Ejemplo: Crear un certificado de calificaciones (transcript of records)
Ejemplo paso a paso de un certificado de calificaciones (transcript of records) como smart document de Usuario: variables personales, una tabla inteligente de notas agrupada por semestre con sumas de ECTS, configuración de página y generación.
Un certificado de calificaciones (transcript of records) enumera los módulos, notas y ECTS de una persona. En Fuxam lo construye como plantilla de Usuario con un bloque de datos personales y una Tabla inteligente de notas que se rellena sola para cada estudiante.
Por qué es importante
Un certificado de calificaciones es largo y cambia cada semestre. Una tabla inteligente lo mantiene correcto para cada estudiante, incluidas las sumas de ECTS y el promedio ponderado.
Cómo encaja
Cómo funcionan las tablas inteligentes en general se explica en Variables de documento y fuentes de datos.
Antes de empezar
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Función y permiso | Smart Documents (paquete FuxamCMS) y read-write:settings-service-contracts. |
| Tipo de objeto | Usuario. |
| Notas registradas | Usuarios de prueba con módulos calificados en su plan de estudios. |
Qué insertar
| Contenido | Qué insertar |
|---|---|
| Nombre | First Name, Last Name (Profile) |
| Fecha de nacimiento | Date of Birth (Profile) |
| Número de estudiante | Code (Profile) |
| Programa | Study Program (Booking/Enrollment) |
| Matriculado desde | Immatriculation Date (Booking/Enrollment) |
| Fecha de emisión | Document Generated At (Time Tracking) |
| Notas | Insertar → Tabla inteligente con la fuente de datos Plan de estudios |
| Firma | Insertar → Firma |
Los nombres de las variables aparecen en inglés en el editor. La fuente de datos Plan de estudios aporta notas, ECTS y grupos de semestre. No se puede cambiar después de insertar la tabla.
Cómo construir el documento
Cree una plantilla de Usuario en Configuraciones → Comunicación & Documentos → Documentos → Crear plantilla.
Escriba un título y una Tabla de dos columnas con las variables personales indicadas arriba.
Elija Insertar → Tabla inteligente y la fuente de datos Plan de estudios. Después abra Configurar. Los pasos son Fuente de datos, Columnas, Filtros, Agrupación, Pie de tabla y Salto de página.
En Columnas elija entre Módulo, Código del módulo, Nombre de la nota, Valor de la nota, ECTS, Tipo de examen, Estado y Semestre. La plantilla de demostración muestra Módulo, Nombre de la nota, Valor de la nota, ECTS y Estado.
En Agrupación defina la Visualización del período como Como encabezados de grupo y active Mostrar subtotales. En Pie de tabla active Suma de ECTS (total) y Promedio ponderado de notas.
En Salto de página active Repetir encabezado en cada página y Mantener grupo junto, y ponga Filas mínimas antes del salto en 3, como en la plantilla de demostración.
Añada una breve leyenda de notas como texto y, si el documento debe firmarse, un bloque de Firma (Modo: Sello prellenado o Firma del usuario).
En Configuración de página defina el formato y los márgenes. Elija Como usuario:, active Mostrar datos de ejemplo, use la Vista previa y seleccione Guardar. Si aparece Guardado bloqueado, corrija primero la fuente de datos de la tabla inteligente.
Cómo generarlo
- Un usuario: Gestión del campus → Administración de usuarios → [Usuario] → Documentos → Documento inteligente.
- En masa: acción Documento inteligente de la tabla de usuarios → Agregar documento a usuario(s). Consulte Generar documentos en masa. Descargar documentos solo funciona con plantillas PDF.
- Autoservicio: agregue la plantilla en Documentos autoservicio para que los usuarios elegibles puedan generarla.
Buenas prácticas
- Pruebe con una persona con muchos módulos para ver el salto de página.
- Use subtotales solo al agrupar por semestre.
- Elija pocas columnas para que la tabla quepa en el ancho de la página.
Errores frecuentes
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Tabla vacía | La persona no tiene notas en el plan de estudios. La tabla muestra un mensaje de «sin datos». |
| Guardado bloqueado | Corrija la fuente de datos de la tabla inteligente. |
| La tabla se corta mal | Active Repetir encabezado en cada página y Mantener grupo junto. |
| Faltan los subtotales | Necesitan la agrupación por semestre. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo filtrar la tabla?
Sí. En Filtros use Agregar condición.
¿El promedio es ponderado?
El Promedio ponderado de notas está ponderado por ECTS sobre todos los módulos.