--- title: Aufgaben erstellen und verwalten description: >- Weisen Sie Datenanfragen, Verfügbarkeitsanfragen und Dokumentaufgaben aus der OrgHub-Nutzerverwaltung zu, konfigurieren Sie Batches und verfolgen Sie den Fortschritt. sidebar: order: 14 --- **Aufgaben** sind Anfragen, die Sie Personen in Ihrer Institution zuweisen — zum Beispiel eine **Datenanfrage**, eine **Verfügbarkeitsanfrage** oder **Dokument ausfüllen**. Mitarbeitende erstellen und verfolgen sie unter **OrgHub → Management → Users → Tasks**. Zugewiesene Personen erledigen sie in ihrem Aufgabenbereich und im Tab **Tasks** auf dem Nutzerprofil. :::tip Beim Erstellen entsteht immer ein **Aufgaben-Batch** (auch für eine Person). Sie konfigurieren die Anfrage, fügen Empfänger hinzu und wählen dann **Request** / **Activate** (oder planen die Aktivierung). ::: ## Warum das wichtig ist Institutionen brauchen oft dieselbe Information oder Aktion von vielen Personen gleichzeitig: fehlende Profildaten, Lehrverfügbarkeit für die Planung oder ein unterschriebenes Dokument. Aufgaben machen daraus nachvollziehbare Arbeit mit Fälligkeit, Priorität, Status und Fortschritt — statt unübersichtlicher E-Mails. ## Bevor Sie starten | Anforderung | Detail | |---|---| | Tab **Tasks** öffnen | Berechtigung **read:tasks** (ohne sie ist der Tab ausgeblendet) | | Aufgaben erstellen oder bearbeiten | Berechtigung **write:tasks** | | Typ **Dokument ausfüllen** | Zusätzlich **write:user-documents**; Smart-Document-Vorlagen müssen existieren | | Empfänger | Nutzer müssen bereits in der [Nutzerverwaltung](/docs/de/fuxam-web/base/user-management) existieren | ## Aufgabentypen | Typ | Was die zugewiesene Person tut | |---|---| | **Datenanfrage** | Ausgewählte Profil- / Custom-Data-Felder ausfüllen | | **Verfügbarkeitsanfrage** | Verfügbarkeit für die von Ihnen definierten Zeitslots melden (optionale Nachricht) | | **Dokument ausfüllen** | Eine von Ihnen gewählte Smart-Document-Vorlage ausfüllen (optionaler Zeitraum, falls nötig) | ## So erstellen Sie eine Aufgabe Sie starten im Tab **Tasks**, im Tab **Tasks** eines Nutzers oder über [Massenaktionen](/docs/de/fuxam-web/base/user-management/bulk-actions) in der Nutzerliste (**Create task**). ### Im Tab Tasks 1. Gehen Sie zu **OrgHub → Management → Users** und öffnen Sie den Tab **Tasks**. 2. Wählen Sie **Create task** und einen Typ: **Datenanfrage**, **Verfügbarkeitsanfrage** oder **Dokument ausfüllen**. 3. Fuxam legt einen **Draft**-Batch an und öffnet den Batch-Builder. Vergeben Sie einen klaren Titel in der Kopfzeile. 4. Unter **Batch settings** setzen Sie **Priority** (Low / Medium / High / Urgent), optional **Scheduled activation** und optional **Deadline**. Mit Deadline können Sie **Disable after due date** aktivieren, damit nach Ablauf keine Abschlüsse mehr möglich sind. 5. Vervollständigen Sie den typabhängigen Bereich: - **Datenanfrage** — wählen Sie die Felder, die ausgefüllt werden sollen. - **Verfügbarkeitsanfrage** — Nachricht und Zeitslots festlegen. - **Dokument ausfüllen** — Smart-Document-Vorlage wählen (und Zeitraum, falls erforderlich). 6. Unter **Recipients** wählen Sie **Add recipients**, markieren Nutzer und bestätigen. Speichern Sie, wenn das Banner für ungespeicherte Änderungen erscheint. 7. Aktivieren Sie den Batch: - **Datenanfrage** — **Request** (Bestätigung zeigt die Empfängeranzahl). - Andere Typen — **Activate** (oder **Activate now**, wenn geplant). - Bei künftiger **Scheduled activation** im Draft-Status — **Schedule for later**. :::info Aktivierung bleibt deaktiviert, bis die Typ-Konfiguration vollständig ist, mindestens ein Empfänger gespeichert ist und keine ungespeicherten Empfänger- oder Einstellungsänderungen offen sind. Der Tooltip am Button nennt den Grund. ::: ### Aus ausgewählten Nutzern 1. Unter **OrgHub → Management → Users** wählen Sie einen oder mehrere Nutzer. 2. Öffnen Sie **Create task** in der Massentoolbar und wählen Sie den Typ. Der Draft-Batch öffnet sich mit diesen Empfängern, sofern unterstützt. 3. Einstellungen, Typ-Konfiguration und Aktivierung wie oben abschließen. ## Aufgaben verwalten ### In der Tasks-Tabelle Die Tabelle zeigt Batches und einzelne Aufgaben. Nutzen Sie Filter (inkl. Typ) und den Schalter **Show archived** für archivierte Historie. Mit ausgewählten Zeilen und **write:tasks** können Sie: - **Status** massenhaft ändern - **Due date** massenhaft ändern - Über **⋯** die **Priority** ändern oder Zeilen **Delete** Öffnen Sie eine Batch- oder Aufgabenzeile für Details, Fortschritt, Erinnerungen und Aktivität. ### Im Nutzerprofil 1. Öffnen Sie den Nutzer unter **OrgHub → Management → Users**. 2. Öffnen Sie den Tab **Tasks**, um zugewiesene Aufgaben zu sehen und neue zu erstellen (Menü **Create task** bei **write:tasks**). ## Best Practices - Ein klarer Zweck pro Batch erleichtert Fortschritt und Erinnerungen. - Setzen Sie eine **Deadline**, wenn das Ergebnis Planung, Einschreibung oder Gehalt blockiert. - Bei Datenanfragen nur wirklich benötigte Felder wählen — siehe [Custom data fields](/docs/de/fuxam-web/base/user-management/custom-data-fields). - Für Dokumentaufgaben die Smart-Document-Vorlage zuerst veröffentlichen — siehe [Smart documents](/docs/de/fuxam-web/cms/smart-documents). ## Häufige Fallstricke | Fallstrick | Was passiert | Was tun | |---|---|---| | Kein Tab **Tasks** | Tab fehlt | Rolle braucht **read:tasks** | | Activate / Request deaktiviert | Button zeigt Tooltip-Grund | Typ-Konfiguration fertigstellen, Empfänger speichern, ungespeicherte Änderungen bereinigen | | Dokumenttyp fehlt im Menü | Nur Daten-/Verfügbarkeitsanfrage sichtbar | **write:user-documents** und nutzbare Vorlage nötig | | Erwartung Auto-Abschluss | Status bleibt offen | Zugewiesene Personen müssen die Anfrage in ihrem Aufgaben-UI abschließen | ## FAQ **Brauche ich einen Batch für eine einzelne Person?** Ja. Jeder Create-Flow erzeugt einen Batch. Ein Batch mit einem Empfänger ist üblich. **Welche Status gibt es?** Aufgaben nutzen Status wie **Scheduled**, **Open**, **Overdue**, **Completed** und **Archived**. Batches haben verwandte Status inkl. **Draft**, **Scheduled**, **Active**, **Paused**, **Overdue**, **Completed** und **Archived**. **Wo erledigen Zugewiesene ihre Aufgaben?** In ihrer persönlichen Aufgabenansicht (Inbox / Task-Detail). Mitarbeitende überwachen den Fortschritt im Tab **Tasks** und im Profil-Tab **Tasks**. ## Verwandte Seiten **[Nutzerverwaltung](/docs/de/fuxam-web/base/user-management)** Identitätsebene, Tabs Users / Groups / Tasks. **[Custom data fields](/docs/de/fuxam-web/base/user-management/custom-data-fields)** Felder für Datenanfragen. **[Massenaktionen](/docs/de/fuxam-web/base/user-management/bulk-actions)** Aufgaben für viele ausgewählte Nutzer erstellen. **[Smart documents](/docs/de/fuxam-web/cms/smart-documents)** Vorlagen für Dokument-Aufgaben.