfalls.	Profile, Booking/Enrollment
Studiengang	Study Program	Booking/Enrollment
Immatrikuliert seit	Immatriculation Date	Booking/Enrollment
Semester	Current Term	Booking/Enrollment
Hochschulsemester	Total University Semesters	Booking/Enrollment
Institution	Institution Name	Institution
Ausstellungsdatum	Document Generated At	Time Tracking

So bauen Sie die Bescheinigung

Gehen Sie zu Einstellungen → Kommunikation & Dokumente → Dokumente. Wählen Sie in der Tabelle Smart Documents die Schaltfläche Vorlage erstellen, geben Sie einen Namen wie „Immatrikulationsbescheinigung 2026“ ein, lassen Sie den Objekttyp auf Benutzer und wählen Sie Vorlage erstellen.

Schreiben Sie im Editor eine Überschrift, einen Satz, der die Einschreibung bestätigt, und die Zeile mit dem Ausstellungsdatum. Den Namen der Institution fügen Sie mit Einfügen → Variable ein.

Fügen Sie mit Einfügen → Tabelle eine zweispaltige Tabelle ein. Tippen Sie die Bezeichnungen in die linke Spalte und setzen Sie je Zeile eine Variable in die rechte.

Wählen Sie jede Datumsvariable aus. Legen Sie in den Variableneinstellungen das Format fest (zum Beispiel das Datumsformat) und bei Wenn leer einen Strich oder einen Fallback-Text.

Öffnen Sie die Seiteneinrichtung. Die Demovorlage nutzt A4, Hochformat, Ränder von 72 px, ausgeschaltete Kopf- und Fußzeile und numerische Seitennummerierung. Passen Sie die Ränder (px) an oder schalten Sie Kopfzeile anzeigen für ein Logo ein.

Braucht das Dokument einen Stempel, nutzen Sie Einfügen → Unterschrift und setzen Sie den Modus auf Vorausgefüllter Stempel. Ohne Unterschrift ergänzen Sie einen Satz, dass das Dokument maschinell erstellt wurde.

Wählen Sie unter Als Nutzer: einen Testbenutzer, schalten Sie Beispieldaten anzeigen ein und prüfen Sie jeden Wert. Nutzen Sie dann die Vorschau und unter ⋯ Weitere Aktionen die Druckvorschau. Wählen Sie Speichern.

So erzeugen Sie sie

Einzelner Benutzer: Campus-Management → Benutzerverwaltung → [Benutzer] → Dokumente → Smart-Dokument, Vorlage wählen, Hinzufügen.
In Masse: In der Benutzertabelle die Aktion Smart Document und Dokument zu Benutzer(n) hinzufügen wählen. Siehe Dokumente in Masse erzeugen.
Self-Service: Einstellungen → Kommunikation & Dokumente → Dokumente → Self-Service-Dokumente → Dokument hinzufügen. Wählen Sie Vorlage und Rollen, optional eine Anforderung, lassen Sie Aktiv eingeschaltet und speichern Sie. Studierende können dann eine Kopie herunterladen oder In Dokumente speichern wählen.

Best Practices

Mit zwei Benutzern prüfen: einem mit vollständigen Daten und einem mit Lücken.
Die Vorlage als Standard markieren, wenn Sie dieses Dokument am häufigsten hinzufügen.
Bei einer Seite bleiben. Eine kurze Tabelle und schmale Ränder genügen.

Häufige Fallstricke

Fallstrick	So vermeiden Sie ihn
Leere Werte	Füllen Sie Profil- oder Studiengangdaten oder setzen Sie Wenn leer.
Falsches Datumsformat	Stellen Sie bei jedem Datum das Format in den Variableneinstellungen ein.
Variable fehlt in der Auswahl	Prüfen Sie, ob der Objekttyp der Vorlage Benutzer ist.
Falscher Objekttyp	Der Typ lässt sich nicht ändern. Erstellen Sie eine neue Vorlage.
Semesterzahlen wirken unstimmig	Die Demovorlage belegt einige Semesterfelder auf ihre eigene Weise. Prüfen Sie jeden Wert in der Vorschau an einer bekannten Person, bevor Sie sich darauf verlassen.

FAQ

Reicht eine Vorlage für alle Studiengänge?

Ja, wenn der Text gleich ist. Study Program ändert sich je Benutzer.

Können Studierende sie selbst erzeugen?

Ja, über einen Eintrag unter Self-Service-Dokumente für die Vorlage.