--- title: Der Zulassungstrichter description: >- Wie eine Bewerbung durch Fuxam Apply läuft — die fünf Phasen von der Konfiguration bis zur Einschreibung, die Bewerbungsstatus und die häufigen Übergänge. sidebar: order: 2 --- **Der Zulassungstrichter** ist der Weg, den jede Bewerbung in Fuxam Apply nimmt — von der Konfiguration und dem öffentlichen **Apply-Portal** über Prüfung und Entscheidung durch die Mitarbeitenden bis zu **Enrolled**. Mitarbeitende bearbeiten den Trichter unter **Campus-Management → Applications** (nur sichtbar, wenn Application Management für Ihre Institution aktiviert ist). :::info Die Pipeline ist **statusgesteuert**: Jeder Bewerbungsstatus zeigt, wo eine Einreichung steht. Fuxam Apply hat keine separate konfigurierbare Stufen-Engine; Sie können keine Stufennamen über die unterstützten Status hinaus hinzufügen. ::: ## Warum das wichtig ist Zulassung ist kein einzelner Klick, sondern ein geregelter Trichter: Aufnahmezeiträume, strukturierte Fragebögen, mehrstufige Prüfung, bedingte Angebote, Verträge und schließlich die Zuordnung zu einer Kohorte. Apply hält Konfiguration, Bewerberdaten, Entscheidungen und Benachrichtigungen in einem System, statt in verstreuten Tabellen und E-Mail-Ketten. Statusänderungen sagen Bewerbern, wo sie stehen, lösen [Prüf-E-Mails](/docs/de/fuxam-web/apply/apply-portal-settings/email-notifications) zum richtigen Zeitpunkt aus und zeigen Kollegen, welche Akten Aufmerksamkeit brauchen. ## Bevor Sie beginnen | Voraussetzung | Detail | |---|---| | Application Management | Für Ihre Institution aktiviert. Siehe [Apply-Portal-Einstellungen](/docs/de/fuxam-web/apply/apply-portal-settings). | | Berechtigungen | Je nach Aufgabe die Berechtigung, Bewerbungsprogramme und Formulare einzusehen, oder einzelne Bewerbungseinreichungen in Nutzerprofilen. | | Studiengänge und Kohorten | Müssen für die geplanten Aufnahmen existieren. Siehe [Studiengänge und Kohorten](/docs/de/fuxam-web/cms/programs-and-planning/study-programs-cohorts). | ## Die fünf Phasen Ein typischer Weg durch Apply sieht so aus: 1. **Konfigurieren** — Application Management aktivieren, Portal-Branding setzen, [Bewerbungsprogramme](/docs/de/fuxam-web/apply/application-programs) verknüpft mit Studiengängen anlegen, [Bewerbungsformulare](/docs/de/fuxam-web/apply/application-forms) erstellen und veröffentlichen, und die Apply-Portal-URL unter [Apply-Portal-Einstellungen](/docs/de/fuxam-web/apply/apply-portal-settings) teilen. 2. **Bewerben** — Bewerber durchsuchen Programme im öffentlichen Portal, wählen eine Aufnahme-Kohorte, füllen das Formular aus (optional mit Entwurf speichern) und reichen ein. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und können Einreichungen unter **My Submissions** verfolgen. 3. **Prüfen** — Mitarbeitende öffnen den Bereich [Bewerber](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants), filtern den Tab **Pending**, [prüfen Feldantworten](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/review-an-application), [fordern Änderungen an](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/review-an-application) bei Bedarf und [kommunizieren](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/communicate-with-an-applicant) außerhalb automatischer E-Mails, wenn sinnvoll. 4. **Entscheiden** — Prüfer [nehmen an oder lehnen ab](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/approve-or-reject), setzen Status wie **Conditionally accepted** und [führen Bewerber durch Stufen](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/move-to-next-stage) bis zu **Accepted** oder **Rejected**. 5. **Einschreiben** — Nach Erfüllung der Bedingungen (Studienvertrag, Dokumente usw.) wechselt der Status zu **Enrolled**, was Nutzerbereitstellung und Kohortenzuweisung auslösen kann — die Übergabe von Zulassung an [Nutzerverwaltung](/docs/de/fuxam-web/base/user-management) und [Studiengänge und Kohorten](/docs/de/fuxam-web/cms/programs-and-planning/study-programs-cohorts). Nicht jede Einreichung durchläuft jeden Status. Ihre Institution kann Stufen überspringen, **Conditionally accepted** vor **Accepted** nutzen oder den Bereich **Pending requirements** (sofern sichtbar) für offene Punkte verwenden. ## Bewerbungsstatus Typischer Fortschritt (Ihre Institution kann Stufen überspringen oder umordnen): | Status | Bedeutung | |---|---| | **Draft** | Bewerber hat begonnen, aber noch nicht eingereicht | | **Pending** | Wartet auf erste Bearbeitung | | **Submitted** | Bewerbung eingegangen, noch nicht in Prüfung | | **In review** | Zulassungsteam bewertet die Einreichung | | **Needs update** | Bewerber muss Antworten korrigieren oder ergänzen | | **Conditionally accepted** | Angenommen unter Bedingungen (Dokumente, Vertrag usw.) | | **Accepted** | Angebot erteilt | | **Enrolled** | Bewerber in Kohorte / Institution eingeschrieben | | **Rejected** | Bewerbung abgelehnt | | **Withdrawn** | Bewerber hat zurückgezogen | :::tip Die Filterleiste unter [Bewerber](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants) kann **Under review** zeigen, während der Statusselektor **In review** verwendet. Beide bezeichnen dieselbe Bewertungsphase. ::: ## Häufige Übergänge | Von | Häufige nächste Stufen | Hinweise | |---|---|---| | **Draft** / **Pending** | **Submitted** (Aktion des Bewerbers) | Mitarbeitende setzen diese selten, außer zur Datenkorrektur. | | **Submitted** | **In review** | Signalisiert, dass die Bewertung begonnen hat. | | **In review** | **Needs update**, **Accepted**, **Rejected**, **Conditionally accepted** | Entscheidungs- oder Korrekturzweig. | | **Needs update** | **Submitted** (nach erneuter Einreichung) | Bewerber bearbeitet berechtigte Felder. | | **Conditionally accepted** | **Accepted**, **Enrolled** | Bedingungen erfüllt → fortschreiten. | | **Accepted** | **Enrolled** | Kann Vertrags-/Kohorten-Dialoge auslösen. | | Jede aktive Stufe | **Withdrawn** | Vom Bewerber initiiert oder von Mitarbeitenden gemäß Richtlinie erfasst. | Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ändern eines Status finden Sie unter [Zur nächsten Stufe wechseln](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/move-to-next-stage); um mehrere Bewerber gleichzeitig zu ändern, siehe [Bewerbungen massenhaft verarbeiten](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/bulk-process-applications). :::warning Einreichungen mit Status **Enrolled** können nicht massenhaft aktualisiert werden. Bearbeiten Sie eingeschriebene Bewerber einzeln, wenn Änderungen nötig sind. ::: ## Häufige Fallstricke | Fallstrick | Was passiert | Was zu tun ist | |---|---|---| | **Enrolled** gesetzt, bevor das Onboarding abgeschlossen ist | **Enrolled** kann Kontoerstellung und Kohortenzuweisung auslösen | Zuerst den Studienvertrag prüfen (siehe Warnung unter [Annehmen oder ablehnen](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/approve-or-reject)) | | Veraltete **Submitted**-Akten | Hochvolumige Aufnahmen stauen sich ohne Triage | Massenhaft nach **In review** verschieben, um aktive Bearbeitung zu zeigen | | E-Mail für jeden Status erwarten | Prüf-E-Mails werden für **Draft** oder **Pending** nicht gesendet | [Manuell kommunizieren](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/communicate-with-an-applicant), wenn der Bewerber von Ihnen hören soll | | Eingeschriebene Bewerber massenhaft ändern | Einreichungen mit **Enrolled** werden bei Massenänderungen übersprungen | Einzeln bearbeiten | ## FAQ **Können wir benutzerdefinierte Stufennamen definieren?** Die Pipeline verwendet feste Bewerbungsstatuswerte. Ihr Prozess wird auf diese Statuswerte abgebildet; Sie können keine beliebigen Stufennamen über die unterstützte Menge hinaus hinzufügen. **Wo erscheinen angenommene Bewerber in der Tabelle?** Angenommene und eingeschriebene Einreichungen erscheinen auf dem Tab **Accepted** der [Bewerber](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants)-Liste sowie in Statusfiltern unter **Pending**, wenn sie noch mitten in der Pipeline sind. **Was passiert bei Enrolled?** Der Status **Enrolled** zeigt an, dass der Bewerber in die Kohorte oder Institution platziert ist. Das kann je nach Konfiguration Nutzerkonto-Bereitstellung, Abschluss des Studienvertrags und Zuweisung von Systemcodes auslösen. ## Verwandte Seiten **[Erste Schritte mit Apply](/docs/de/fuxam-web/apply/getting-started)** Zentrale Begriffe, Rollen und Einstieg in die Zulassung. **[Zur nächsten Stufe wechseln](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/move-to-next-stage)** Den Status eines Bewerbers ändern und die Übergangsregeln verstehen. **[Eine Bewerbung prüfen](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/review-an-application)** Antworten bewerten, bevor der Status fortgeführt wird. **[Annehmen oder ablehnen](/docs/de/fuxam-web/apply/applicants/approve-or-reject)** Entscheidungs-E-Mails und Einschreibungs-Schutzmechanismen.